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Optimiser ses achats de bureau, une nécessité

Publié par le | Mis à jour le
Optimiser ses achats de bureau, une nécessité

Un stylo par ci, une agrafeuse par là..., les coûts unitaires sont faibles, mais la facture globale n'est souvent pas anodine. Il est donc important d'optimiser ce poste grâce à des leviers simples et peu couteux. Au menu : consolidation fournisseur, mini-catalogue, MDD, suivi des consommations mais aussi développement durable.

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15%. C'est le pourcentage d'économies réalisé depuis 2015 par le groupe Truffaut, réseau national de jardineries et animaleries (2500 salariés), sur ses achats de fournitures de bureau. Sur une enveloppe globale de 350 000 euros, le ticket est plutôt intéressant... Comment ? Etienne Dagostinoz, responsable contrôle de gestion et audit du groupe, a consacré deux mois de son temps au sujet, tout en s'appuyant sur un prestataire spécialisé, le cabinet Cosma Experts. "Les chiffres sont probants. Nous sommes à 15% d'économies, certes au lieu des 30 espérés, mais c'est déjà une belle réussite !" Pour y parvenir, des mesures drastiques ont été mises en place. Cette démarche de rationalisation a été engagée par de nombreuses grandes entreprises depuis une dizaine d'années, mais elle est rarement une priorité. Le poste des fournitures administratives est trop souvent délaissé au profit des achats plus stratégiques.

Optimiser le catalogue des références

Parmi les armes les plus efficaces de l'optimisation de l'achat de fournitures de bureau, figure la rationalisation du catalogue. Le stylo bleu avec une pointe fine, celui avec une pointe ultra fine, le vert foncé, le vert clair, le surligneur, l'agrafeuse etc..., le catalogue en question peut en effet comporter des milliers de références.

"En général, plus de la moitié des commandes concerne seulement un tiers des références. Il faut donc se concentrer sur l'essentiel en établissant un mini-catalogue. Cela permet d'augmenter le volume de commandes par référence et donc de mieux négocier avec le fournisseur. Tout en veillant à ce que les salariés trouvent le matériel nécessaire à leurs besoins, sous peine de devoir gérer des commandes sauvages', en dehors des process", conseille Olivier Hugo, du cabinet Cosma.

Olivier Audino, expert du cabinet Buy Made Easy, renchérit : "En se focalisant sur un nombre réduit de produits, les grands comptes peuvent obtenir plus de 50% de remise". Dans sa démarche d'optimisation, Truffaut a ainsi abaissé de 20% le nombre de références disponibles, puis a établi un cahier des charges avant de lancer un appel d'offres global. Les experts s'accordent sur le sujet : il est bien plus facile de négocier avec un seul fournisseur qu'avec une multitude de prestataires. "Dans le cadre d'une enveloppe d'achats de 15 000 à 3 millions d'euros, il est rarement pertinent d'avoir plusieurs fournisseurs", affirme Olivier Hugo.

Vincent Labbez, directeur marketing d'Office Dépôt, abonde avec quelques chiffres: "Les frais de traitement d'une commande/facture, en moyenne, est de 80 euros à 150 euros. Ce coût est extrêmement élevé au regard du panier moyen des achats de fournitures. Il me semble absolument indispensable de procéder à des consolidations fournisseurs". Un appel d'offres tous les deux ans est suffisant, l'évolution des prix du marché ne justifiant pas de relancer la procédure chaque année.

Lire la suite en page 2 : Arbitrer entre prix, qualité et usage - Travailler sur le juste besoin - Penser développement durable dès l'achat


Arbitrer entre prix, qualité et usage

Marque de distributeur ou grande marque ? La question doit se poser pour chaque référence. De ce choix dépendra la facture finale. Truffaut a opté, en partie pour la MDD, via le fournituriste Lyreco. "Pour certaines références, il n'y a aucune différence de qualité mais un écart de prix conséquent. Cela vaut la peine de se pencher sur la question", sourit le responsable du contrôle de gestion du groupe. Vincent Labbez résume la bonne marche à tenir: "Les entreprises doivent se poser la question de la valeur d'usage et réfléchir sur le long terme, pas uniquement en termes de prix d'achat. Par exemple, l'équipement complet d'une station de travail peut coûter 2 000 euros mais rapporté au coût généré par une personne souffrant du syndrome du canal carpien (13 000 euros par an, en moyenne)... "

Travailler sur le juste besoin

Gérer l'amont de l'achat de fournitures de bureau est indispensable. Travailler sur l'aval, - c'est-à-dire la consommation -, l'est tout autant. Et en la matière, si la pédagogie et les explications sont essentielles, le contrôle reste malheureusement de mise. "Deux niveaux de contrôle peuvent être mis en place", détaille Olivier Hugo. "Le premier est le niveau physique. Il s'agit de ne pas laisser les fournitures en libre accès. Il est important de confier la mission à une personne dans chaque équipe, ou étage". L'expert du cabinet Cosma poursuit : "le second niveau est digital, avec une validation à partir d'un certain niveau de commande".

