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Favoriser la mobilité pour plus de productivité

Publié par le | Mis à jour le
Favoriser la mobilité pour plus de productivité

Télétravail depuis son domicile, déplacements professionnels, trajets domicile-lieu de travail... Tous les salariés des entreprises sont aujourd'hui mobiles. Une mobilité qui peut être synonyme de productivité si les bons outils sont mis à la disposition des employés. Qui n'attendent que ça.

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Productivité, rapidité, simplicité, agilité... Faciliter la mobilité des collaborateurs n'a que des avantages ! D'autant plus que les salariés sont prêts : 41% utilisent un smartphone personnel pour un usage professionnel (étude Bouygues Telecom Entreprises avec le cabinet IDC, janvier 2014). " Les salariés veulent en entreprise les mêmes fonctionnalités qu'ils ont chez eux ", souligne Sébastien Marché, directeur Experteam, division d'Helpline spécialisée dans l'ingénierie du poste de travail. Ça tombe bien : des outils mobiles adaptés au quotidien des salariés sont disponibles sur le marché. Et ce pour toutes les catégories de collaborateurs.

Vivent les outils collaboratifs pour l'ensemble des salariés

Laurent Donnay

Selon Laurent Donnay, responsable de l'activité mobile pour l'Europe, l'Afrique et l'Amérique Latine chez Accenture, c'est " le volet collaboratif qui a le plus évolué au cours des 12 derniers mois ". Et de citer le chat, le partage de documents, les téléconférences, les réseaux sociaux... Office 365, par exemple, c'est la bureautique, la messagerie et l'agenda mais aussi Exchange, Skype, Sharepoint, Yammer... " Office a été réinventé pour un usage tactile et mobile, indique Gwenaël Fourré, directeur de la division Office de Microsoft. Nous avons par ailleurs lancé de nouveaux outils comme Sway qui permet de créer des présentation simplement -même sur une tablette- et de les partager ".


Surtout, ce que veulent les collaborateurs, c'est retrouver le même environnement de travail qu'ils travaillent au bureau, chez eux, dans une chambre d'hôtel ou dans la salle d'attente d'un aéroport. Chez Alcatel-Lucent Enterprise, on parle de "communication unifiée" : " On emporte avec soi ses moyens de communication sur ses terminaux et on choisit celui qui convient le mieux à un moment précis. On conserve ainsi un environnement familier propice à la productivité même en mobilité", définit Yoan Cohen-Akenine, en charge du business développement des offres de communication unifiée chez Alcatel-Lucent Enterprise. ".


Dirigeants : en avant les dashboards ludiques

Les directeurs généraux et membres du comex sont souvent dotés de smartphones et tablettes dernier cri. Autant que ça ne serve pas qu'à consulter les mails ! Ils ont aussi accès à des tableaux de bords, des chiffres clés et des applications critiques. L'éditeur Nomalys, par exemple, a développé une application complète, qui regroupe toutes les interfaces de l'entreprise, CRM mais aussi ERP, GED... " Ce n'est pas un empilement d'applications mais une vue à 360 degrés que nous proposons : c'est la bonne information au bon moment qui s'affiche ", décrit Céline Blanc, directrice commercial et marketing de l'éditeur Nomalys.

Sage Customer View et Sage FRP 1000 permettent aux directeurs commerciaux et financiers de consulter les chiffres clés sur tablettes. " Ils ont à disposition les informations clés à l'instant t et ce de manière visuelle et graphique ", raconte Lucie Laurendon, chef de marché Online SMB chez l'éditeur Sage. Chez Salesforce, on a même misé sur l'Apple Watch en développant deux applications : tableaux de bord critiques et notifications sur le business. Chez Microsoft, Power BI permet d'exposer les données simplement suite à une commande en langage naturel.

Attention, avertit Laurent Lefouet, directeur général EMEA de l'éditeur Anaplan, " construire un business plan ne peut pas se faire sur un smartphone ou une tablette. Mais une tablette, peut servir à établir des prévisions, faire des simulations tandis qu'un smartphone permet d'avoir accès en temps réel à l'information ".


Lire la suite en page 2 : "Commerciaux : des outils matures " et "Techniciens : une mobilité tout terrain" en page 3: "Voyageurs d'affaires : gérer sa mobilité" et "Une bulle de sécurité"

Commerciaux : des outils matures

Les commerciaux ont été la première cible des outils de mobilité, qui sont désormais matures : finis les catalogues à transporter, les contrats papiers, les tableaux à remplir une fois les rendez-vous terminés... Les commerciaux ont désormais la possibilité, via un iPad, de gérer leur planning, de géolocaliser leurs rendez-vous, de télécharger des fiches clients, de montrer des catalogues, de créer des devis, de les envoyer par e-mail aux clients, de faire signer électroniquement des contrats, d'imprimer des factures, de suivre l'état de la commande...Et tout cela en lien avec le SI de l'entreprise." Les commerciaux passent plus de temps avec leurs clients ", ajoute Thomas Gayet, responsable du Lab SQLI, entité d'expérimentation de la société de transformation digitale SQLI.

