Évaluer les Achats?: quels bénéfices et quels objectifs?

Il existe un certain nombre de raisons pouvant expliquer qu’une organisation traîne les pieds pour évaluer les Achats. La plus courante est peut-être le manque de ressources et d’informations.

Il y a aussi souvent un coupable plus simple?: la complaisance, il peut être tentant de se dire «?si ce n’est pas cassé, pas la peine de réparer?». Cette vision court-termiste oblige les équipes Achats qui sont déjà en difficulté à essayer de s’en sortir avec moins de ressources et moins d’engagement de la part de l’organisation.

Les entreprises qui n’ont pas les ressources nécessaires pour évaluer les Achats sont souvent celles qui en profiteraient le plus. Même une évaluation rapide de l’état actuel des Achats peut permettre d’identifier des opportunités d’économies tout en mettant au jour des processus inefficaces. Par exemple, une évaluation peut révéler qu’avec les récentes activités de fusion et d’acquisition, la fonction est mal équipée pour servir l’entreprise. Si elle est menée de manière appliquée et stratégique, l’évaluation montrera également comment le service Achats peut affiner son approche.

Pourquoi évaluer les Achats??

Si l’évolution du marché et des objectifs stratégiques de l’entreprise stimule souvent le besoin d’amélioration, il arrive que les processus et les outils deviennent tout simplement obsolètes. Prenons par exemple une équipe Achats qui s’est attachée à un modèle unique pour ses appels d’offres. Bien que ce modèle ait pu être idéal dans une catégorie particulière ou pour un fournisseur particulier, il est possible (voire probable) qu’il soit devenu moins utile avec le temps. Il inclut peut-être aujourd’hui des informations redondantes, non pertinentes ou tout simplement incorrectes. Un simple examen des pratiques de conception et d’administration des appels d’offres peut permettre d’identifier ces problèmes négligés et de fournir des solutions pour adapter les processus afin de répondre aux besoins actuels.

Dans le cadre d’une initiative de transformation globale, évaluer les Achats et leur maturité peut également fournir les informations nécessaires pour sélectionner les technologies et partenaires appropriés. Si l’entreprise ne prend pas le temps d’évaluer les Achats correctement, comment savoir si les technologies utilisées répondent aux besoins actuels ?

Même en phase de croissance, les entreprises se retrouvent souvent à laisser les Achats de côté. Prendre le temps de procéder à une évaluation de la maturité permettra de:

• Réaligner les Achats avec le reste de l’organisation
• Rouvrir les lignes de communication nécessaires
• Revoir les activités achats qui nécessitent une attention particulière.

Comme toute autre activité d’amélioration, l’évaluation des Achats doit être orientée vers des objectifs clairs et être mesurable. La mesure des résultats doit permettre de trouver un équilibre entre facteurs qualitatifs et quantitatifs.

Objectifs potentiels

Votre organisation peut avoir en tête certains ou l’ensemble des objectifs suivants?:

• Mieux aligner les Achats pour servir les stratégies à l’échelle de l’organisation
• Identifier les possibilités de réduction des coûts
• Évaluer la compétitivité par rapport aux normes du marché
• Comprendre dans quelle mesure les processus, les outils et les workflows actuels répondent aux besoins des Achats
• Déterminer l’efficacité des processus pour la gestion des risques et la mise en conformité
• Définir des processus offrant la visibilité, les informations et la transparence nécessaires pour piloter chaque étape des cycles achat-finance

Définir de vos critères de réussite

Votre organisation doit ensuite définir les «?unités de mesure?» correspondant au respect de ces objectifs. Prenons l’exemple de l’identification d’opportunités actionnables de réduction des coûts :

• Comment votre organisation définit-elle le terme «?économies »??
• Comment votre organisation définit-elle le terme « actionnable »??
• Quels sont les autres facteurs qui dépendent des économies??
• Y a-t-il d’autres objectifs dont dépendent les réductions de coûts??

Votre évaluation doit aboutir à deux conclusions avant que vous ne puissiez vous engager sérieusement dans une évaluation des Achats. Tout d’abord, vous devez établir les questions auxquelles vous voulez répondre. Ensuite, vous devez définir à quoi ressembleront les réponses et pourquoi elles auront un sens pour l’organisation. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’une évaluation pourra conduire à une transformation globale et réussie des Achats.

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