Olivier Audino préconise également de communiquer largement sur les résultats et les consommations de chacun afin de responsabiliser les salariés. "Cela permet aux salariés de se situer et de prendre conscience de comportements inadaptés". Il avait travaillé ainsi pour le groupe Seb, par exemple. "Certains se sont rendu compte qu'ils imprimaient dix fois plus que leurs collègues !" Truffaut a choisi de permettre à la majorité de ses magasins de commander, sans validation préalable. Mais communique régulièrement les chiffres et interpelle les équipes trop gourmandes. "Certains sites récalcitrants ne peuvent plus commander sans validation. Evidemment, cela n'a pas été très bien perçu au départ mais nous avions fait de la pédagogie pendant deux ans, il fallait passer à un autre niveau de régulation", souffle Etienne Dagostinoz.

Penser développement durable dès l'achat

L'optimisation des achats de fournitures passe également par la gestion complète de leur cycle de vie. Quelle entreprise n'a pas de stylo usagé ou de surligneur hors service dans ses poubelles ? "Le problème réside dans le manque de solutions globales", explique Stéphanie Montfort, chef de produits consommables à l'UGAP, centrale d'achat du secteur public. "Les fabricants ont des solutions individuelles de recyclage. Bic par exemple, et son mobilier de jardin en stylos recyclés, ou encore Hamelin qui a mis en place un système facilitant le décrochage de la partie métallique de ses classeurs. Mais contrairement aux cartouches d'impression, il n'existe pas d'offre globale de recyclage des fournitures", regrette-t-elle.

Le recyclage du papier, des canettes, des bouteilles en verre et en plastique ou encore des cartouches d'encre est assez bien huilé, avec des collecteurs mis à disposition par des prestataires. Pour le reste, l'offre commence juste à s'organiser.

"Nous en sommes aux prémices. Ces collectes sont encore confidentielles", confirme Valery Hergott, à la tête du bureau Riposte Verte, spécialisé dans l'accompagnement des politiques RSE des entreprises. Parmi les premiers prestataires à s'être positionnés : les Joyeux Recycleurs, à Paris. "Tout est mis dans un même conteneur (20 euros/mois/box). Nous nous chargeons de trier et d'envoyer chaque déchet vers des usines de recyclage. Il est vrai néanmoins qu'il n'existe pas encore de solution de recyclage pour certaines fournitures telles que les rouleaux de scotch ou les agrafeuses", détaille Gilles Roverand, le fondateur de la petite entreprise. "Un certain nombre de petits matériels plastiques posent problème, les collecteurs n'ont pas de débouchés pour certains déchets", regrette Valéry Hergott. "Il faut que les industriels bougent et utilisent des matériaux recyclables. Mais en attendant, les entreprises doivent faire des efforts à l'achat", insiste-t-il. "Baisser le grammage du papier commandé par exemple, utiliser du papier recyclé, privilégier les produits éco-conçus, favoriser l'achat de produits rechargeables, supprimer les imprimantes individuelles et paramétrer le recto verso d'office par exemple... " Une démarche payante sur le plan écologique et économique.

Stéphane Colon, de l'UGAP, alerte néanmoins: "Acheter des produits verts c'est bien, mais les vouloir pour le lendemain voire le jour-même peut être une aberration écologique du point de vue transport si la commande est de faible montant (moins de 30€ voire moins de 1€ comme on peut le voir couramment). Pour satisfaire le client, les fournituristes se sont lancés dans une course au délai qui semble inutile. La bonne pratique est d'anticiper et de regrouper les commandes pour éviter cet effet collatéral négatif". Vincent Labbez, chez Office Dépôt, partage ce point de vue: "Nous travaillons avec les clients pour relever les seuils de commande. C'est gagnant-gagnant économiquement parlant et c'est bien meilleur pour la planète de ne pas mettre des camions sur les routes pour quelques stylos !" La démarche d'optimisation des achats doit donc intégrer immédiatement cette dimension verte dans la reconfiguration des process d'achats.

Le développement durable au bureau

Selon le dernier baromètre de l'Observatoire du bureau responsable, un collaborateur de bureau produit en moyenne 130 kilos de déchets par an. Le taux de recyclage des papiers de bureau en France est de 35% (61 pour les canettes et les bouteilles plastiques) et seulement 12% des papiers graphiques utilisés sont des papiers recyclés. 18% des organisations interrogées dans le cadre de ce baromètre ont déclaré pratiquer l'achat écoresponsable pour les petites fournitures. Selon l'enquête 2018 de l'Observatoire des achats responsables (Obsar), les achats responsables sont une priorité pour 4 organisations sur 10.

Provaa, la start-up qui veut révolutionner l'achat des fournitures

Provaa. C'est le nom de la plateforme que doit lancer dans les tous prochains jours le Lillois Lee Sen, ex-acheteur et ex-consultant en optimisation des achats. Face aux traditionnels fournituristes, qu'il juge peu implanté sur le digital, et face à l'arrivée d'Amazon Business, Lee Sen veut tracer un autre chemin. Entre l'outil de e-commerce et l'e-procurement. La start-up mise sur l'expérience utilisateur pour convaincre. "Le problème des sites actuels n'est pas le prix mais leur complexité. Nous avons travaillé sur la simplicité afin que l'acheteur y passe le moins de temps possible". Le start-upper mise sur un chiffre d'affaires de 4 millions d'euros sous trois ans.

Lire aussi, sur ce sujet:

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