Le PMU parie sur Concur pour optimiser le cycle de vie de ses dépenses voyages et notes de frais

Afin d'optimiser la gestion des dépenses de ses collaborateurs en mission, le PMU, premier opérateur de paris en Europe et troisième entreprise de pari mutuel au monde, a choisi les solutions Concur pour lui permettre de maîtriser l'intégralité du cycle de vie de ses dépenses. De l'ordre de mission jusqu'au traitement des notes de frais. "Avec Concur comme solution de gestion, nous avons vu la possibilité de repenser notre manière de travailler", commente Catherine Girardin, acheteur chez PMU. "C'était l'opportunité de mettre en place une solution totalement intégrée qui nous permettrait d'avoir une vision globale pour mieux maîtriser nos dépenses".

Depuis la mise en place de la solution, le taux d'adoption des utilisateurs a progressé en six mois de 55% à 75%. La comptabilité a réduit le temps consacré à la vérification de la conformité des factures pour se consacrer à d'autres tâches à valeur ajoutée. La mise en place du module Concur Request a permis au PMU de modifier sa façon de gérer ses ordres de mission : elle maîtrise mieux ses coûts, bénéficie d'une meilleure visibilité de ses dépenses et améliore le pilotage de sa politique voyage.

Optimiser les process internes et maîtriser le cycle de vie des dépenses

Historiquement, le PMU disposait de deux solutions distinctes et d'une agence de voyage externe pour gérer ses déplacements professionnels. L'objectif était alors de rationaliser les systèmes d'informations (SI), penser des modes opératoires plus intégrés, plus performants et plus sécurisés, en déployant une solution unique permettant de couvrir tous les besoins notes de frais et voyages d'affaires.

Dans ce contexte, Concur a proposé l'association de trois modules complémentaires et intégrés. Ainsi, Concur Expense automatise la gestion des notes de frais, dématérialise l'ensemble des reçus et fiabilise les données ; Concur Travel simplifie les réservations de voyages et permet l'accès à plusieurs fournisseurs en direct ; enfin Concur Request contrôle les autorisations de déplacements et d'engagements des dépenses. Chaque module faisant partie intégrante de l'écosystème Cloud Concur, la gestion des voyages et notes de frais devient omnicanal, transparente et les utilisateurs bénéficient d'outils simples et agréables à utiliser.

Directement intégrée à l'environnement technologique du PMU, la brique Concur Request permet également de sécuriser et améliorer la fluidité des flux d'information. Ainsi centralisées, les données financières sont contrôlées à priori et sont accessibles en temps réel. Elles pourront également être automatiquement injectées dans les outils de Business Intelligence de Concur, qui permettront au PMU d'avoir accès à de nouvelles informations jusqu'alors invisibles des systèmes de gestion précédemment utilisés.