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Déjeuner fournisseur: 10 règles à respecter

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Le déjeuner fournisseur est un exercice incontournable pour tout acheteur. Au-delà de son aspect convivial, il convient de ne pas oublier que ce repas reste avant tout un rendez-vous professionnel, qui obéit à des règles bien précises. Voici les points à ne pas oublier. Un diaporama Décision Achats. Textes: Olivier Wajnsztok, directeur associé d'AgileBuyer.

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Définissez les règles d'acceptation des déjeuners en amont

Avant d'accepter un déjeuner fournisseur, vérifiez les règles définies par la politique interne de votre entreprise sur ce sujet. Du refus systématique aux invitations interdites uniquement pendant les périodes d'appel d'offres, les approches sont très variées selon les sociétés.

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Quel standing pour quel contexte?

Brasserie ou restaurant étoilé? Selon le type d'établissement choisi, le coût du déjeuner ne sera pas le même. Là encore, mieux vaut s'assurer des règles établies par l'entreprise, dans la même logique de celles concernant les "cadeaux fournisseurs". Si le déjeuner est organisé dans le cadre d'un déplacement sur le site du fournisseur, mieux vaut anticiper et informer ce dernier des règles en vigueur.

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Adaptez le repas aux interlocuteurs

Si l'acheteur est à l'initiative du repas, il veillera à se renseigner auprès du secrétariat afin de savoir si son interlocuteur suit un régime particulier ou bien s'il est sujet à des allergies. Attention également au facteur culturel, notamment si votre invité est originaire d'un pays non européen.

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Consommation d'alcool: restez vigilant

S'il est bien évidemment déconseillé de consommer de l'alcool en quantité, prendre un verre de vin est accepté, notamment dans des secteurs d'activité comme l'agroalimentaire, l'hôtellerie ou le BTP. L'étiquette veut que le choix des vins incombe à celui qui reçoit.

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Les sujets pouvant être abordés

Mieux vaut éviter les sujets sensibles, tels que la politique, la religion ou l'argent. Quant aux sujets relatifs à la vie privée, ils doivent être utilisés pour faire passer des messages concernant la sphère professionnelle (par exemple valoriser vos qualités de manager). Pensez à féliciter votre fournisseur si son entreprise a connu des succès récents.

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La préparation des sujets à aborder

Malgré son caractère récréatif, n'oubliez pas que le déjeuner doit servir à aborder des sujets précis, avec des objectifs bien définis. Il est préférable d'éviter de sortir des documents à table, mais si cela s'avère nécessaire, veillez à le faire avant l'arrivée du plat ou au moment du café.

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Quand aborder les différents sujets?

Jusqu'à l'entrée, misez sur les "small talks", c'est-à-dire les sujets légers tels que la météo, la décoration du restaurant, afin de détendre l'atmosphère. Les sujets business seront abordés pendant le plat principal, afin d'avoir le temps d'atteindre les objectifs que vous vous serez fixés. Le repas ne doit pas s'éterniser: une heure et demie au maximum.

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Restez concentré sur les sujets business

Lors d'un repas, les conversations peuvent porter sur des sujets très variés. Ne perdez donc pas de vue vos objectifs: n'oubliez pas qu'un repas d'affaires reste une réunion déguisée.

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Qui paye?

Généralement, celui qui lance l'invitation règle la note. Dans le cas d'un déjeuner fournisseur, il est rare que l'acheteur paye, mais cela reste possible dans le cadre d'une visite de site ou d'un séminaire. Attention, la politique de l'entreprise sur les déjeuners fournisseur peut également imposer que l'acheteur règle la moitié de la note. Mieux vaut alors prévenir son interlocuteur en amont.

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Retracez les échanges

Après le déjeuner, il est utile d'adresser un mail au fournisseur pour le remercier, mais aussi pour poser par écrit les points qui ont été abordés et/ou décidés. Nul besoin de faire un compte rendu de réunion formel pour autant.


Retrouvez l'intégralité de l'article "Déjeuner fournisseur: 10 règles à respecter" dans le numéro 187 de Décision Achats (novembre 2015).

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