Optimiser ses dépenses de fournitures de bureau

C'est un achat qui n'est pas purement stratégique mais qui reste non moins tactique... "Le catalogue des fournitures de bureau figure parmi les catalogues les plus consultés dans l'entreprise", reconnaît Alain Alleaume, associé au cabinet Altaris. Inutile pour autant de faire preuve d'un excès de zèle en publiant tous les 12 mois un nouvel appel d'offres. "Une mise en concurrence tous les deux-trois ans suffit, d'autant que c'est un travail très chronophage sur cette famille d'achats, qui compte une myriade de références", indique Yann Auger, directeur du développement durable et des achats du Groupe SOS. Ce dernier s'y attelait justement au début de l'année 2017.

Résultat, le nombre de références présentes dans le catalogue fournitures que l'entreprise met à disposition de ses collaborateurs a diminué de moitié, passant de 3000 à 1500 produits disponibles - dont 40% estampillés "verts" - de manière à obtenir des remises tarifaires plus conséquentes. "Nous nous sommes concentrés sur deux références de papier, à savoir un papier 100% recyclé, labellisé FSC et Ecolabel européen, et un papier labellisé Ecolabel et PEFC. Grâce à l'effet volume, nous réduisons ainsi l'écart de prix qui subsiste avec un papier fabriqué à base de matière vierge. Pour les stylos, nous privilégions des modèles rechargeables ou conçus avec des matières recyclées. L'optimisation du catalogue de références reste un travail de longue haleine sur lequel nous allons continuer d'axer nos efforts", commente Yann Auger. Le marché des fournitures de bureau, "qui représente 12 milliards d'euros à l'année", évalue Jean-Luc Kopp, CEO chez Direct-Fournitures, a subi de profondes mutations de ses acteurs et de leurs pratiques de vente durant cette dernière décennie. Distributeurs, VADistes, retailers ou encore pure players rivalisent pour tirer leur épingle du jeu, avec des catalogues qui comptent parfois plus de 15000 références, des prix d'entrée très bas, ou avec des services dont sont demandeuses les directions achats, comme la dématérialisation des flux avec un workflow de validation de commande.

À l'affût des bonnes affaires ?

Que vous décidiez ou non de conclure un contrat-cadre avec un fournisseur, rien ne vous empêche de rester à l'affût des bons plans ou des déstockages, fréquemment mis en avant par les "fournituristes" - en s'inscrivant à leurs newsletters, par exemple - pour adopter un comportement d'achat opportuniste. "Chaque mois, La Vitrine des Marques met à l'honneur une marque de renom fortement dégriffée, jusqu'à 50%", illustre Jean-Luc Kopp. L'achat par lot reste, bien sûr, souvent plus rentable, à condition de disposer d'une zone de stocka­ge suffisante. Attention néanmoins au surstockage, qui peut contribuer à une surconsommation des colla­bo­ra­teurs, surtout si le local où sont entreposées les fournitures est libre d'accès.

Lorsque le critère prix est décisif, les marques de distributeur peuvent s'avérer être une bonne ­alternative aux produits d'appel. "Acheter du premier prix peut donner l'impression de faire des économies mais se révéler, au final, une mauvaise affaire car le produit peut se prévaloir d'une durée de vie largement inférieure. Il faut regarder le coût global d'un produit et non se concentrer uniquement sur son coût d'achat", rappelle Laurent Perraguin, directeur de la relation client chez Bruneau.

Les MDD affichent des prix jusqu'à 15 à 20% moins élevés que les grandes marques. "Cela peut être envisagé sur des produits banalisés", admet Alain Alleaume. Autre solution économe, s'orienter vers des produits reconditionnés - comme les cartouches d'imprimantes -, un choix qui peut s'avérer vertueux sur les plans économique et écologique. "Vérifiez que la source du reconditionnement soit bien mentionnée. À défaut, la qualité de l'encre peut laisser à désirer et venir amoindrir les économies réalisées au moment de l'achat", met en garde Laurent Perraguin. L'impression de documents est justement un créneau sur lequel il est nécessaire de se pencher et où il est possible de dégager rapidement des économies, notamment en définissant une politique d'impression en interne. Elle peut consister en quelques règles de bonnes pratiques, parmi lesquelles la généralisation de l'impression recto verso et en noir et blanc. Recourir à des modèles d'imprimantes multifonctions peu gourmands en encre est préconisé. D'ailleurs, ce produit doit davantage être apprécié comme un achat de service dont le coût peut être parfaitement maîtrisé, d'après Alain Alleaume. "Le contrat de service que vous négociez avec le fabricant s'appuie sur des indicateurs de performance tels que le coût à la copie, le temps d'attente maximum pour la gestion des files d'attente, la distance maximale qui sépare un salarié d'une imprimante... Ces indicateurs sont un moyen d'optimiser durablement la consommation en encre et en papier, grâce à la mutualisation des ressources."

