Optimiser l'achat public grâce au sourcing : les étapes clés

L'achat public est un processus complexe qui exige une planification rigoureuse. Le sourcing, qui englobe l'ensemble des étapes visant à trouver, évaluer et sélectionner les fournisseurs les plus adaptés, joue un rôle essentiel dans la réussite de ce type d'achats.

Rédaction du cahier des charges préliminaire

La première étape du sourcing consiste à déterminer vos besoins et à établir un cahier des charges préliminaire afin d'identifier les caractéristiques essentielles du produit ou du service nécessaire pour y répondre. Différents documents de référence peuvent être utilisés à cette fin. Par exemple :

• des rapports, qui peuvent présenter les résultats d'une étude, d'une enquête, d'un audit, etc. ;
• des études, qui peuvent analyser un problème, une situation, une opportunité, etc. ;
• des diagnostics, qui peuvent évaluer l'état d'un système, d'un processus, d'un équipement, etc.

À noter : Le cahier des charges préliminaire doit être suffisamment détaillé pour permettre le sourcing, mais pas trop rigide pour pouvoir être adapté ultérieurement en fonction des informations recueillies. En adoptant cette approche, vous pourrez préparer des cahiers des charges solidement étayés pour vos achats publics.

Choix stratégique des sources d'information pour un sourcing efficace en achat public

La deuxième phase du sourcing consiste à choisir les sources d'information les plus fiables et les plus pertinentes pour s'informer sur le marché ciblé. Il s'agit de recueillir des renseignements sur les acteurs, les produits ou services disponibles, les prix pratiqués, les innovations, etc. Pour ce faire, vous pouvez utiliser différents supports, tels que :

• les guides professionnels, qui répertorient les opérateurs économiques par secteur d'activité, zone géographique, taille, etc. ;
• les salons professionnels, qui permettent de rencontrer directement les opérateurs économiques, de s'informer sur leur offre et de nouer des contacts ;
• les publications spécialisées, qui fournissent des informations sur les tendances du marché, les meilleures pratiques, les retours d'expérience, etc. ;
• les sites web des entrepreneurs, où vous trouverez des informations sur leurs produits ou services, des références, des certifications, etc.

Une utilisation judicieuse de ces différentes sources d'information vous permettra d'obtenir une image complète du marché, d'identifier les fournisseurs les plus pertinents et de prendre des décisions éclairées pour vos achats publics.

Veille concurrentielle en matière de sourcing : comparer les offres existantes pour optimiser les achats publics

La troisième phase du sourcing consiste à mener une veille concurrentielle et à prendre connaissance des offres existantes. Il s'agit de comparer les différentes solutions apportées par les opérateurs économiques et de vérifier si elles répondent à vos besoins. Pour cela, vous pouvez :

• consulter les catalogues ou les brochures des opérateurs économiques
• demander des devis ou des échantillons
• consulter des avis de clients ou des témoignages
• visiter des sites de référence sur l'achat public

Préparation de la procédure d'achat public

La quatrième étape du sourcing consiste à entrer en contact avec les entreprises susceptibles de répondre à l'achat public, entreprises qui ont été identifiées lors de l'étape précédente. Pour cela, vous pouvez :

• Organiser des consultations ou des études de marché sous forme d'enquêtes, de sondages, d'interviews, etc. Cela vous permettra de recueillir des informations sur les caractéristiques, les prix et la disponibilité des produits ou services que vous recherchez ;
• Demander des conseils techniques ou juridiques. Ces conseils vous aideront à définir vos besoins, à rédiger votre cahier des charges et à respecter les règles des marchés publics.
• Informer les opérateurs économiques de votre projet et de vos besoins. Cela vous permettra de susciter l'intérêt des fournisseurs potentiels, de stimuler la concurrence et de préparer le lancement de la procédure.

Affinement du cahier des charges préliminaire dans le processus de sourcing

Dans la cinquième étape du sourcing, le cahier des charges préliminaire est adapté sur la base des informations recueillies auprès des opérateurs économiques. Il s'agit de le modifier ou de le compléter pour le rendre plus précis, plus pertinent et plus attrayant pour les opérateurs économiques. Il est possible, par exemple, de :

• définir ou modifier les critères d'attribution du marché ;
• affiner ou modifier l'objet du marché public ;
• ajuster ou ajouter des spécifications techniques ou fonctionnelles ;
• réviser le budget du marché.

Diffusion du cahier des charges final aux opérateurs intéressés

La sixième et dernière étape du sourcing consiste à publier l'appel d'offres et à lancer la procédure d'attribution du marché public. Il s'agit de diffuser votre cahier des charges final auprès des opérateurs intéressés et de recevoir leurs offres. Pour cela, vous devez :

• choisir la procédure adaptée à la nature et au montant de l'achat public (procédure formalisée ou non formalisée) ;
• respecter les règles de publicité et de mise en concurrence prévues par le code de la commande publique ;
• respecter les délais de remise des offres ;
• analyser et comparer les offres reçues ;
• attribuer le marché public au candidat retenu.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/achats-publics-1230/Breves/La-reticence-des-achats-publics-au-sourcing-374438.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/supply-logistique-1297/conjoncture-economique-2269/Breves/Sourcing-a-l-international-l-industrie-du-textile-se-reinvente-380793.htm