7 conseils pour être moins débordé

Si les salariés français se sentent de plus en plus débordés, c'est encore plus vrai pour les managers. "Les managers commerciaux subissent des sollicitations multiples, de la part de leurs forces de vente, de la direction et des clients", explique Leïla Céline Ramdani, fondatrice d'Allor, société de coaching sur la gestion du temps de travail. En outre, toujours selon l'experte, "la révolution digitale a eu plus d'impact que la révolution industrielle, dans la vie quotidienne et dans l'entreprise : elle a comme 'accéléré' le temps. Avec les smartphones, c'est la première fois dans l'histoire que le temps de communication devient instantané, que nous avons accès immédiatement à ce que nous voulons et à un nombre infini d'interlocuteurs, sans frontière géographique."

Dès lors, le temps en entreprise n'est pas suffisant pour avoir accès à toute l'information disponible, ni pour répondre instantanément à toutes les demandes. "Il y a trente ans, un directeur commercial n'avait généralement qu'une sollicitation à la fois, en face-à-face ou par fax. Désormais, il peut en avoir trente en une heure. La multiplication des outils de communication dans l'entreprise est censé aider mais elle accélère souvent le sentiment de débordement".

1. Se rendre compte qu'on ne peut pas tout faire

Pour commencer, il est nécessaire d'opérer un "décalage", de se rendre compte qu'on n'obtiendra jamais toutes les informations disponibles sur ses clients ou ses concurrents car nous n'en avons physiquement pas le temps. "La plupart des gens ne se le disent pas et continuent de faire comme avant", souligne l'ancienne manager.

De plus, dans certains cas, certaines personnes peuvent se retrouver prises dans une spirale qui les pousse à en faire toujours plus dans certaines tâches, quitte à en délaisser d'autres. "Un directeur commercial peut ainsi passer la journée à enchaîner les rendez-vous, quand il remporte des contrats, il devient euphorique et continue à un rythme effréné, mais peut se retrouver épuisé, à la fin de la journée, avec cent mails non lus. Et des tâches qu'il va devoir boucler très tard, ce qui devient infernal", prévient l'experte.

2. Reprendre le contrôle de sa journée

Une fois que l'on a pris conscience de ces mécanismes, il est plus facile de reprendre le contrôle, "non pas du temps, mais du pilotage se sa journée de façon concrète". La fondatrice d'Allor précise qu'aucun conseil n'est valable pour tout le monde : ce sont des pistes à explorer.

Dans tous les cas, la majeure partie de notre agenda est souvent dictée par des injonctions extérieures. "A la fin de la journée, de la semaine, voire de l'année, si on se laisse piloter par les injonctions et les demandes extérieures, on oublie ses propres objectifs. J'ai en tête l'exemple d'un directeur commercial nouvellement promu qui voulait absolument faire des réponses parfaites à toutes les demandes de sa hiérarchie, au point qu'il en a oublié ses propres objectifs, alors qu'il aurait pu se contenter de répondre plus sommairement pour se consacrer à ses vrais enjeux", affirme Leïla Céline Ramdani. De la même façon, il peut arriver d'être piloté par le client le plus demandeur mais pas le plus stratégique.

S'il serait illusoire de penser que l'on peut avoir une action sur l'ensemble de son agenda, il faut réussir à identifier ses leviers d'action. "Optimiser 10% de son temps, cela revient à un mois sur l'année", souligne-t-elle. Ce qui est, au final, une durée conséquente.

3. Fixer une durée à chaque action

Leïla Céline Ramdani conseille de commencer par attribuer à chacune de ses actions une durée et un objectif précis. "Quand vous ouvrez vos e-mails, vous pouvez vous dire que vous allez y consacrer trente minutes, pas plus. Votre objectif : avoir un aperçu global de votre boîte de réception à ce moment-là et répondre aux deux demandes les plus importantes", conseille-t-elle.

Cela vaut aussi pour les interactions avec ses différents interlocuteurs. Si un de vos commerciaux ou clients vous sollicite sans cesse, il peut être utile de lui fixer un point régulier à heure fixe d'une certaine durée (dix minutes par jour, trente minutes par semaine...). Le but ? Anticiper ses interactions et ne pas être sur-sollicité le reste du temps.

4. Fonctionner par versions successives

Il peut arriver que la durée prévue pour une action ne suffise pas pour la réaliser de façon optimale. Il faut, dans ce cas, apprendre à agir par versions successives : "On peut par exemple prévoir une heure pour réaliser son budget, illustre l'experte. Si on a plus de temps pour en faire une version plus détaillée ultérieurement, on pourra se programmer un nouveau créneau, mais au moins il existe déjà une version présentable."

5. Indiquer dans l'objet de chaque e-mail ses objectifs

On aussi peut gagner du temps, quand on sollicite un interlocuteur, en indiquant d'emblée son objectif . "Quand on écrit un e-mail, mieux vaut indiquer dès l'objet le motif, la date souhaitée de rendez-vous ou de retour. En outre, dans le corps du texte, inutile de détailler ce que l'on va dire en rendez-vous. Si on écrit tout, on y passe trop de temps, alors que ce sera justement l'objet du rendez-vous", estime-t-elle.

6. Changer de posture

Tous ces conseils ont le même prérequis : changer de posture. "Souvent, ces conseils relèvent du bon sens. Ce qui est compliqué, c'est de bouger sa posture, relève Leila Céline Ramdani, par ailleurs titulaire d'un diplôme de l'EDHEC et d'un Master en psychanalyse. Quand nous sommes habitués à être uniquement réactifs, c'est compliqué d'adopter un comportement dans l'anticipation. Le but ultime est vraiment d'adopter une autre posture en fonction de qui on est, et de mettre en oeuvre les astuces qui marchent pour soi".

Dans chaque situation, il est intéressant de se demander quel serait le résultat idéal pour nous, afin d'agir en conséquence et d'être plus clair avec ses interlocuteurs.

7. Aider ses équipes à faire de même

De leur côté, les commerciaux peuvent aussi se retrouver débordés. Le rôle d'un manager est alors de les aider à surmonter cette difficulté. "Il peut commencer par questionner systématiquement la personne : combien de temps compte-t-elle mettre sur le dossier, quand pense-t-elle le terminer... Si vraiment c'est trop compliqué, il peut la guider en lui disant que le dossier devrait prendre environ tant de temps, en demandant quel créneau elle peut bloquer dans son agenda... En fait, l'agenda est un prétexte pour forcer le collaborateur à prendre des décisions, car c'est souvent le point de départ pour faire bouger plus en profondeur la posture".

Dans tous les cas, pour les commerciaux comme pour les managers, il est important de faire en fonction de sa personnalité. Et de ne jamais perdre de vue ses objectifs.