Installer un distributeur automatique de fournitures dans ses locaux

Rarissimes sont les entreprises qui n'ont pas installé des distributeurs de boissons ou des machines à café dans leurs locaux. Plus récents, les distributeurs automatiques de fournitures de bureau commencent eux aussi à faire leur entrée dans les grands groupes. Le principe est équivalent : les salariés sont munis d'un badge qui leur permet d'accéder à son contenant, à savoir jusqu'à une petite centaine de références produits préalablement sélectionnées par le client. Ce dispositif peut ainsi venir dédouaner le service achats de la passation de commandes et du réassort des produits disponibles, généralement pris en charge par le fournisseur. "Cela permet de réduire jusqu'à 20% la consommation de fournitures des salariés. Cela s'explique par un choix plus restreint de produits et par la traçabilité assurée des dépenses", avance Laurent Perraguin. Des casiers contenant des fournitures plus volumineuses, comme des classeurs, peuvent venir compléter l'offre, avec un même accès par badge. Le point à ne pas négliger : la sélection des références. Elle va nécessiter de consulter les statistiques d'achats internes ou peut être l'occasion de constituer un panel d'utilisateurs témoins, en sélectionnant quelques salariés volontaires. "Il faut aller à l'essentiel en réfléchissant aux usages. Réduire le catalogue de références est nécessaire sans toutefois être trop restrictif pour ne pas que les salariés s'en détournent", synthétise Alain Alleaume. Cette démarche peut être doublement avantageuse dans la mesure où elle permet un calibrage plus adapté aux besoins des usagers tout en contribuant, dans le même temps, à mieux faire accepter le changement en cours.

Bien sûr, la sélection d'une liste produits peut être revue au moment de la réunion annuelle de suivi du contrat. Elle peut être l'occasion d'ajouter au catalogue un nouveau produit phare en négociant son prix, ou au contraire d'en retirer certains à faible consommation.

Un contrôle et un suivi plus fins ?

Dans tous les cas, l'important est de mettre l'accent sur la traçabilité des dépenses, en instaurant un suivi méthodique. La plupart des fournituristes peuvent fournir des rapports très détaillés, jusqu'à mentionner la consommation individuelle de chacun. "Cela peut donner l'occasion d'effectuer des benchmarks de dépenses entre services ; l'idée étant de sensibiliser les salariés et non pas de les contrôler", rappelle Alain Alleaume. Cela peut aussi avoir pour incidence de dissuader des réassorts intempestifs, au moment de la rentrée des classes par exemple.

Un plus grand besoin de contrôler les achats qui peut se traduire par le recours à l'e-procurement, un processus de commandes sur le Web, depuis lequel le salarié peut après s'être identifié avoir accès à l'ensemble des tarifs négociés et réaliser lui-même son panier d'achats de fournitures de bureau. La validation de ce panier peut être soumise à une acceptation interne, selon les règles de l'entreprise. "L'approbation interne me paraît adéquate au-delà d'un certain montant déterminé en interne et dès lors qu'une commande compor­te un produit qui ne figure pas parmi les références négociées en amont par la direction des achats", avance Alain Alleaume.

Il n'est pas utile de disposer d'une solution d'e procurement en propre ; les distributeurs proposent cette automatisation des commandes sur leur site, dans un espace dédié ou via un extranet développé à cet effet, avec un accès à une liste d'articles à prix négociés par le service achats. Un budget par service peut également être décidé en amont. Dès que ce seuil est atteint, les salariés n'ont plus la possibilité d'opérer une commande. Encore une fois, il ne s'agit pas de les contrôler mais plutôt de les responsabiliser.

Témoignage: "Nous avons diminué les références pour améliorer les tarifs unitaires"

Remy Peltier, responsable des achats responsables à la direction des achats de CNP Assurances

Chez CNP Assurances, l'optimisation des dépenses de fournitures de bureau ne se traduit pas par la passation d'un appel d'offres annuel. "Cela prend énormément de temps et surtout cela génère des coûts cachés difficiles à quantifier, et notamment le temps d'adaptation des collaborateurs qui peut atteindre jusqu'à un an, pour un gain global limité. Il est plus judicieux de développer un partenariat et de conclure un contrat sur trois-quatre ans avec un fournisseur de qualité tout en ajustant en permanence les références choisies", commente Remy Peltier, responsable des achats responsables à la direction des achats de CNP Assurances.

C'est plutôt en restreignant les produits sélectionnés, en donnant sa préférence aux empreintes "vertes", que le groupe massifie les quantités unitaires. 3000 références du catalogue fournisseurs, qui en comptabilise près de 9800, sont proposées en interne. "Les petits papiers repositionnables comptent deux fournisseurs au choix contre cinq auparavant, dont l'un provenant d'une marque de distributeur", illustre Remy Peltier. Une manière de négocier des prix plus bas tout en contribuant à parfaire sa politique RSE, le groupe mettant l'accent sur des produits respectueux de l'environnement lors de leur conception et de leur transport. "Notre fournituriste s'efforce d'optimiser ses tournées mais aussi le chargement de ses camions pour ne pas transporter d'air, en adaptant en conséquence la grandeur de ses cartons." Les commandes, d'un montant minimal de 75 euros, sont passées par les assistantes, une quarantaine d'acheteuses au total. Ce processus remporte la satisfaction des collaborateurs, moins de 5% d'entre eux ayant émis des réserves. Dans un avenir proche, CNP Assurances prévoit de recourir à un logiciel d'e-procurement ou à un workflow de validation de commande pour améliorer le délai de traitement des commandes et donc de ses factures - estimé à 49 jours - et ainsi asseoir son pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.

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