Choix du déménageur: le prix n'est pas le seul critère!

Finalité du projet, le déménagement ne laisse aucune place à l'à-peu-près. "Dernier maillon de la chaîne, le transfert physique ne représente pas plus de 8-10% du budget global. Attention cependant à ne pas sous-estimer cette dépense, en faisant l'impasse sur toutes les options, au risque de prendre un risque social en attisant le mécontentement des salariés", prévient Jérôme Jaman, gérant de D-Max. Il exige une préparation et une organisation sans faille pour anticiper les aléas pouvant altérer le bon déroulement des ­opérations. D'où la nécessité de délimiter très en amont le projet et d'en informer ses troupes.

À ce titre, la nomination d'un manager relais dans chaque service de ­l'entreprise est préconisée pour communiquer sur les décisions prises par la direction. Mais aussi pour récolter toutes les informations utiles sur le fonctionnement et les ­prérogatives des équipes. Tous ces éléments sont à prendre en considération lors de la rédaction du cahier des charges, et notamment pour définir un planning d'intervention qui ne perturbe pas, ou le moins possible, l'activité générale.

Une sélection mé-tho-di-que

Étape cruciale, la rédaction du cahier des charges exige d'être très méthodique pour permettre aux déménageurs potentiels de se familiariser avec le projet. Clair et précis, ce document vise à décrire le transfert, le site d'arrivée et de départ, les contraintes associées liées à l'entreprise ou aux bâtiments, le ­planning envisagé, le délai imparti pour réaliser le transfert et le niveau de prestations attendu. "Le cahier des charges doit être rédigé à minima huit semaines avant le transfert pour se laisser du temps pour analyser les offres et préparer le déménagement", prévient Nathalie Ledemé Pütz, responsable commerciale et communication chez Gamblin. Le volume à déménager doit y être indiqué afin que les répondants puissent estimer les moyens logistiques et humains appropriés. Chronophage, la réalisation de l'inventaire peut être confiée à un prestataire spécialisé. "Détaillez au maximum la volumétrie, sa typologie (archives, documents, mobilier, etc.), son origine et sa destination", conseille Kevin Manchon, directeur général de Démépool. Chaque répondant doit être invité à décrire son entreprise, la méthodologie employée pour réaliser le déménagement, le planning prévisionnel et à fournir la liste de son personnel permanent pour s'assurer de sa capacité à traiter l'opération.

"Vérifiez son inscription au registre du commerce et des sociétés et au registre des ­transporteurs routiers", ajoute Marie-Christine Bouvier, présidente de l'Agence française du déménagement d'entreprises (AFDE) et directrice générale de Partner. En complément, peuvent être joints au dossier de réponse une attestation de capacité à la profession délivrée par le ministère des Transports, un justificatif du respect des obligations fiscales et sociales, les attestations d'assurances professionnelles qualifiant la nature et l'étendue des limites de garanties, et éventuellement, la garantie financière de l'entreprise. Enfin, les normes détenues par le déménageur peuvent aussi servir d'indicateur, et notamment la norme Iso 14001 relative au management environnemental. "C'est un gage de la qualité de travail du prestataire à condition que l'organisme qui assure la délivrance soit titulaire de l'agrément national", prévient Kevin Manchon.

Effectuer le "bon" choix

Lors de la décision finale, plusieurs critères doivent entrer en ligne de compte. "Le prix ne doit pas représenter plus de 50% de la note finale", met en garde Christophe Mottu, directeur associé au cabinet Asteria Conseils. L'ancienneté, la santé financière et la taille de l'entreprise ont bien évidemment leur incidence. "Un prestataire qui dispose d'un effectif réduit en interne et fait principalement appel à la sous-traitance pour honorer les déménagements, peut manquer de réactivité et de flexibilité pour réquisitionner une équipe supplémentaire à la dernière minute", donne en exemple Philippe Chiche, président du groupe Mobiliteam.

De même, les références témoignent ou non de son expérience sur des chantiers équivalents. Recueillir les retours d'expériences de leurs clients est préconisé. "La qualité de l'encadrement et la coordination proposées par les prestataires sont des critères qui doivent être déterminants dans l'analyse des offres; 50% de la réussite d'un transfert étant intimement liées à sa préparation", avance Nathalie Ledemé Pütz. Effectivement, la préparation du déménagement doit être méticuleuse et ne laisser de côté aucune problématique, au risque de compromettre sa réussite et d'alourdir d'autant la facture à la sortie. "Nous venons de réaliser le transfert de 5000 postes. Dix-huit mois de préparation ont été nécessaires pour assurer six mois de déménagement. Il a fallu notamment recenser le matériel et le mobilier, définir une méthodologie, valider les séquences de transfert, informer les managers, réaliser un test grandeur nature pour vérifier la faisabilité du projet et des plans d'implantation, etc.", rapporte Philippe Chiche.

