Achats : sur quels leviers repose une politique d'optimisation ?

La deuxième étape concerne le sourcing. Il s'agit d'identifier des fournisseurs, dans l'éventualité où ceux qui sont déjà référencés sont dans l'incapacité de répondre à la demande. Le sourcing répond à une méthodologie spécifique : l'identification des acteurs du marché par le biais d'une localisation géographique, l'analyse des produits, la collecte d'informations auprès des fournisseurs potentiels et l'élaboration d'une cartographie des entreprises ciblées.

L'un des enjeux du sourcing est de bien évaluer les risques financiers, de valider la fiabilité des process de livraison, la logistique, etc. Là encore, les cabinets de conseil peuvent avoir un rôle à jouer auprès de l'acheteur. Buy Made Easy (BME) s'est positionné, en avril 2014, en proposant aux entreprises françaises un service gratuit de sourcing en Chine dès 5 000 € d'achat. Grâce au renforcement de l'équipe du bureau de Shanghai, BME peut mutualiser ses démarches et offrir cette prestation. Ce cabinet dispose d'un réseau de fournisseurs et de partenaires fiables permettant aux entreprises hexagonales de bénéficier de prix compétitifs et d'un service de qualité. Les acheteurs, directement sur place, présélectionnent les usines en organisant des visites, afin d'évaluer leur environnement et leur processus de fabrication. Cette proximité améliore les relations avec les fournisseurs et favorise l'obtention des meilleurs prix du marché, tout en préservant la qualité du service. Disposer d'un collaborateur local sur place offre aussi la possibilité de mieux contrôler la chaîne logistique jusqu'à la livraison finale (transport et dédouanement). La rémunération de BME est supportée par le fournisseur chinois qui souhaite s'implanter en France auprès d'entreprises dynamiques.

Enfin, la troisième étape concerne la rédaction de l'appel d'offres. Classiquement, celui-ci comprend plusieurs volets : la présentation de la consultation, ses objectifs et la date limite de réception des offres, un accusé de réception et un ''cahier des clauses techniques'' détaillant le déroulement du processus de mise en concurrence, le cahier des charges, les conditions commerciales et un questionnaire à remplir par les candidats. L'analyse de ces éléments conduit à une première sélection, sur la base des critères éliminatoires préalablement déterminés. Une seconde lecture permet de départager les candidats toujours en lice suivant d'autres facteurs tels que la qualité du produit, l'analyse du coût global et des conditions commerciales, les délais et la solidité financière des soumissionnaires. Ceux qui sont retenus en short-list entrent alors dans la phase de négociation.

Sur quels critères négocier ?

Pour négocier, il est nécessaire de respecter une méthodologie, que l'on pourrait découper en trois étapes-clés. La première consiste à collecter un maximum d'informations sur le candidat. Pour cela, il est possible de consulter l'historique des achats et les évaluations antérieures, si l'entreprise est déjà référencée. Si ce n'est pas le cas, il convient d'enquêter, auprès de sources différentes, afin de rassembler des éléments sûrs et vérifiés, quant aux capacités de production, aux ressources humaines, à l'application des lois en vigueur, à la démarche RSE, etc. Ensuite, il est nécessaire de lister des objectifs pour chacun des critères déterminant le choix du fournisseur. La troisième étape est la négociation en face-à-face. À chacun sa méthode : procéder point par point permet de traiter en entonnoir les sujets les moins complexes pour terminer par les points d'achoppement, ou adopter une approche plus globale dans le cadre d'un échange moins formalisé.