"Dégrossir sa connaissance du marché et construire un cahier des charges pertinent "
Rencontre avec Laura Berlandis, responsable achats promotionnels et événementiels de Roche Diabetes Care France
Pour Laura Berlandis, responsable achats promotionnels et événementiels de Roche Diabete Care France, avant même la RFI, c'est la phase de sourcing qui est importante. "Cela se fait au quotidien, via Internet, son réseau, des webinars... Les sources sont très diverses. L'essentiel est d'avoir déjà identifié des fournisseurs potentiels quand on a un nouveau besoin", raconte-t-elle. Cette partie veille est pour elle fondamentale, afin que la RFI soit adressée aux bons fournisseurs. "C'est un point sur lequel j'attends mon équipe, car cela fait vraiment la différence", insiste-t-elle.
Les RFI ne sont lancées dans son entreprise que pour les gros projets. L'avantage : se pencher à 100% sur le marché fournisseurs du bien ou de la prestation achetée. "Cela permet d'approfondir sa connaissance du marché et des acteurs et surtout d'affiner son appel d'offres et de construire un cahier des charges précis et pertinent", avance Laura Berlandis. Elle adresse ses RFI à de nombreux fournisseurs, pour ne pas se mettre de barrière. Celles-ci consistent en un formulaire qui présente l'entreprise et son besoin, avant de dresser une liste de questions d'ordre général : groupe auquel l'entreprise appartient, nombre de salariés, clients principaux, clients dans le secteur de la santé, prestataires, etc.
Effectuer un premier tri
"Nous posons une dizaine de questions maximum. Une dernière consiste à s'assurer de leur capacité à répondre à notre besoin : pour cela nous leur expliquons nos attentes dans les grandes lignes et nous leur demandons de confirmer s'ils sont en mesure d'y répondre ou non. Cela peut passer par une demande de reformulation", ajoute Laure Berlandis. Ce questionnaire favorise un premier tri, puis un contact par téléphone permet de constituer une short list de fournisseurs potentiels auxquels sera adressée la RFP, après s'être assuré de la bonne santé financière du prestataire. " Cela permet de valider différents éléments afin d'envoyer nos appels d'offres uniquement à des sociétés avec lesquelles nous serons en mesure de travailler."
"Pour qu'une RFI soit réussie, préparer une liste préalable de fournisseurs est très important"
Julien Perinet, responsable achats de Poma
Chez Poma, entreprise française spécialisée dans le transport par câble, les RFI ne sont pas utilisées de manière systématique. "L'approche ne sera pas la même selon le marché et la catégorie d'achats. Dans certains cas, les acteurs sont connus et identifiés, alors que dans d'autres cas (savoir-faire plus spécifique ou marchés internationaux), une investigation plus poussée est souvent nécessaire. La RFI sera plutôt un prérequis dans le deuxième cas", indique Julien Perinet, responsable achats de Poma. Pour lui, le réel enjeu se situe avant la RFI, dans la phase de sélection des fournisseurs auxquels l'adresser, d'autant plus si des acteurs internationaux sont sollicités. "Pour trouver des fournisseurs, j'active mon réseau personnel, mon réseau au sein du groupe, etc. Les outils de sourcing du marché que j'ai eu l'occasion de tester ne me satisfont pas", rapporte Julien Périnet.
Établir une short list
Une étape à soigner selon le responsable achats de Poma : "Pour qu'une RFI soit réussie, la phase amont qui consiste à préparer une liste de fournisseurs est très importante. Il ne s'agit pas d'envoyer son questionnaire tous azimuts, cela ne sert à rien", juge-t-il.
Une fois cette difficulté passée, la démarche RFI est, pour le responsable achats de Poma, plutôt classique. "L'approche est toujours un peu la même. Nous adressons un questionnaire avec des questions générales sur les aspects financiers, organisationnels, sur le savoir-faire, la sécurité et la RSE et, selon les critères définis pour la prise de décision, nous ajoutons des questions au cas par cas", décrit Julien Périnet. Cela permet d'avoir différentes informations sur les fournisseurs identifiés, afin de les confronter et d'établir une short list. Souvent envoyée par e-mail à une population d'acteurs pouvant atteindre jusqu'à 10 sociétés, la RFI bénéficie généralement d'un taux de retour élevé. Les résultats sont ensuite consolidés de manière manuelle pour présélectionner collégialement avec le donneur d'ordre et la qualité les sociétés retenues. Une collaboration en interne qui permet d'être plus efficace dans la sélection des meilleurs fournisseurs.
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