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Comptabilité fournisseurs : comment l’optimiser grâce à la digitalisation ?

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L’équipe en charge de la comptabilité fournisseurs s’occupe de suivre, saisir et traiter les opérations entre les fournisseurs et l’entreprise. Étroitement liés, les comptables fournisseurs et clients participent au suivi et à la gestion des dépenses de l’entreprise et ont pour objectif final la maîtrise des coûts de gestion.

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Voici comment poser les bases et optimiser la comptabilité fournisseurs dans votre entreprise.

Comptabilité fournisseurs : comment l’optimiser grâce à la digitalisation ?

L’équipe en charge de la comptabilité fournisseurs s’occupe de suivre, saisir et traiter les opérations entre les fournisseurs et l’entreprise. Étroitement liés, les comptables fournisseurs et clients participent au suivi et à la gestion des dépenses de l’entreprise et ont pour objectif final la maîtrise des coûts de gestion. Voici comment poser les bases et optimiser la comptabilité fournisseurs dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs (aussi appelée Account Payables en anglais) est l’ensemble des techniques comptables qui enregistrent les opérations entre une entreprise et ses fournisseurs. La comptabilité fournisseurs permet de traiter l’ensemble des factures qui proviennent des fournisseurs. En fonction de la taille de l’entreprise, cette équipe peut être rattachée à la Direction Financière ou être autonome. Elle gère les factures fournisseurs et leur rapprochement au bon de commande et au bon de réception. Ce processus s’inscrit plus largement dans la gestion des flux de trésorerie de l’organisation. C’est pour cette raison que l’équipe de comptabilité fournisseurs travaille de pair avec les équipes Achats.

Lorsque des perturbations d’activité surviennent, la première question que se posent de nombreuses entreprises est de savoir si elles continueront d’être payées par leurs clients et si par conséquent elles pourront payer leurs fournisseurs. C’est à ce moment-là que la comptabilité fournisseurs prend toute son importance. Et plus particulièrement son automatisation.

En examinant le processus de comptabilité fournisseurs dans son ensemble, il est facile de voir où – et dans quelle mesure – un flux digitalisé peut augmenter considérablement la productivité et assurer la continuité des activités. La comptabilité fournisseurs, qui joue un rôle crucial pour assurer la santé financière d’une organisation, ne peut pas être aussi efficace avec des processus manuels et des supports papier. Dans certains cas extrêmes de perturbation des activités, par exemple lorsque le télétravail est subitement imposé, le processus se révèle impossible à suivre. Sans la digitalisation de la comptabilité fournisseurs, les processus ne sont pas optimisés, les risques d’erreurs et de perte de documents sont nombreux, des opportunités de remises sont manquées et la relation fournisseurs peut se dégrader.

Le processus de comptabilité fournisseurs

Au-delà du maintien des flux de trésorerie, l’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs permet également d’assurer la continuité des activités de l’entreprise, limiter le risque d’erreurs, gagner en efficacité et en visibilité, supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et éclairer la prise de décision. En analysant les étapes clés de votre processus de comptabilité fournisseurs, vous serez en mesure d’évaluer vos besoins et vos options en termes de digitalisation.

Les étapes clés du processus de comptabilité fournisseurs

1. Bons de commande

Les bons de commande sont des documents envoyés par les acheteurs aux fournisseurs détaillant une demande de biens et services nécessaires pour répondre aux besoins d’une entreprise. Un bon de commande comporte au minimum:

  • Une description des biens ou des services commandés
  • La quantité
  • Le prix
  • Des informations supplémentaires telles que les remises et les conditions de paiement

Dans un processus de commande efficace et optimisé, les bons de commande seront également transmis aux équipes de comptabilité fournisseurs. Les bons de commande peuvent fournir à la Direction Financière une visibilité supplémentaire sur les engagements de dépenses.

2. Réception des produits et services

Avant qu’une facture ne soit payée, vous devez valider la réception de ce qui a été commandé. En d’autres termes, l’entreprise a-t-elle obtenu ce qu’elle demandait?? Un bon de réception est complété pour détailler ce qui a été effectivement livré à l’entreprise. Il doit inclure des informations telles que la date et l’heure de livraison, l’expéditeur, la description/quantité de l’article, l’état de l’article et le numéro du bon de commande.

Cette étape est nécessaire pour permettre le rapprochement du bon de commande à la facture et peut être optimisée et accélérée grâce à la digitalisation.

3. Traitement Factures

Après avoir accusé réception des biens ou des services commandés, arrive l’étape du traitement de la facture. Les factures sont envoyées à la fois en format papier et électronique. Le paiement en temps et en heure de ces factures est essentiel pour assurer de bonnes relations entre l’entreprise et ses fournisseurs et éviter des pénalités de retard.

4. Paiements et tenue de registres

Une fois les étapes précédentes complétées, le paiement peut être effectué. Le comptable ou l’équipe Finance traitent les paiements en veillant à ce que tous les escomptes applicables soient inclus, en impactant les budgets concernés et en tenant les registres.

Pour chacune de ces 4 étapes, un processus digitalisé de comptabilité fournisseurs intégrant le 3 ways matching* permet de :

  • Faire correspondre automatiquement la facture au bon de commande et de réception
  • Accélérer le temps de traitement des factures
  • Limiter les risques d’erreurs
  • Identifier les éventuelles fraudes
  • Éliminer les écarts
  • Simplifier les contrôles internes, l’audit et la comptabilité

* Le 3 way matching garantit que les informations de facturation correspondent à celles de la commande ainsi qu’à celles du bon de réception.

Comment la digitalisation peut-elle aider la comptabilité fournisseurs??

L’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs offre de nombreux bénéfices métiers :

  • Une visibilité totale sur les données Achats (commandes, réceptions, factures)
  • Des données à jour disponibles en temps réels sur une plateforme unique
  • La suppression des tâches manuelles à faible valeur ajoutée et des supports papier
  • La mise sous contrôle des dépenses
  • La diminution du risque d’erreurs
  • L’accélération du traitement des factures et des paiements
  • La diminution des coûts de traitement
  • Des relations pérennes entre l’entreprise et ses fournisseurs
  • Une meilleure gestion des flux de trésorerie

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