Comment l'École Polytechnique de Lausanne structure son système d'information achat

Étape 3 : le lancement de l'appel d'offres

S'ensuit une procédure d'appels d'offres publique menée au printemps 2014 par l'EPFL, avec le support d'Acxias, en tant qu'assistant à la maîtrise d'ouvrage et intégrateur. Deux solutions ont été retenues : celle d'un éditeur de solutions e-achats et celle de Sciquest "qui a l'avantage d'être spécialisé sur la gestion des produits chimiques et dangereux, ainsi que leur traçabilité", justifie Bertrand Gabriel.

Étape 4 : le déploiement de la solution

Dernière étape, et non des moindres, le déploiement de la solution, découpé en deux phases : la première, en février-mars 2015, correspondant à la mise en place de prototypes sur lesquels les utilisateurs vont pouvoir s'entraîner, et un système de production opérationnel en septembre 2015. "En amont, l'intégration des solutions dans l'environnement informatique a débuté en octobre 2014, explique encore Acxias. Nous sommes actuellement dans une phase de paramétrage selon les besoins des utilisateurs, avec de nouveaux ateliers pour présenter la solution et donner les moyens aux usagers de proposer des améliorations."

En transverse, à chaque étape du processus : assurer la conduite du changement, via une communication millimétrée. "Nous devons rassurer les utilisateurs et transformer leurs craintes en envie, notamment en les impliquant. La communication autour du projet est un axe clé de notre travail et de la réussite de la mise en oeuvre", révèle le directeur associé. Webinar, événements physiques, brochures, vidéos... rien n'est donc laissé au hasard par Acxias pour valoriser la direction achats et le mouvement de centralisation des achats.