[Tribune d'expert] Les priorités du travel manager en 2014

La crise économique, qui met les entreprises en difficultés, fait évoluer le rôle du travel manager, tant l'optimisation des déplacements et la réduction des coûts constituent des priorités. Cet expert doit donc trouver des pistes d'optimisation en collaboration avec le service achats et rentabiliser l'activité des déplacements professionnels, tout en garantissant le confort des voyageurs.

Justifier les outils et optimiser leur utilisation

L'un des enjeux consiste donc à trouver un équilibre entre réduction des coûts et efficacité du voyageur. De plus en plus de structures liées au voyage offrent des solutions à cette problématique : les canaux de réservation et les moyens de paiement se multiplient, les données se numérisent et prennent des proportions considérables. Dans ce contexte, la priorité du travel manager en 2014 est de parvenir à maîtriser ces données et à les traiter afin de leur donner du sens. La technologie trouve sa place dans cet objectif. Les travel managers équipent leurs entreprises d'outils permettant de centraliser les informations et de réduire les coûts. L'outil de réservation en ligne se généralise et le concept d'open-booking est envisagé. Toutefois, les outils expense restent peu utilisés. Pourtant, un outil de note de frais divise par quatre le coût de traitement interne, un gisement d'économies souvent sous-estimé. Un autre objectif du travel manager sera donc de démontrer la valeur ajoutée de tels outils afin de les mettre en place.

Veiller sur le voyageur et légitimer le déplacement

D'autres problématiques sont apparues ces dernières années, comme la sécurité des collaborateurs face à des événements diplomatiques ou environnementaux. Le travel manager doit intégrer ces nouveaux paramètres, en faisant notamment appel à des outils de tracking.

D'autres responsabilités lui incombent, telles que la gestion des déplacements dans le respect de l'environnement. La réglementation pousse les entreprises à opter pour des solutions plus vertes et à étudier des alternatives au déplacement. L'enjeu est donc de définir à partir de quel moment et dans quelle mesure les voyageurs doivent se déplacer et quelles solutions de remplacement déployer. Le rôle du travel manager se tourne ainsi vers des activités davantage liées à la mobilité, avec une vision de plus en plus globale et transverse. Une vision susceptible de concerner les activités liées au MICE, dans un objectif de consolidation des volumes entre déplacements professionnels et événements, afin de réaliser des économies d'échelle. Sans oublier la mise sous contrôle du périmètre hôtelier, dont le choix reste encore trop souvent à la discrétion des voyageurs. 2014 verra donc un travel manager encore plus impliqué dans les achats, travaillant même avec cette direction à élaborer une stratégie commune.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter les articles suivants :

- [Dossier] Mettre en place une politique voyages efficace

- [Infographie] 67% des travel managers veulent plus de cohérence dans la collecte des données et la gestion du risque