"Il faut être pertinent "

Les questions envoyées doivent surtout être appropriées et ne doivent en aucun cas servir à collecter des informations que l'on pourrait aisément trouver sur Internet.

"Il faut être pertinent et ne pas poser des questions pour poser des questions", recommande Olivier Wajnsztok. Pour lui, les questions formulées dans la RFI doivent servir à évaluer le fournisseur, le produit et/ou le service et, enfin, le degré de coopération juridique. "Évaluer le fournisseur permet de s'assurer de sa capacité à accompagner le client dans son projet. Cette capacité peut-être évaluée à travers trois aspects : l'analyse financière, qui aide à déterminer la viabilité de l'activité du fournisseur, l'évaluation de la taille de l'entreprise, du chiffre d'affaires, du nombre de ressources et de clients ou, encore, de sa réactivité et de sa capacité de production, pour confirmer la capacité à prendre en charge votre projet. Enfin, les certifications et agréments du fournisseur permettent de s'assurer des conditions objectives de réalisation des biens ou services", détaille-t-il.

Concernant l'évaluation du produit et/ou du service, il s'agit de s'assurer de la capacité du fournisseur à répondre au besoin du prescripteur et de mesurer la faisabilité d'un projet sur un plan technique et financier. Enfin, le degré de coopération juridique consiste à soumettre aux fournisseurs les conditions générales d'achat. "L'attitude des fournisseurs (acceptation, refus, commentaires) peut permettre de faciliter le choix pour les étapes ultérieures", explique Olivier Wajnsztok.

Il peut, en effet, être intéressant de se présenter, de décrire son projet, sa manière de fonctionner, en même temps que d'envoyer son questionnaire. Haïssam Abdul-Wali propose d'adjoindre ainsi au questionnaire RFI un brief aux soumissionnaires qui justifie le contexte de la démarche, les enjeux et objectifs, mais aussi des éléments de volumétrie. "Il s'agit de leur expliquer globalement ce qui est recherché". Il invite également à communiquer un planning, quelles seront les étapes suivantes, etc. Afin de donner de la visibilité aux soumissionnaires, de leur permettre de se projeter et de les rassurer du sérieux de la démarche. Pour Jacques Fayet, présenter l'entreprise et les projets montre aussi l'intérêt qu'il y aurait pour les fournisseurs à répondre à la sollicitation.

Celui-ci invite par ailleurs à appeler certains fournisseurs en amont de l'envoi de la RFI, pour que cette dernière soit bien accueillie. Olivier Wajnsztok incite lui aussi à appeler les fournisseurs interrogés, afin de les motiver à répondre. "Il faut qu'ils comprennent qu'il y a un intérêt", indique-t-il. Notons qu'il est essentiel d'envoyer la RFI à la bonne personne au sein de l'entreprise prestataire, et qu'il faut donc avoir le bon contact.

Quant au nombre de fournisseurs à solliciter, Olivier Wajnzstok conseille d'interroger large, même les fournisseurs qui ne feraient, a priori, pas l'affaire. Haïssam Abdul-Wali estime, quant à lui, qu'il faut sélectionner un panel de fournisseurs suffisamment varié pour réellement s'ouvrir au marché, mais déconseille d'adresser plus de 10 fournisseurs. "Cela ne sert à rien d'arroser le marché. Mieux vaut sélectionner le bon panel en amont via une étude de marché", pointe-t-il. Haïssam Abdul-Wali reconnaît cependant que le fait d'avoir recours à un panel plus large permet, parfois, de rassurer les clients.

Enfin, petit point juridique : même si la RFI n'est, en aucun cas, contractuelle, Franklin Brousse juge préférable de mettre en place un accord de confidentialité stipulant que tous les échanges dans le cadre de la RFI sont confidentiels.

"Le client, comme les fournisseurs peuvent, en effet, devoir fournir des informations confidentielles pour les besoins de la RFI", rapporte-t-il.

Organiser un speed dating fournisseurs

Concernant les bonnes pratiques à adopter en matière de RFI, Haïssam Abdul-Wali insiste sur la nécessité d'éviter un processus trop lourd. Son conseil, pour que ce soit le plus dynamique possible : réaliser sa RFI non par écrit, mais sous forme de speed dating, en présentiel de préférence (mais faisable en vidéoconférence, crise de la Covid oblige). "Pendant deux jours, les fournisseurs viennent exposer leur savoir-faire dans un domaine à travers de courtes présentations d'une heure et demie maximum", précise-t-il.

Pour le directeur de l'équipe Sourcing de Timspirit, l'intérêt d'une telle démarche est triple. "Cela permet de rencontrer de nombreux fournisseurs en un temps réduit, donc de se faire rapidement une idée des forces et faiblesses de chacun, bien plus facilement que via des tableaux Excel. Les clients ont également par ce biais un dialogue, un réel échange avec les soumissionnaires, et peuvent donc commencer à créer de la proximité avec ceux qui deviendront peut-être des partenaires. Enfin, ces speed datings permettent de réunir les différentes parties prenantes du projet autour de la table, ce qui permet à chacune de ces parties d'avoir le même niveau d'information, mais aussi de participer activement à la décision ; tout le monde se sent ainsi pleinement impliqué", décrit-il.

Pour Haïssam Abdul-Wali, les fournisseurs préfèrent également prendre part à des RFI sous forme de speed dating que sous forme écrite. "Un questionnaire très cadré ne leur permet pas de s'exprimer réellement. Là, ils peuvent se différencier, affirmer leur position et se faire apprécier d'un client qui, peut-être, les connaissait mal, et le convaincre d'être retenus pour la suite, puisqu'un dialogue se met en place", estime-t-il. Inversement, cet échange permet aussi aux fournisseurs de mieux qualifier le projet et décider s'ils souhaitent poursuivre ou pas le processus de sélection.

Mise en place d'une grille de notation et critères éliminatoires

Haïssam Abdul-Wali recommande enfin de prévoir, après les présentations des fournisseurs, des temps de debriefs et d'échanges entre les différentes parties prenantes du projet, sur les points forts et les axes d'amélioration, mais aussi concernant les éléments qui ont le plus retenu leur attention. "S'il est intéressant de rendre le processus plus dynamique, la décision doit être réfléchie : la mise en place d'une grille de notation en amont, listant les critères de choix, est essentielle", ajoute-t-il, insistant cependant sur l'indispensable échange oral entre les différentes parties prenantes. En effet, quelle que soit la manière employée pour recueillir des informations sur les fournisseurs, il est nécessaire de mettre en place un système de scoring sur les capacités des fournisseurs à répondre aux besoins, selon des critères prédéfinis. "En dessous de 80% des critères remplis, les fournisseurs peuvent être écartés ; au-delà de ce seuil, on peut aller plus loin avec eux", avance Jacques Fayet. Olivier Audino propose même de définir des critères éliminatoires.

Cette analyse peut se faire par l'intermédiaire d'une solution e-achat qui permet, si les besoins sont bien configurés, de savoir en un clic quels sont les fournisseurs sélectionnés. Attention cependant : même si un processus de traitement des RFI automatisé est mis en place, il ne faut pas oublier de discuter avec les différentes parties prenantes internes des éléments qui ont conduit à écarter ou à retenir tel ou tel fournisseur. En effet, des sujets non anticipés peuvent surgir lors d'une RFI et fournir de la matière à débat. Nous l'avons dit : la RFI est également intéressante de ce point de vue, et il serait dommage de brider cette ouverture à des fournisseurs qui proposent des solutions différentes, voire inattendues.