Il est même possible d'aller plus loin. Grâce aux outils mobiles Salesforce, les commerciaux de Pernod Ricard prennent des photos des produits dans les linéaires et les partagent sur le réseau social d'entreprise. " Ils sont dans le feu de l'action et agissent sur le SI de l'entreprise directement", précise Olivier Nguyen Van Tan, directeur marketing Europe du Sud chez Salesforce. Emmanuelle Olivié-Paul, directrice associée du cabinet d'études Markess International, pense aux possibilités qu'offre la réalité augmentée, notamment aux agents immobiliers. " Ces applications immersives sont embryonnaires mais peuvent faire la différence en termes de relation client ", note-t-elle.

A condition, cependant, que les salariés s'approprient les outils. " Les gens sur le terrain veulent des outils qui ressemblent à ce qu'ils utilisent sur leur iPhone. D'où l'idée de nos deux co-fondateurs de rendre accessible l'information de manière ludique et intuitive ", indique Céline Blanc. " Les clients recherchent une solution réellement adaptée à leur métier et pas de nombreuses fonctionnalités dont seules 10% leur servent réellement", poursuit Johann Bazerque, chargé marketing et Communication d'Urbans qui crée des applications mobiles professionnelles.

Techniciens : une mobilité tout terrain

Une donnée encore plus vraie pour la population des techniciens. " Nous nous adaptons à la façon dont les gens travaillent pour construire nos outils ", souligne Arnaud Affergan, responsable commercial de Rayonnace Technologies, société spécialisée dans les applications métiers pour les entreprises sur PDA, tablettes et smartphones. " Il est important de bien comprendre les enjeux métier, de prendre en considération l'usage au quotidien : réseau tout le temps à disposition ou pas ? possibilité de recharger sa batterie ou pas ? quelle taille d'écran ? etc... ", énumère Jean-Luc Vallejo, directeur du programme Espace de Travail Digital d'Orange Business Services. Par exemple, la plupart des applications fonctionnent en mode déconnecté. Pratique pour les techniciens qui travaillent dans des endroits non couverts par la 3G : ils rentrent leurs données dans l'outil qui s'actualise avec le SI de l'entreprise une fois la connexion possible.

Les techniciens sont devenus la cible prioritaire des solutions mobiles. Maintenance, livraison, sinistres... Tout est désormais possible, de la gestion du planning au compte-rendu avec photo à l'appui. C'est ainsi que TDF, entreprise qui gère et distribue des contenus vidéo, audio et data, a choisi d'équiper l'année dernière ses 500 techniciens de Lumia 625, alors qu'ils étaient jusqu'alors dotés de PDA. L'application métier a été améliorée par Rayonnance Technologies. " Certains techniciens ont estimé que ce nouvel outil favorisait des gains de temps importants, de l'ordre de plusieurs heures par semaine. En outre, les techniciens peuvent à tout moment nous transmettre des données mais également des photos, ce qui contribue à une meilleure compréhension du dossier ", explique Laurence Millet, coordinateur et interface SI à la direction des opérations de TDF qui rapporte que le taux des données d'intervention transmises en temps réel est passé de 35 à 85%. Les photos peuvent également être horodatées et géolocalisées, servant de preuve.

Point important auquel penser : l'assistance. " La résolution en cas de problème doit être rapide car sinon le processus business est interrompu ", avertit Jean-Luc Vallejo (Orange Business Services).

Lire la suite en page 3: "Voyageurs d'affaires : gérer sa mobilité" et "Une bulle de sécurité"


Voyageurs d'affaires : gérer sa mobilité

Qui dit mobilité, dit gérer sa mobilité. Et il y a des applications pour ça ! Comme TripIt de Concur qui permet de gérer ses voyages d'affaires : " Lors de son déplacement, le salarié a à sa disposition les adresses précises des endroits où se rendre, reçoit des notifications en cas de retards ou d'événements... Il peut même gérer ses frais professionnels ", décrit Emmanuel Vergé, directeur marketing de Concur France. Selon une étude d'Aberdeen Group (mars 2013), de telles applications feraient gagner aux utilisateurs 4,5 heures par mois. Sans parler des aspects sécurité : utilisée par les entreprises, elles permettent de savoir où se trouvent les collaborateurs en déplacement.

Une bulle de sécurité

La mobilité c'est bien. Encore faut-il qu'elle se fasse en toute sécurité. " L'entreprise doit apporter de la sécurité sans brider les usages ", pense Sébastien Marché (Experteam). Good Technology a peut-être la solution. Cette société spécialisée dans la sécurité des données mobiles a développé " la technologie du container " : " Espace personnel et espace professionnel cohabitent sur le même terminal. La partie entreprise est une bulle sécurisée où tout est crypto-sécurisé ", décrit Florian Bienvenu, VP UK, Dach, Europe Centrale et Europe du Sud de Good Technology. L'accès aux données se fait en fonction de l'identité de l'utilisateur.

Par ailleurs, il est possible de détruire le container à distance en cas de perte ou de vol. " Et si la personne qui a volé le téléphone le met en mode avion, le container professionnel se détruit automatiquement au bout d'un nombre de jours définit par l'entreprise, 30 jours par exemple ", précise Florian Bienvenu.

 
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