Tous les détails techniques du déménagement, comme ses impondérables, doivent être étudiés en amont. C'est par exemple se renseigner sur la possibilité de réquisitionner un ou plusieurs ascenseurs ou d'installer un monte-charge le jour J, vérifier la disponibilité des accès et l'autorisation de stationnement, etc. "Nous avons l'habitude d'organiser une réunion d'information avec les chefs de service de l'entreprise deux mois avant le jour J pour lever les éventuels problèmes en interne qui n'ont pas été résolus ni même abordés. Au cours de l'une d'entre elles, on s'est aperçu qu'un client avait sous-dimensionné le nombre d'armoires disponibles eu égard des documents des collaborateurs. Grâce à cette rencontre, nous avons pu repenser la répartition des armoires et organiser un clean day pour inciter au tri", met en avant Kevin Manchon. In fine, convier les prestataires se démarquant sur le papier à une soutenance orale permet ­d'affiner son choix. "C'est l'occasion de vérifier la cohésion et le professionnalisme des équipes", souligne Philippe Chiche.

Attention au chant des sirènes

En clair, il convient d'être attentif quant à la méthodologie déployée par le prestataire pour mener à bien l'opération et à sa capacité à gérer l'imprévisible. Et de comparer ses tarifs par rapport aux moyens techniques et humains dédiés à l'opération. "Le piège serait de se baser uniquement sur le tarif ou sur la productivité promise sans même consulter le profil des intervenants ni les services proposés par le prestataire, comme la mise en place d'astreintes par exemple", rappelle Jérôme Jaman. En moyenne, il faut compter entre 150 et 450 € HT, d'après Christophe Mottu, pour le déménagement d'un poste de travail complet selon les options choisies, les contraintes des sites d'arrivée et de départ (étages, présence d'un monte-charge, etc.). "Si l'entreprise souhaite confier l'emballage et le déballage des affaires personnelles de ses collaborateurs au déménageur, le surcoût est d'au moins 30 % par poste de travail", cite en exemple Kevin Manchon. Pareil, un déménagement programmé en soirée ou en week-end coûte en moyenne 25% plus cher. Mais ce surcoût peut être largement amorti par les gains d'exploitation. En bref, à chaque déménagement, sa solution.

[Témoignage] Pascal Folliot, directeur des achats chez AG2R La Mondiale

"Nous essayons de trouver le prestataire local qui peut apporter le meilleur service"

Dans une optique de meilleure organisation et d'optimisation des coûts, AG2R La Mondiale a investi, fin 2014, dans des locaux, d'une superficie de 10488 m², au quai d'Arenc à Marseille (13) pour y rassembler près de 300 collaborateurs, initialement répartis sur quatre sites, sur une surface totale de 4584 m². "Pour mener à bien ce transfert, j'ai nommé un acheteur chef de projet qui a recensé l'ensemble des prestations achats, avant d'en faire part au comité de pilotage", rapporte Pascal Folliot, son directeur des achats.

L'organisation des espaces de travail a été intégralement repensée par la direction de l'immobilier d'exploitation avec le concours d'un ergonome. "Nous voulions des postes qui répondent aux besoins des différentes fonctions d'aujourd'hui. Le mobilier étant trop vétuste et trop disparate entre les collaborateurs du fait de rapprochements de sites, nous avons racheté du mobilier neuf", souligne Pascal Folliot. Les collaborateurs ont d'ailleurs été invités à donner leurs avis depuis un showroom mis en place à cette occasion. "Nous avons pris en compte leurs retours et demandé aux fournisseurs ce qu'ils pouvaient améliorer", ajoute Pascal Folliot.

Rien n'a non plus été laissé au hasard quant aux choix du déménageur. Dans le cahier des charges, la pondération était répartie entre le service, la flexibilité et la capacité de service du prestataire (50%), ses efforts en matière de RSE (10%) et le prix (40%). " Pour chaque déménagement, nous essayons de trouver le prestataire local qui peut apporter le meilleur service, en nous focalisant sur sa flexibilité, sa capacité à opérer le week-end et sur son implication. Nous apprécions notamment qu'il mette à notre disposition un contact unique et participe aux réunions de préparation. Nous sommes également très vigilants quant aux conditions financières de la prestation et vérifions que le déménageur n'a pas recours au travail dissimulé, car cela reste une famille d'achat sensible", détaille Pascal Folliot.