Des travel managers portés par les mutations numériques

La transformation numérique modifie de fond en comble la vie des voyageurs d'affaires et la gestion qui en découle pour l'employeur. Le métier de travel manager lui-même évolue à vue d'oeil, comme l'ont rappelé les spécialistes représentés lors de la matinée organisée à Paris par le fournisseur de solutions KDS.

D'une même voix, ils soulignent qu'il n'y a aujourd'hui pas d'efficacité sans globalisation des tâches en la matière. " Il s'agit de passer d'un management en silos à un management de projet ", explique un des responsables d'une grande entreprise. " Dans les années 2000, le traitement des opérations Travel et Expense se faisait séparément : le voyage d'affaires était traité par le travel management, voire la direction des achats, tandis que le volet Expense était sous la responsabilité de la comptabilité et de la finance. Il s'agit aujourd'hui de rapprocher les activités Travel et Expense au sein d'un même outil, d'une même gestion. "

La démarche recommandée consiste à s'appuyer sur un outil Travel & Expense qui permet de mener des audits de notes de frais engagés : le but est alors vérifier la cohérence des notes de frais au regard des dépenses à engager et au regard des obligations vis-à-vis du contrôle interne ou de l'Urssaf. Une solution unifiée est également un moyen de diminuer les comportements dissidents comme l'open booking, ce qui améliore la conformité à la politique Voyages. Il en ressort aussi une meilleure visibilité du coût total réel, une optimisation des processus et de la dématérialisation, un meilleur duty of care avec un suivi fiable des collaborateurs en déplacement, sans compter une satisfaction accrue des voyageurs.

L'outil KDS Neo s'intègre à cette logique d'approche "tout en un" défendue par les spécialistes. L'utilisateur final est appelé à renseigner préalablement son profil avec les cartes nécessaires aux futures opérations (carte grise, carte corporate...). Lorsqu'il a procédé à ses réservations, une étape de validation permet la saisie de notes de frais (import des dépenses cartes affaires et lignes de dépenses). Un contrôle comptable est ensuite disponible directement dans l'outil. Des fichiers PDF certifiés contenant les notes de frais et les reçus associés sont alors générés. Le reporting créé au fil du processus intègre aussi bien les données de voyage que les frais associés. "Nous sommes donc bien dans une situation qui intègre le volet Travel, mais aussi le volet Expense", résume Jose Luis Sanchez, Presales consultant au sein de la société KDS.

Cette évolution est également décrite comme un excellent moyen de lutter contre la fraude aux notes de frais. Dans ce nouveau contexte, par souci d'efficacité, les experts recommandent que le travel management soit haut placé hiérarchiquement, mais en conservant une indépendance d'action et de décision.