Achats de classe C : comment réduire les achats sauvages sur un périmètre mondial?

Les difficultés identifiées

Présent dans 67 pays avec 950 sites de production et 4100 points de vente, Saint Gobain est un groupe très décentralisé ce qui ne facilité pas l'harmonisation des achats de classe C. "Le périmètre des achats de classe C est difficile à identifier, variable d'un pays à l'autre avec des besoins atomisés pas toujours gérés par les acheteurs mais parfois par les RH, la maintenance ou les services généraux directement", a expliqué Alain Minvielle, MRO Global category purchasing manager au sein de la direction achats groupe, lors de la Conférence achats indirects organisée par Acxias et Ressource Consulting.

Qui plus est par définition les achats de classe C concernent un très grand nombre d'articles (plusieurs millions pour Saint Gobain), un nombre important de fournisseurs pour des montants de commande souvent inférieur à 200 € et donc des coûts administratifs très élevés.

"Les principales difficultés rencontrées ont été d'arriver à harmoniser de multiples ERP de versions différentes et de faire face au multiculturalisme qui jour forcément dans la construction des contrats", souligne Alain Minvielle.

Les objectifs visés

L'harmonisation de ces achats au niveau mondial doit permettre de réduire les coûts administratifs, de rationaliser le nombre de fournisseurs ainsi que le nombre de commande, en augmentant le montant des commandes, et de réduire les stocks grâce à une meilleure gestion des produits. "L'objectif ultime étant de permettre aux acheteurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée", indique Alain Minvielle.

Les points clés pour un déploiement réussi

N° 1 - Communiquer en mettant en avant toute amélioration ou changement positif. Saint Gobain a ainsi mis en place des Newsletters largement diffusées : DHA, acheteurs, directeurs de sites... jusqu'à la direction générale du groupe, qui contiennent des informations sur tous les nouveaux accords, les indicateurs de performance, les success stories et les bonnes pratiques. "Nous avons également mis en place des outils collaboratifs comme des plateformes d'échanges pour encourager l'adoption des bonnes pratiques."

N°2 - Accompagner les acheteurs sur le terrain. Les acheteurs de Saint Gobain se déplacent sur les sites et depuis 5 ans développent des formations dédiées aux achats locaux. Il s'agit d'ateliers d'une journée avec les techniciens et directeurs de sites pour qu'ils s'approprient le sujet. "On sensibilise aux coûts administratifs, à la notion de TCO", indique Alain Minvielle.

N°3 - Créer de la proximité avec le fournisseur. "Inviter le fournisseur référencé à présenter ses atouts aux clients est très important. Si les BU ne voient pas la valeur ajoutée, elles n'appliqueront pas le contrat cadre et cela peut coûter très cher." Des réunions achats régionales et par délégations de pays au cours desquelles l'action du fournisseur est valorisée sont donc organisées régulièrement.

Grâce à sa démarche sur les achats de classe C, le groupe Saint Gobain bénéficie désormais d'un outil centralisé pour consolider l'analyse des dépenses, d'un outil digital collaboratif pour les appels d'offres et d'un outil commun pour l'enregistrement des contrats cadres au niveau groupe, par région et par sites.

Les solutions mises en place

Un langage commun pour faciliter la mise en place d'une procédure commune unique. "Pour que acheteurs et donneurs d'ordres sur l'ensemble du groupe parlent le même langage il fallait d'abord avoir connaissance du besoin. Nous avons mis en place une collaboration acheteurs/techniciens avec des visites d'ateliers sur sites. Ce qui a permis d'établir une classification commune facilitant la collecte des données et la consolidation de celles-ci d'abord au niveau du site puis du pays", détaille Alain Minvielle.

Une fois les achats segmentés par catégories, Saint Gobain a pu commencer un travail de massification. "Les fournitures industrielles restent pour nous la seule catégorie que nous n'arrivons pas à massifier aujourd'hui".

La sélection fournisseur- En vue de rationaliser le panel, Saint Gobain a définit un certain nombre de critères prioritaires tels que l'engagement RSE du fournisseur, la largeur de gamme proposé, son périmètre géographique et sa notoriété. "De même, les catalogues électroniques sont obligatoires chez nous, indique Alain Minvielle. Si un fournisseur n'en a pas il ne sera pas sélectionné." Enfin, l'innovation est également un critère de sélection. "Nous attendons d'un fournisseur qu'il soit capable d'améliorer ses process mais aussi de proposer des améliorations dans nos process internes."

Un outil digital collaboratif pour les appels d'offres. Grâce au collaboratif, l'appel d'offre est traité comme un projet. L'ensemble des parties prenantes est invité à participer ce qui permet de ne pas s'en tenir uniquement au prix mais bien à la valeur ajoutée du fournisseur au regard du besoin exprimé.

Soigner le déploiement des contrats - "Sans une bonne gouvernance on n'arrive pas à déployer un contrat". Saint Gobain a donc mis en place des réunions de lancement avec le fournisseur afin de définir les priorités, les objectifs de progression de CA, un calendrier de déploiement et bien sûr un plan d'actions.