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Les clés d'un contract management efficace

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Les clés d'un contract management efficace

Dans le sillage de la transformation digitale des organisations, la quête d'un contract management optimisé gagne du terrain. Les solutions logicielles dédiées aux directions achats intègrent de plus en plus ce volet. Des innovations qui doivent s'accompagner de nouvelles pratiques.

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"Il y a 10 ans encore, le contract management était l'apanage des services juridiques" Grégoire Miot, Head of New Markets de Legisway

Dans son ouvrage intitulé Pratique du Contract management, Grégory Leveau, président fondateur de l'École européenne de contract management, définit cette notion ainsi : "Activité qui consiste à développer et contrôler le cycle de vie d'un contrat complexe, de la phase d'initialisation jusqu'à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l'optimisation financière." L'exercice touche à de multiples facettes des achats et de la relation fournisseurs. De plus en plus, les organisations évoluent dans des écosystèmes où sont stockées des informations dans des quantités colossales. "Or, elles ont besoin d'accéder aux métadonnées juridiques, de les exploiter, afin de disposer d'indicateurs de suivi pour ne pas oublier une date de renouvellement de contrat par exemple. Jusqu'ici, ces données étaient classées dans des fichiers Excel au fil du temps, ce qui ne permet pas de disposer d'alertes quant aux échéances à prendre en compte. Il y a 10 ans encore, le contract management était l'apanage des services juridiques", souligne Grégoire Miot, Head of New Markets au sein du spécialiste des solutions juridiques Legisway.

Aujourd'hui, des directions entières sont parfois dédiées à ce volet. La notion regroupe désormais différents aspects. On trouve de nombreux professionnels de l'exécution des contrats. Le pilotage de contentieux, la gestion de la propriété intellectuelle sont des facettes du contract management que l'on souhaite mieux optimiser. À l'heure actuelle, en plus de la volumétrie, la complexité contractuelle est telle que la nécessité de disposer d'une solution de suivi de l'exécution des contrats s'impose. Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet de conseil AgileBuyer, note que "la vie des contrats est beaucoup plus subie que maîtrisée par les entreprises. Elles confrontent ces dernières à de nombreuses difficultés, mettant souvent les acheteurs en position de faiblesse. C'est particulièrement vrai dans le domaine des logiciels et des travaux. L'envoi de lettres recommandées par les fournisseurs, indiquant un non-respect du contrat signé et demandant en conséquence des paiements, est très fréquent. La gestion à proprement parler de la relation et des contrats est une démarche récente."

Un contexte en forte mutation

"La reprise de l'historique est un point important pour l'édition de reportings en ligne" Charlotte Morange, solution manager chez Synertrade

Les contract managers constituent encore des profils assez récents, même si dans certaines entreprises leur présence est une réalité depuis de nombreuses années. Dans le secteur de l'énergie, du BTP, les industriels ont été les premiers à manifester des besoins d'optimisation dans ce domaine. Par la nature complexe des contrats que pilotent ces acteurs et par les enjeux financiers très lourds qui y sont associés, ils nécessitent une grande maîtrise des processus. "Ces domaines se caractérisent aussi par une durée importante des contrats et une connectivité entre plusieurs environnements contractuels difficiles à gérer. On comprend dès lors pourquoi dans ces organisations, la coordination de contrats déjà signés devient un travail à temps plein. Nous, par exemple, avons travaillé avecEDF sur ce volet", indique Grégoire Miot.

Par ailleurs, le contrat s'inscrit au coeur de la relation fournisseur et fait donc partie intégrante de la digitalisation de cette relation pour assurer sa performance opérationnelle, organisationnelle et financière. "Si le contrat est l'apanage des directions achats, la tendance qui émerge consiste à fédérer autour d'elles sur un mode collaboratif bien d'autres parties prenantes telles que la direction juridique, la direction financière, les métiers et direction des risques. Les solutions développées ne sont plus conçues exclusivement pour les acheteurs et imposent de fait une grande simplicité pour faciliter l'expérience utilisateurs élargie à plusieurs fonctions de l'entreprise", estime Anne Tessier- Chenebeau, directrice commerciale de l'éditeur de solutions e-achats Synertrade. Maarten de Bruijn, General Manager EMEA du fournisseur de solutions Icertis, précise que la gestion des contrats est, jusqu'ici, plutôt statique et qu'elle doit devenir "dynamique, c'est-à-dire que les activités quotidiennes de l'entreprise, les obligations, les engagements de conformité, de performance sont en lien direct avec les contrats signés et ont vocation à être suivies de manière systématique. Ce qui n'est pas encore le cas pour l'instant."

Lire la suite en page 2: Les outils, comme tremplin vers l'efficacité & À la recherche d'un management gagnant au long cours

Les outils, comme tremplin vers l'efficacité

"Il s'agit là d'avoir à un endroit unique une vision globale, fluide et intégrée" Anne Tessier-Chenebeau, directrice commerciale de Synertrade

