GED - Gagner en efficacité dans la gestion quotidienne

Trouver chaussure à son pied

Pour faire d'une solution de GED un véritable atout synonyme d'optimisation des tâches, plusieurs critères sont bien sûr essentiels. Au-delà du prix, les possibilités de classement et d'indexation, la compatibilité avec les systèmes d'information et l'évolutivité de l'éditeur figurent parmi les éléments à prendre en compte pour trouver l'outil idéal, adapté à sa situation.

Anne Letort

"Il est surtout important de souligner qu'il n'existe pas une mais plusieurs typologies de GED, correspondant chacune à un objectif précis. Une compagnie d'assurances ne sélectionnera pas le même type de solution qu'une équipe projet ou une entreprise aéronautique car leurs besoins sont totalement différents", précise Anne Letort, consultante GED chez Sollan. Du côté de l'équipe projet, on privilégiera un logiciel adapté aux besoins de partage et de travail collaboratif.

Des systèmes comme Sharepoint ou Liferay seront tout à fait conformes aux attentes, en raison de leur possibilité de définir des groupes d'utilisateurs pour la production de documents et d'échanger de l'information interne et externe. Les fonctionnalités relatives à la co-élaboration de contenus comme le verrouillage des documents en cours de modification et la conservation des versions prendront une importance toute particulière.

Dans le cas de la compagnie d'assurances, l'outil devra gérer les pièces justificatives relatives aux sinistres. L'aspect gestion de dossiers électroniques ou case management, qui est susceptible d'intervenir tout au long de la vie du dossier, sera prioritaire. Efalia ou Docubase paraissent ainsi tout à fait adaptés. On utilisera notamment les fonctions de dépôt et d'acquisition des pièces externes qui permettront la validation de la complétude du dossier traité et d'assurer sa consultation à partir de l'outil métier en automatisant l'envoi en archivage.

La problématique est également tout autre dans le cas de la société oeuvrant dans le secteur aéronautique, qui est nécessairement soumise à des contraintes de processus qualité importantes synonymes de modalités spécifiques demandant de diffuser le bon document à la bonne personne au bon moment. Des solutions de gestion de référentiels documentaires seront alors privilégiées comme le proposent Archimed ou Ennov. Elles assurent le processus de diffusion au travers de mécanismes de recherche avancée et alertent l'utilisateur de la mise à jour de ses documents de référence. "Pour Snecma, l'un de nos clients, nous avons implanté un système indiquant quelle procédure mettre en place pour chacune des pièces répertoriées. L'entreprise dispose d'ateliers avec des données de suivi et d'utilisation correspondant à chaque pièce. Il s'agit d'une logique consistant à savoir à quel moment les personnes vont accéder à telle ou telle information. L'industrie se montre généralement intéressée par ce type d'approche", illustre Paul Terray.

Offres modulables

Arnaud Merlet, Sage

Sage, le leader du marché des solutions intégrées de comptabilité et de paie, a également apporté sa part d'innovation en lançant il y a quelques mois Sage 100 Document i7. Caractérisée par ses capacités d'accès à distance, en situation de mobilité, l'offre se distingue des solutions de GED classiques en cherchant à se focaliser sur l'organisation des flux d'information "dans le but de faire gagner les entreprises en efficacité et réduire leurs coûts de fonctionnement", souligne Arnaud Merlet, directeur marketing et produits au sein de la société. Cette solution est accessible en mode SaaS ou on premise et conçue pour être complétée par deux offres modulables. La première, Sage Document Écosystème, permet à l'ensemble de l'écosystème d'une entreprise (fournisseurs, clients...) de contribuer à la gestion des documents directement dans un espace dédié. La seconde, Sage Document Workflow, fluidifie les processus métiers en instaurant des cycles de traitement et de validation des documents, informant en temps réel les parties concernées de l'évolution des documents. Les bons de livraison, bons de commande, factures, devis, états comptables peuvent ainsi entrer dans un processus de validation notifié et signé.

La quête vers toujours plus d'efficacité conduit par ailleurs les acteurs à innover. Éric Jamet, directeur marketing de Tessi Documents Services, assure qu'à l'avenir, les offres de GED intégrant de l'analyse prédictive avec l'envoi d'offres personnalisées seront de plus en plus demandées. Une évolution qui suppose l'intégration de calculs importants, des solutions big data avec des solutions de stockage volumineux très bien structurées.