Solutions e-achats: les bons réflexes pour choisir juste

57% des entreprises s'estiment bien informées sur les solutions e-achats existantes, selon l'étude e-achats 360° réalisée par IMA et Demat-Infos en 2015. Un score certes rassurant. Mais lorsqu'il s'agit de se lancer dans une démarche d'acquisition d'un tel produit, l'initiative reste souvent un véritable casse-tête. Quelle offre faut-il privilégier? Comment être sûr de ne pas faire fausse route? Une approche méthodique, étape après étape, sans négliger les réflexions de fond associées, permet de tenir les écueils et mauvaises expériences à distance.

Un parcours gagnant dans ce domaine commence très en amont. La question de l'appel d'offres revêt un caractère déterminant. "Très souvent dans ces cas, le projet s'inscrit dans une culture du changement technologique beaucoup plus global. Il faut avant toute chose communiquer sur ses intentions auprès des collaborateurs. Dans un deuxième temps, il faut lister l'existant, détailler ce que contiennent l'ERP et les autres systèmes en place, faire des choix entre ce qu'on garde en interne ce qu'on décide d'externaliser. Après cette démarche, on pourra identifier plus facilement les manques", explique Olivier Audino, directeur général de Buy Made Easy, cabinet de conseil spécialisé dans les achats.

Connaître ses objectifs

Si le cahier des charges doit être le plus exhaustif possible, certains spécialistes attirent l'attention sur les dangers d'un niveau de détail d'emblée trop important. "Nous n'attendons pas d'un appel d'offres un descriptif fin, mentionnant l'ensemble des fonctionnalités, mais surtout de connaître le contexte et les objectifs de l'entreprise, ainsi que la situation finale à laquelle elle aspire à l'issue de l'acquisition et de l'implémentation de la solution. Le rythme du déploiement, le nombre d'utilisateurs ciblé par exemple sont des éléments à connaître", indique Patrick de Coucy, directeur général de l'éditeur de solutions e-achat BravoSolution. Quel est le but? Est-ce de gagner en maturité au niveau des achats, de réaliser des gains? La vision la plus aboutie possible de ces objectifs est nécessaire. "En tant que conseiller, nous comprendrons d'autant mieux quels sont les axes importants à respecter dans le choix de la solution si les réponses à ces questions sont claires", poursuit Patrick de Coucy.

Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet de conseil AgileBuyer, recommande, quant à lui, de ne pas négliger une autre étape, avant l'appel d'offres : la phase de RFI (Request for information). Le but est de faire une première sélection assez large des types de logiciels existants. "L'idée est d'aboutir à une liste de deux, trois ou quatre acteurs au maximum pour l'appel d'offres. Sans l'étape RFI, le risque est soit d'avoir trop de réponses à analyser, soit de passer à côté de sujets intéressants", assure-t-il, en précisant qu'il est ensuite essentiel de partir de son besoin et non pas de ce que le marché propose.

Les entreprises qui se lancent dans une telle démarche savent qu'elle peut apporter des gains. Mais il existe de nombreux cas de figure. "Certaines suivent un cap d'emblée très clair. Elles se montrent directives, veulent vérifier des critères précis. D'autres connaissent la destination mais ne savent pas quel chemin emprunter pour l'atteindre. Il importe de prioriser avant tout les choses, de les accompagner dans leur réflexion, d'identifier les ordres de grandeur, les leviers à activer pour réaliser des gains", note Franck Le Tendre, directeur général de l'éditeur de solutions e-achats Synertrade.