Directeur des achats : connaître les bonnes pratiques pour suivre l'exécution d'un contrat

Centraliser les contrats pour mieux suivre leur exécution est une première étape. Le stockage des documents mentionnant les accords et obligations entre débiteur et créancier dans un même emplacement influence positivement tout le cycle de gestion des contrats.

Identifier les éléments à surveiller dans un contrat

Une fois qu'un contrat est en cours d'exécution, le responsable procède à la documentation de toutes les données importantes qui seront évaluées. Cela constitue une base pour créer un plan d'action et suivre l'exécution d'un contrat. Il faut discuter avec l'ensemble des parties concernées pour identifier les éléments essentiels pour une bonne gestion du contrat comme :

• les obligations du créancier et du débiteur,
• la date de fin du contrat,
• les fenêtres d'exclusion ou de renégociation,
• les clauses à haut risque figurants dans le contrat,
• les exigences de conformité,
• les performances du contrat, etc.

Chaque partie a l'obligation de respecter les termes d'un contrat signé et de participer à son exécution de bonne foi, conformément au Code civil.

Partager les responsabilités dans le suivi des contrats

Réaliser le suivi de gros de volumes de contrats peut être un travail assez complexe. En entreprise, il est donc courant que cette responsabilité soit partagée entre plusieurs professionnels. Le gestionnaire de contrat est une personne en charge de surveiller globalement l'avancement des contrats et leur exécution. Ils peuvent être assistés par les administrateurs de contrats qui sont aussi classés dans la catégorie de la gestion. Face à une inexécution, le professionnel en droit aide à la mise en oeuvre d'une procédure légale. En cas de litige entre créancier et débiteur, une citation à comparaître devant le juge peut être requise pour faire exécuter le contrat.

La section financière vérifie les clauses financières dans les contrats, les prix des articles par rapport aux prix pratiqués sur le marché, la livraison, etc. Elle surveille également le renouvellement des contrats dans le délai pour négocier si possible de meilleures conditions. Être proactive durant le processus de suivi des contrats permet à l'entreprise de garder le contrôle sur ses accords et obligations avec son créancier. Les informations recueillies durant le suivi seront utilisées pour la mise en oeuvre du renouvellement du contrat, sa renégociation ou sa résiliation.

Utiliser un logiciel de gestion des contrats

La réglementation contractuelle ne cesse d'évoluer conformément aux dispositions du Code civil français. Avec la digitalisation, les collaborateurs et signataires d'un contrat sont aussi de plus en plus mobiles dans l'exécution de leur travail. Une gestion manuelle des contrats représente donc aujourd'hui un véritable défi aussi bien pour le directeur d'achats que pour l'équipe juridique, commerciale ou administrative. L'utilisation d'un outil CLM (Contract Lifecycle Management) ou logiciel de gestion des contrats offre la possibilité de suivre l'exécution d'un contrat en permanence et de manière automatisée. La gestion et le suivi des contrats favorisent la compréhension mutuelle pour des relations commerciales plus saines.