Résoudre le casse-tête des déplacements professionnels

Dans son rapport "Business Spend Index" paru début 2021 sur les dépenses des entreprises, l'éditeur de solutions de gestion Coupa dévoilait que 60% des entreprises dans le monde continuent d'investir dans les voyages d'affaires. Une part qui souligne l'importance des déplacements professionnels dans un contexte défavorable. On constate aussi des réservations qui se font de plus en plus souvent à la dernière minute, entraînant une baisse de 38% du nombre de jours entre la réservation et le voyage, par rapport à l'année précédente. Pour autant, avec des évolutions de la situation épidémique, des réglementations et préconisations qui basculent souvent en quelques jours à peine, l'organisation des voyages relève du casse-tête pour les entreprises et les collaborateurs concernés.

Dès le début de la pandémie, le contexte a obligé les décideurs à faire les meilleurs arbitrages en un temps record. L'entreprise Jiliti apporte ses services dans les solutions et la maintenance des data centers. À ce titre, les déplacements des collaborateurs sont fréquents et variés, les clients étant implantés dans le monde entier.

"La préservation sanitaire et la protection des salariés sont bien sûr la priorité. Certains voyages domestiques, répondant notamment à des besoins de réunions internes, ont rapidement été remplacés par des visioconférences. Mais au fil des mois, nous avons remarqué le risque de perdre en cohésion d'équipe. À l'avenir, nous envisagerons plutôt une alternance entre le présentiel et le distanciel", confie Stéphane Hascoët, président de la société. Ses plus fortes inquiétudes portaient sur la relation avec les acteurs lointains. "D'autres catégories de déplacements ont un caractère crucial. Ils concernent les liens avec les partenaires tels que Microsoft, Oracle et d'importants clients américains. La fermeture des frontières aux États-Unis nous a posé de gros problèmes et ne nous permettait pas de nous projeter. Nous les rencontrons normalement deux à trois fois par an, outre-Atlantique. C'est un lien de proximité qui avait disparu", relate-t-il.

Entre pertes qualitatives et nouveaux obstacles

Au sein de la société Akeneo, éditeur de logiciels pour l'amélioration de l'expérience clients, les déplacements professionnels ont toujours occupé une place essentielle, avec une majorité de rencontres physiques avec les clients. "Nos équipes Sales étaient en déplacement trois jours par semaine. Il y avait surtout des voyages domestiques, mais également internationaux. Nous avons décidé, dès le début du printemps 2020, de ne plus se déplacer, la priorité étant donnée à la politique de sécurité. Sauf cas d'extrême urgence, tous les échanges avaient lieu à distance. Une situation qui perdure aujourd'hui, en raison d'importants blocages vers l'international", décrit Estelle de Gombert, directrice des ressources humaines d'Akeneo. "Le travail en distanciel joue un rôle important, mais il a ses limites, notamment en matière de développement. Les rencontres physiques facilitent bien sûr les choses, et sont bien plus constructives."

Les conditions d'accès aux différents territoires lors des déplacements concentrent une grande partie des inquiétudes des entreprises. "Mais au-delà des contraintes d'organisation et du fait que bon nombre de voyages d'affaires se font davantage à reculons, les surcoûts que peut représenter le contexte du moment dans ce domaine interrogent, témoigne Yorick Charveriat, président d'American Express GBT France. "Les heures supplémentaires à consacrer en amont à la bonne préparation du déplacement, l'heure d'attente pour réaliser des tests PCR, le caractère payant de ces derniers à l'étranger forment de nouveaux coûts cachés", regrette Stéphane Hascoët. Un voyage en Italie ou en Allemagne en mars 2021 a pu concrètement se traduire par plusieurs jours de préparation. "Puis au moment du déplacement, avec l'aller puis le retour, plusieurs tests PCR sont nécessaires", ajoute-t-il. Le recrutement à l'étranger est un autre aspect décrit comme problématique, le risque de se tromper étant accru à distance.

