[Retour d'expérience] La mairie de Vitry-sur-Seine optimise sa gestion de marchés grâce à la dématérialisation

Il y a 6 ans, la mairie de Vitry-sur-Seine (Val-de-Marne) a opté pour les solutions logicielles d'ACR Réseaux d'information, mises en place au sein du service administratif des directions de l'architecture et des espaces verts, afin d'assurer la gestion et le suivi des dossiers d'instruction. "La particularité du système de validation a retenu notre attention, ainsi que l'excellence de la base de stockage et la capacité du suivi d'activité et d'actualisation des documents", souligne Olivier Filippini, chef du service administratif de la direction architecture de la mairie de Vitry-sur-Seine.

La plateforme utilisée au quotidien simplifie ainsi la gestion des marchés: la plateforme ACR Ri gère le cycle complet de l'instruction, jusqu'à la notification du marché, et dématérialise tous les documents associés (pièces administratives telles que le CCAP ou l'acte d'engagement, ainsi que les pièces techniques comme les plans).

Concrètement, le responsable administratif déclare un nouveau marché, saisit le calendrier d'instruction, enregistre les pièces administratives puis dépose les documents nécessaires à l'instruction. Le dossier est examiné et validé par les différents intervenants selon un cycle prédéterminé, avant d'être examiné au niveau du conseil municipal. Cette plateforme collaborative ne se limite pas au suivi administratif. Au niveau opérationnel, une fois le marché attribué, le chargé d'opération peut constituer un annuaire des intervenants de l'affaire et disposer d'une armoire numérique pour stocker et échanger les dossiers avec des tiers.

"La plateforme a été conçue avec différents modules, chaque module assurant une fonction particulière, précise Olivier Filippini. L'intérêt est que ces modules sont interconnectés, cela permet, par exemple, de lier très facilement et surtout très rapidement les entreprises aux affaires." Meilleur accès à l'information, optimisation des procédures, suivi en temps réel: autant d'avantages apportés par cette démarche de dématérialisation.