Prestations intellectuelles: le point sur des achats bien spécifiques

Les achats de prestations intellectuelles représentent environ 20% de la masse totale des achats. Tel est le constat dressé par le premier baromètre dédié aux achats de prestations intellectuelles, lancé en cette fin d'année par le Club des Acheteurs et Décision Achats. Cette famille d'achats nécessite, de la part des acheteurs, une très bonne maîtrise des différents enjeux métiers de l'entreprise, au risque qu'elle leur échappe et demeure entre les mains des clients internes. Les résultats du baromètre, détaillés ci-dessous, sont issus des réponses de 214 professionnels des achats, interrogés par mail entre le 5 octobre et le 6 novembre, issus des secteurs de la banque/finance, industrie et transport, dont 45% travaillent pour des entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse les 500 millions d'euros.

Un volume d'achats et un taux de couverture plutôt faibles

Pour 35%, le volume d'achats de PI annuel représente moins de 10 millions d'euros. Ces achats sont supérieurs à 100 millions d'euros pour 21% des répondants. À noter que 8% ignorent le montant de ces dépenses. Le taux de couverture de ces achats est assez faible puisqu'une majorité des répondants (31%) déclare qu'il est inférieur à 25%. 15% ignorent même le montant de ce taux. Dans les entreprises dont le CA excède 500 millions d'euros, plus de 50% des répondants estime le taux de couverture entre 50 et 80%, bien loin donc des 31% de la moyenne.

Des acheteurs en majorité spécialisés

Plus de la moitié, soit 57%, sont des acheteurs spécialisés, contre 43% de généralistes. Dans les entreprises qui affichent un CA supérieur à 500 millions d'euros, la part des spécialistes grimpe à 61% contre 39% de généralistes. Un résultat logique au vu de la spécificité croissante de ces achats, notamment dans des domaines comme la communication, le marketing ou le digital. On peut imaginer que ces acheteurs vont devenir de plus en plus être spécialisés.

Des acheteurs intégrés dans la stratégie amont

Si les acheteurs n'ont pas encore de vision globale des dépenses pour la prestation intellectuelle, ils sont bien présents dès le départ dans l'expression des besoins des clients internes. 77% des répondants déclarent accompagner leurs donneurs d'ordres, un chiffre qui passe à 83% dans les grandes entreprises. 61% organisent des rencontres informelles avec des prestataires avant de lancer la consultation. Un chiffre élevé qui montre bien que le souhait des achats est de se positionner très tôt dans le processus pour sélectionner les offres qui correspondront le mieux aux besoins internes. C'est ce travail qui permettra de bâtir l'indispensable cahier des charges. D'ailleurs, le cahier des charges doit être détaillé pour 91% des répondants. Il tend de plus en plus vers une orientation besoins fonctionnels et non plus solutions.

Quelle méthode de sourcing?

74% des répondants privilégient la recommandation de leurs clients internes, 61% leur réseau d'acheteurs et 60% Internet en général. Les réseaux sociaux et la presse sont également utilisés en plus faible proportion. 67% des acheteurs privilégient des fournisseurs spécialistes contre 33% des généralistes. Enfin, sans surprise, le prix demeure un critère déterminant dans le choix d'un prestataire pour 65% des acheteurs, dont 6% considèrent ce critère comme étant "très important". Dans les grandes entreprises, ce résultat grimpe à 75%. 60% des répondants déclarent partager ces informations relatives au prix avec les prestataires, alors que 40% ne le souhaitent pas. Un résultat qui s'explique en partie par le caractère immatériel de ces achats liés aux ressources humaines, qui nécessitent au préalable que l'entreprise ait bien identifié les différents profils de consultants afin de déterminer le coût journalier par profil et d'exprimer la charge de travail en nombre de jours.

Une politique référencement plutôt bien établie

56% des répondants ont une politique de référencement dans leur entreprise, un résultat qui grimpe à 66% dans les grandes entreprises. 44% n'en ont pas. Un résultat partagé qui peut s'expliquer par le fait que ces achats touchent l'ensemble de l'entreprise. La problématique est donc de déterminer ce qu'il convient ou non de référence. 68% se déclarent satisfaits de leur politique de référencement quand 32% souhaiteraient des réajustements."Le référencement peut faire perdre en agilité. Ce qui se passe dans le CRM, on va le vivre dans le SRM, on se dirige tout droit vers l'hyper-segmentation des fournisseurs avec des catalogues en silos. Il faut prendre du recul sur les cycles et les business models et établir un référencement décloisonné. Là est la valeur ajoutée de l'acheteur", prévient Patrice Tiolet, ancien directeur achats d'Europcar converti au consulting.

Dans la gestion du panel, on apprend ainsi que le référencement ouvert et renouvelé en fonction des besoins des clients internes est adopté par 41% des répondants (45% dans les grandes entreprises) et que 32% pratique le sourcing ouvert (un chiffre qui chute à 25% dans les grandes entreprises, où le concept a du mal à faire son nid). 27% des répondants pratiquent de leur côté le référencement fermé qu'ils renouvellent régulièrement.

Stratégie avale : quid des success fees ?

La pratique des success fees, qui permet d'insérer une part de rémunération variable dans le contrat, versée ou non en fonction de l'atteinte d'objectifs fixés avant le lancement de la mission, est encore émergente dans cette famille d'achats. Si en moyenne 35% des répondants pratiquent les success fees, 64% ne les mettent pas en place. Dans les grandes entreprises la pratique est plus développée (42%). Les critères les plus cités dans la mesure de la performance d'une prestation sont la qualité des livrables, le respect des délais, l'atteinte des objectifs, la conformité des coûts, le CA supplémentaire généré, la réactivité et la force de proposition, l'implication, les compétences techniques... Les success fees ne doivent pas détourner de la mission. Il vaut mieux s'engager bilatéralement sur la réussite du projet, qui doit être mesurable et simple, au risque de passer plus de temps à mesurer les KPI que la réussite du projet et ce qu'apporte la mission de conseil.

Enfin, pour conclure sur les résultats de ce baromètre, 25% des répondants déclarent externaliser certains achats de prestations intellectuelles. Les familles concernées sont d'abord la communication et le marketing (52%), les RH (39%), les SI/télécom (36%) et le bureau d'étude (36%). L'achat de ressources externes doit se faire avec les RH pour se poser les questions des enjeux : l'entreprise recherche-t-elle de l'innovation ? de la capacité à faire ? un potentiel d'industrialisation ? "Les achats ont vocation à faire se poser les bonnes questions, à arbitrer entre ce que l'entreprise doit faire elle-même et ce qu'elle doit externaliser. Le risque de décapitalisation devient majeur quand trop de tâches sont externalisées", avertit Isabelle Catry, consultante achats et sourcing chez Sia Partners.

En matière de PI, la sécurisation, la performance financière mais également la massification sont dépassées. "À l'avenir il va y avoir beaucoup plus de prestations intellectuelles à acheter, parce que les Millennials ne se projettent pas dans les grandes entreprises. Ce sont des talents qu'il faudra rechercher à l'extérieur et sous différentes formes, car les besoins sont différents", conclut Isabelle Catry.