Comment l'École Polytechnique de Lausanne structure son système d'information achat

Optimiser le système d'achats d'une grande institution universitaire : tel est le défi relevé par Acxias. Le cabinet de conseils spécialisé sur l'e-achats oeuvre actuellement à l'optimisation du SI achat et approvisionnement de l'École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL). "Nous accompagnons nos clients sur l'ensemble du cycle de vie des achats, afin de cadrer le projet, définir les attentes en termes de bénéfices, lancer des appels d'offres et communiquer sur la conduite du changement", résume Bertrand Gabriel, directeur associé d'Acxias. La manoeuvre semble aujourd'hui indispensable pour gagner en efficacité.

Au programme, donc : audit, cadrage, élaboration du cahier des charges, choix de l'éditeur, tests et déploiement du système de pilotage, d'achat et d'approvisionnement de l'ensemble des services de l'École, soit 5 000 utilisateurs. "Trois facettes sont concernées par le changement, raconte Bertrand Gabriel : les outils achats - avec la gestion du pilotage fournisseurs, le reporting des dépenses, le listing de références fournisseurs pour les 350 laboratoires de l'EPFL et l'évaluation des partenaires - ; l'e-procurement, c'est-à-dire la mise en place, en aval, d'un catalogue électronique de recherche et de commande des produits et des services homologués par les achats, et, enfin, la traçabilité des produits chimiques et dangereux, ainsi que la gestion des habilitations."

Étape 1 : le cadrage du projet

Premier stade de l'optimisation du SI achats : le cadrage du projet. "La première étape de l'accompagnement de l'EPFL a été la redéfinition du projet et son alignement avec la culture et la stratégie de l'organisme public", explique le directeur associé d'Acxias. Ainsi, l'École Polytechnique a dû s'interroger sur ses objectifs, mais aussi sur les risques encourus, ou encore sur le plan de changement à établir sur le long terme.

Étape 2 : la rédaction du cahier des charges

Après l'audit et le cadrage, place au brainstorming... des utilisateurs. "Une cinquantaine d'ateliers - comment optimiser sa gestion des appels d'offres ou automatiser le traitement de la commande, par exemple - avec 100 key users (représentants des utilisateurs), nous ont permis d'établir 800 points d'exigences fonctionnelles et techniques", précise l'expert. Résultat de ce processus collaboratif : la précision des besoins des utilisateurs indispensables à la rédaction du cahier des charges.