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Travel management: les grands enjeux de la profession

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À l'occasion de la Journée dédiée aux travel managers, organisée fin mai, Décision Achats a réuni plus d'une centaine d'acteurs de cet écosystème pour échanger sur les problématiques de la profession. Retour sur ces enjeux, identifiés par les experts présents.

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La nouvelle norme NDC d'IATA

La nouvelle norme IATA permet d'accéder aux descriptions détaillées des offres des compagnies aériennes afin de mieux les comparer. Elle permet également de transférer beaucoup d'informations en provenance des compagnies vers les intermédiaires qui travaillent dans le voyage d'affaires. Les agences vont pouvoir mieux répondre aux demandes des voyageurs.

D'ici 4 ans, 90 compagnies aériennes auront adopté ce standard. "Ne soyez pas attentistes quant à cette révolution technologique. Interpellez vos fournisseurs sur ce sujet, ayez un rôle actif. Vos fournisseurs seront attentifs à vos besoins", a conseillé Philippe Berland, seniro manager de Sia Partners.

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Les nouveaux modèles économiques

Les nouveaux entrants, tels La Compagnie et Adagio, sont nés d'incentives voyageurs qui veulent du confort et des services personnalisés, à l'image de ce qu'ils utilisent en mode privé. Et l'essor de ces acteurs, finalement positif en en termes d'économies pour l'entreprise, a été rendu possible par l'open booking. Une tendance avec laquelle les travel managers doivent composer.

Il est alors capital de maîtriser les data issues de ces voyages: des outils technologiques existent pour y parvenir. Une vigilance particulière doit être apportée aux aspects juridiques liés à l'utilisation de ces nouveaux services: c'est ainsi que de nombreux responsables achats ont interdit le recours à Airbnb.

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TCT, ou total cost of trip

L'idée est d'intégrer tous les coûts qui ont permis de réaliser une transaction et de ne pas s'arrêter à sa valeur faciale. Intégrer tous coûts directs et indirects jusqu'au coût d'acquisition d'un collaborateur et l'impact sur les équipes du départ d'un salarié mécontent de la politique voyage!

Cependant, le coût humain est difficile à estimer, et plus la politique voyage est contraignante et le coût total du voyage élevé, plus la fraude est importante.

Les éléments à prendre en compte, selon Julien Chambert, directeur de CBT Conseil

- temps du traitement de la réservation
- temps de traitement par les valideurs
- temps de voyage
- fatigue du collaborateur
- retards de vol
- fraude sur les notes de frais

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Bleisure

"Associer le loisir au voyage d'affaires, et inviter la famille à s'y associer, permet de limiter les principaux facteurs de stress ressentis par le voyageurs en déplacement: solitude, fatigue, absence de signes de reconnaissance", a expliqué Christophe Drezet, consultant associé Epsa.

Mieux vaut définir une politique générale avec des process précis et ensuite gérer au cas par cas et prévoir une protection étendue pendant tout le temps de la mission. L'employeur peut s'exonérer de toute responsabilité durant le temps dédié au loisir s'il prouve que le salarié a interrompu sa mission.

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Duty of care

Globalement, les entreprises, et encore plus leurs salariés, ignorent le niveau de couverture dont ils bénéficient. Les conseils de Julien Chambert, directeur de CBT Conseil

1er conseil: établir une check list pour auditer le niveau d'assurance, pour connaître les assurances et les exclusions - il y en a beaucoup qui ne sont pas adaptées au voyage d'affaires. Parler d'assurance avec un panel large, porté par plusieurs directions

2e conseil: comprendre toutes les typologies de risques. Essayer de comprendre où vont les voyageurs et quels sont leurs besoins dans quels pays.

3e conseil: bien gérer sa politique assistance, et notamment préventive: plus on met de l'assistance, de la prévention, en amont, moins les assurances sont sollicitées. L'entreprise doit construire sa politique de prévention pour le voyageur occasionnel car un grand voyageur est plus habitué à gérer les difficultés éventuelles. Mais il faut un discours adapté pour ces derniers car il sont persuadés qu'ils "savent".

Mener une campagne d'information, de prévention au travers des assisteurs. À rappeler chaque année car les organisations changent et les gens oublient.

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RSE

Établir une politique de voyage responsable c'est veiller sur, selon Ludovic Beribos, associé EPSA en charge du développement:

-la santé des voyageurs: réduire l'impact des déplacements pro sur la santé des collaborateurs en prenant en compte la notion de confort, sans oublier d'intégrer le facteur stress.

-L'aspect sécurité: réduire les risques et améliorer la sûreté et la sécurité des collaborateurs.

-l'environnement: alléger l'empreinte environnementale des collaborateurs. Étudier l'ensemble des possibilités pour se déplacer. Et se demander si le voyage est impératif: une conférence web peut-elle le remplacer?

- favoriser l'écosystème national - établir un cahier des charges qui protège le modèle social français. Aider les fournisseurs à innover -innover c'est amener un modèle vertueux, c'est créer de la valeur -. Think global, act local. "Une entreprise se doit de produire français et de consommer local", a souligné Ludovic Beribos.

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