[Tribune] Treize leviers d'action pour les achats

Contrôler et optimiser les consommations

Maîtriser la consommation est un axe important de la mission des achats, car la maîtrise des coûts passe inévitablement par la collaboration avec les clients internes pour acheter le juste besoin. Pour un meilleur contrôle des dépenses, et une standardisation de la demande, et surtout pour faciliter le déploiement des contrats négociés par les achats, les catalogues électroniques constituent le meilleur atout pour les acheteurs, notamment pour les achats indirects. Ils orientent la demande vers les contrats actifs, accélérant la mise en conformité et massifiant les volumes sur les fournisseurs référencés.

Réduire les coûts de passation de commande

Les coûts administratifs liés au processus d'approvisionnement restent souvent sous-estimés. Ils peuvent fortement varier en fonction des volumes (nombre de transactions, quantité de produit, etc.) et des processus et outils mis en oeuvre. La dématérialisation des demandes d'achat, des contrôles et validation et des commandes, mais aussi des factures est une réponse efficace à cette problématique. Elle libère les acheteurs de ce travail fastidieux et à faible valeur ajoutée, simplifie les procédures en accélérant les traitements administratifs, sécurise le processus et assure la traçabilité du circuit de validation.

Gérer les contrats et assurer leur mise en application

Indispensable pour développer la couverture achats, la gestion du cycle de vie des contrats est un levier incontournable pour optimiser la performance de la fonction achats. D'abord parce que leur mise en application permet de respecter les conditions négociées avec les fournisseurs et de sécuriser le processus vis-à-vis des aléas opérationnels. Mais surtout une bonne gestion des contrats (exhaustivité, mise à jour, échéances) et leur large déploiement sont clés pour réduire les risques. La mise en place d'une contrathèque facilite grandement l'atteinte de ces objectifs.

Maîtriser et gérer le risque fournisseurs

Dans le contexte actuel, la gestion du risque fournisseurs n'est plus une option. Elle passe généralement par une analyse et un audit qui visent à identifier et hiérarchiser les risques en tenant compte de deux éléments : la probabilité d'occurrence d'une part, et l'importance de l'impact sur l'activité de l'entreprise d'autre part. De nombreuses bases de données d'entreprises (financières, juridiques, environnementales, sociétales etc.) facilitent le travail d'évaluation. Une veille active, élargie à des sources d'informations moins structurées, permet d'anticiper les évolutions de marché et les menaces.