La clé de l'information en temps réel

À l'image de l'agence Génération Voyage qui propose, sur son site, des données actualisées sur les modalités et restrictions relatives aux pays destinataires dans le monde, les initiatives se sont multipliées au fil des mois pour favoriser les déplacements professionnels avec davantage de sérénité. Dès le début de l'été 2020, American Express GBT lançait une plateforme d'information intitulée Travel Vitals, qui permet aux voyageurs et à leurs employeurs de disposer de toutes les informations dont ils ont besoin avant, pendant et après un voyage d'affaires. Celles-ci proviennent de centaines de sources différentes, et peuvent prendre la forme de conseils par destination (choix des compagnies aériennes, aéroports, chaînes hôtelières, loueurs de véhicules.

"Combien d'heures faut-il prévoir à l'aéroport avant le départ du vol ? Quand et dans quelles conditions peut-on aller dans tel ou tel pays ? Dès le début de la crise sanitaire, nous devions faire face à un nombre incalculable de questions de ce type, ce qui a motivé la création de cette plateforme. En moins de deux mois, elle était opérationnelle", indique Yorick Charveriat.

Du côté d'Akeneo, on souligne également l'importance des remontées d'informations, "notamment par le biais de VoyagExpert avec qui nous travaillons et qui fait part de recommandations essentielles. Leur rôle était particulièrement précieux dans un premier temps, lorsqu'il n'y avait pas encore de directives claires de la part des autorités. Actuellement, leurs experts nous fournissent toujours des données, comme des bulletins d'information", illustre Estelle de Gombert.

L'application pour smartphone Travel Password a elle aussi vu le jour dans le but de faciliter les tâches relatives aux voyages. Objectif : pouvoir présenter les garanties nécessaires en toutes circonstances en perdant le moins de temps possible. L'utilisateur conserve numériquement les documents nécessaires aux déplacements hors frontières mais également à terme, pour l'entrée dans des lieux accueillant du public. L'application fonctionne comme un outil de stockage de nos données de santé. Celles-ci sont enregistrées soit par des formulaires standardisés remplis par l'utilisateur et lisibles par un QR code, soit par des photos. L'utilisation des données ne nécessite pas de connexion Internet ou téléphonique et tous les documents sanitaires peuvent figurer dans l'application (tests Covid-19, vaccins, examens biologiques, radiographies, allergies...).

Une démocratisation d'outils pour des pratiques durables

Les informations fournies par les prestataires de sécurité sont considérées comme utiles en raison de leur connaissance fine du contexte des différents territoires, ainsi que du degré de précaution et des bonnes pratiques qui s'imposent. Stéphane Hascoët mentionne par ailleurs "le site du ministère des Affaires étrangères qui est riche, très bien conçu et actualisé en temps réel sur ces questions." Dans le souci de gagner du temps, l'entreprise Jiliti cherche actuellement à se tourner vers des solutions "tout mobile", "afin de pouvoir s'occuper des réservations et modalités associées le soir ou à tout moment. Nous remarquons que les solutions s'appuyant sur des technologies innovantes représentent plus que jamais une aide précieuse", poursuit-il.

C'est aussi le cas des outils de visioconférence qui sont entrés dans les moeurs professionnelles en un temps record. "Ils ont été déterminants au cours des derniers mois. D'ailleurs, même après cet épisode de crise sanitaire, les rencontres en face-à-face seront sans doute moins nombreuses dans nos pratiques. Pour signer un contrat, on constate que trois ou quatre rendez-vous sont souvent nécessaires. Peut-être que seulement un ou deux de ces rendez-vous aura lieu physiquement", estime Estelle de Gombert. Certaines nouvelles habitudes s'inscriront inévitablement dans le temps. La légitimité de se déplacer rencontre aussi la question de l'optimisation des coûts dans ce domaine et des enjeux écologiques. "Dans notre organisation, certains déplacements futurs se feront régulièrement, mais non plus systématiquement. Nous avons sans doute gagné 10 ans de conduite du changement en à peine quelques mois ", témoigne Stéphane Hascoët.

Signe des temps qui changent, l'agence American Express GBT fait déjà face à des demandes d'un nouveau genre, à savoir les meetings hybrides. "Ce sera un des développements importants à venir. Sur le lieu de destination d'un événement, certains échanges se feront également par le biais de visioconférences. Des entreprises se montrent d'ores et déjà intéressées par ce type de formules innovantes", confie Yorick Charveriat.