Pour l'instant, le recours à une solution digitalisée pour gérer les contrats tout au long de leur vie reste relativement rare. "Ce constat peut s'expliquer par le fait que le contract management est une activité très récente qui n'a pas encore véritablement trouvé sa place dans la plupart des organisations. Mais dans un contexte où la fonction achats est toujours plus outillée, les fonctions logicielles associées devraient se développer au sein des directions", assure Olivier Wajnsztok. L'intérêt d'avoir la gestion des contrats au sein d'un système de gestion des achats est de disposer d'une vision globale du sourcing fournisseurs, du lancement de l'appel d'offres auprès des fournisseurs, jusqu'à la contractualisation en passant la gestion des plans d'action, de la compliance, du risque. "Il s'agit là d'avoir à un endroit unique une vision globale, fluide et intégrée du cycle de vie fournisseursé, résume Anne Tessier-Chenebeau. "Nous sommes capables de récupérer tous les contrats existants que les entreprises clientes ont sur leur réseau à l'intérieur de notre outil. Cette reprise de l'historique est un point important car elle permet l'édition de reportings en ligne correspondant à des indicateurs clés. Il peut s'agir de reportings sur des contrats actifs, en préparation, expirés, relatifs à une période donnée ou selon de nombreux autres critères comme les contrats par entités, par familles d'achats. Les rapports peuvent être standards ou personnalisés par client", décrit Charlotte Morange, solution manager chez Synertrade. Les liens entre modules sont des aspects pertinents. Des approbations peuvent être faites en fonction des montants des contrats. Dans le cas d'un petit contrat d'application ou d'une signature d'importance stratégique, les approbations internes ne seront pas les mêmes. Certains clients peuvent ainsi avoir plusieurs niveaux d'approbation. "Un autre point fondamental du processus de mise en place est la capacité à gérer des droits de visualisation et d'accès aux contrats, par profil utilisateur. Une limitation supplémentaire peut également être applicable, en ajoutant une notion de confidentialité, à plusieurs niveaux", poursuit-elle. Nicolas Lecomte, directeur des opérations de Synertrade France, ajoute que "parmi les systèmes de validation les plus complexes que nous avons rencontrés, on compte un acteur de la grande distribution, une entreprise de manufacturing, ainsi qu'une coopérative laitière. Il s'agit donc de secteurs d'activité variés. Tout est une question de périmètre d'application qu'impliquent les différents contrats." L'intelligence artificielle permet également des avancées prometteuses en la matière. "Avec l'un de nos clients présents dans de nombreux pays, nous avons passé au peigne fin l'ensemble des contrats et les conditions de paiement associées grâce à une intelligence artificielle. Nous avons ainsi remarqué qu'avec une même entreprise cliente située en Allemagne, au Brésil et aux Etats-Unis, les conditions ne sont pas identiques", illustre Maarten de Bruijn.

À la recherche d'un management gagnant au long cours

Dans le cas de délégations de service public, certains engagements impliquent des jalons contractuels qui s'étendent sur 15, 20 voire 25 ans. Le suivi précis est dès lors particulièrement important. Il s'agit de transformer des outils juridiques en outils business pour gagner en visibilité et en efficacité sur ce plan. "Apporter cette dimension de suivi de la productivité et de l'efficience du contrat est essentiel, car la difficulté dans ces cas est de qualifier suffisamment tôt le déroulé opérationnel pour que les équipes juridiques et de contract management puissent prendre les mesures pour assurer la pérennité des affaires", explique Grégoire Miot. Pour Maarten de Bruijn, "avec une approche plus standardisée de la gestion des risques au sein de l'entreprise, les efforts à consacrer au suivi sont moindres, ce qui permet d'accorder davantage de temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée." Les collaborations paraissent indispensables pour aboutir à une gestion véritablement efficace. Ils impliquent dans leur travail toutes les parties prenantes : des directeurs opérationnels de contrats locaux, des collaborateurs des services financiers, des membres du top management. Le pilotage du contract management est un enjeu d'entreprise. La communication est essentielle au sein de l'outil, mais aussi avec d'autres outils comme les ERP, les CRM. Olivier Wajnsztok confie que "pour mener à bien le contract management, un appui solide du service juridique et une collaboration nourrie avec celui-ci sont indispensables. C'est une gestion avant tout défensive, qui consiste à éviter que les fournisseurs ne dérivent et ne produisent un résultat différent des attentes. Il s'agit aussi d'éviter les attaques possibles de la part de ces derniers." Par ailleurs, une amélioration des relations fournisseurs découle indirectement d'une telle approche. "Même si ce ne sont pas les modules de contract management en soi qui contribuent à de meilleures relations fournisseurs, ils sont l'occasion d'échanger et d'évoquer avec eux les amendements du contrat. Ensuite, plus en aval, l'évaluation fournisseurs et les plans d'actions évolutifs jouent un rôle central sur ce plan", indique Nicolas Lecomte.

Lire la suite en page 3: La simplicité au coeur des défis

La simplicité au coeur des défis

L'adoption des nouvelles pratiques dépend inévitablement de la facilité à les intégrer. Mais l'indispensable connaissance de l'existant semble poser régulièrement problème. "Souvent, l'implémentation se heurte à des obstacles de méconnaissance au sein de l'entreprise. Lorsqu'on demande des informations sur les processus et workflows de validation, même les CPO éprouvent parfois des difficultés à nous répondre. Au-delà de la volonté d'évolution des uns et des autres, la maturité de l'organisation n'est pas toujours au rendez-vous", souligne Nicolas Lecomte (Synertrade France). Au-delà de la cartographie qui est nécessaire à réaliser sur ce plan, le fait de disposer d'alertes permettant de ne pas omettre d'échéances ou d'étapes importantes représente un atout essentiel, comme pour les périodes d'annulation dans le cas des tacites reconductions. "Avant de mettre en place une solution dédiée, certains de nos clients s'étaient ainsi laissés piégés avec des contrats renouvelés alors qu'ils ne le souhaitaient plus", poursuit-il. La simplicité de saisie, la facilité de navigation, l'adaptabilité de la solution en fonction de l'utilisateur sont de plus en plus fortement demandés. "Un acheteur aura besoin du suivi des étapes successives, alors qu'à l'inverse le CEO de la société se connectera à la solution une seule fois dans l'année. La possibilité de signer électroniquement est également une attente forte, notamment en raison d'un gain de productivité sur ce plan qui passe de plusieurs dizaines de jours avec les méthodes classiques à 2 ou 3 jours au maximum", précise Nicolas Lecomte.

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