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Achats de communication : 5 tips pour partir du bon pied avec votre agence

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Un appel d'offres est toujours, pour l'acheteur en charge du budget, un gros investissement en termes de temps. Côté agence, participer à un appel d'offres de prestation de communication représente des coûts et de l'énergie. Voici 5 critères importants pour les agences et qui impliquent fortement les acheteurs. En tenir compte côté acheteur optimisera la gestion des compétitions avec les agences.

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Good tip #1 : y-a-t-il un pilote dans l'appel d'offres ?

Un avion qui décolle c'est bien, avec un pilote c'est encore mieux ! Souvent, les agences privilégient les appels d'offres avec un service achat aux commandes. Pourquoi ?

Prenons un exemple récent vu dans un cahier des charges qui n'émanait pas d'un service achat et qui mentionnait : "Nous voulons un budget clair, définitif et intégral, ne faisant pas intervenir de frais "annexes" par la suite. Nous négocions 1 fois le budget, n'y revenons pas et ne rajoutons pas ensuite".

Les agences sont souvent confrontées à des critères approximatifs et peu engageants comme ceux-ci et elles préfèrent concentrer leurs efforts sur les briefs dont les contraintes budgétaires sont clairement définies par ceux dont c'est le métier : les acheteurs !

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Good tip #2 : ton téléphone tu décrocheras !

Non, aucune entité vivante n'a plaisir, en phase de référencement, à saisir 200 lignes de coûts dans une grille dont les cellules n'acceptent pas la nuance. Vous acheteurs le savez bien, le prix d'une stratégie cross canal, d'une vidéo ou d'un emailing, dépend de multiples facteurs... et "ça dépend, ça dépasse !". La cellule reste sourde aux précisions apportées contrairement à vous l'acheteur. Rien de tel qu'une discussion qui vous permettra d'optimiser la réponse de l'agence et lui fera gagner des heures de travail en comprenant mieux ce qui est attendu d'elle et à quelles fins.


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Good tip #3 : testez les "soft skills" de l'agence

L'acheteur qui rassure est celui pour qui les soft skills serviront la performance et l'atteinte de Kpi's, discutés et challengés avec l'agence. Il est essentiel de poser des questions, entrer en relation, tester la capacité d'écoute et d'empathie de votre agence. Sonder son intelligence relationnelle, émotionnelle voire collective. Si les économies ou la politique du mieux-disant priment sur l'intérêt commun de l'entreprise, au prisme des objectifs marketing et com, il y a fort à parier que la valeur ajoutée de l'agence sera difficilement considérée. Dans ce cas la relation dans la durée sera compliquée.


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Good tip #4 : le principe des tiroirs

Selon un principe mathématique, lorsque qu'il y au moins n + 1 chaussettes à répartir dans plus n tiroirs, alors nécessairement il doit y avoir un tiroir qui contient au moins deux chaussettes.

Si vous dites à l'agence "on ne vous donne pas de budget mais faites-nous plutôt des tiroirs" ... elle pourrait vous répondre que des chaussettes, elle pourra en fabriquer autant que vous voudrez pour remplir vos tiroirs, unies ou à motifs, en fil d'Écosse ou de laine, mais que pour répondre à l'appel d'offres, la condition sine qua non est pour elle de savoir la taille de la commode !


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Good tip #5 : instaurer une confiance mutuelle

Pour une agence gagner durablement la confiance d'un acheteur est encore plus important que de gagner un appel d'offres. Depuis quelques mois nous, agences, observons une évolution dans la manière dont vous, acheteurs, souhaitez collaborer avec nous. Effet du confinement ou constat qu'une relation durable crée plus de valeur ajoutée, toujours est-il que la proximité semble être une valeur à la hausse dans la collaboration. Cette volonté de construction, loin d'émousser l'engagement que nous mettons dans un projet, est source d'un investissement plus important au service de la marque. Une volonté de se montrer à la hauteur de la confiance placée en nous lorsque vous nous confiez de nouveaux contrats ou nous permettez de collaborer avec d'autres marques au sein d'un même groupe.

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