La DAJ propose un Guide du recensement économique de l'achat public

B - La transmission sous forme d'un fichier préformaté fourni par l'OECP (réservée aux acheteurs déclarant plus de 500 contrats par an).

L'OECP propose l'utilisation d'un fichier préformaté permettant d'inscrire les données des fiches sous forme d'un tableau. Ce tableau est disponible sous deux formats de fichier, dont l'un issu d'un logiciel libre accessible gratuitement. Les deux formats utilisables actuellement sont sous XLS et CSV.

Le fichier préformaté fourni par l'OECP est le seul utilisable. L'utilisation de cette option induit le strict respect des règles définies par l'OECP. Leur non-respect pourra entraîner l'interdiction d'utiliser à nouveau cette option. L'acheteur concerné n'aura alors d'autre option que de saisir directement ses données via l'interface web, fiche par fiche.

Lorsque deux exercices de recensement sont actifs (au cours du premier trimestre de l'année civile), l'acheteur dispose d'un modèle de fichier distinct pour chaque année. Il doit donc veiller à télécharger le fichier correspondant bien à l'année de notification concernée. Ces fichiers sont paramétrés pour être reconnus par l'application. De ce fait, ils ne sont ni panachables ni interchangeables (le fichier 2016 ne doit contenir que des données 2016, etc.).

Dès l'ouverture de l'exercice et jusqu'à sa clôture officielle, le modèle de fichier préformaté est téléchargeable à tout moment par l'acheteur depuis son compte REAP. Il l'enregistre sur son ordinateur puis le complète en saisissant ses données au fur et à mesure des notifications (une ligne = une fiche). Une fois son fichier complet (année entière, voire semestre), il le transmet à l'OECP en l'enregistrant obligatoirement dans l'application depuis son compte REAP. La procédure est détaillée étape par étape sur l'écran spécifique à cette option.

L'option du fichier est déconseillée aux acheteurs déclarant moins de 500 contrats par an. Elle n'est réellement intéressante que pour les acheteurs déclarant plusieurs centaines voire milliers de contrats par an, et plus particulièrement ceux ayant développé un outil permettant une extraction des données de recensement à partir d'une base de données interne (remplir manuellement le fichier ne fait pas gagner de temps). Contrairement à la saisie directe des données d'une fiche, le fichier n'est pas soumis à un contrôle de cohérence lors de la saisie. L'acheteur le remplissant librement, le risque d'erreurs importantes et multiples est réel. Celles-ci ne seront relevées qu'a posteriori et amèneront l'OECP à demander à l'acheteur une reprise partielle ou le plus souvent totale du fichier.

Lorsqu'un fichier est validé (format et contenu corrects), chaque ligne validée est convertie en fiche qui sera ensuite consultable individuellement.

Comment bénéficier de la procédure REAP

L'ouverture d'un compte REAP nécessite une autorisation préalable de la DAJ, qui doit identifier l'entité concernée et lui donner les moyens de transmettre par la suite ses données de manière totalement sécurisée. La création d'un compte REAP peut toutefois être automatisée afin, notamment, de gérer un grand nombre de demandes simultanées. Dans ce cas, sous réserves que le formulaire soit correctement et complètement renseigné (validité du SIRET notamment), la validation de la demande sera automatique, mais l'OECP opérera un contrôle a posteriori de toutes les informations communiquées par l'acheteur. En cas d'anomalie (SIRET d'un établissement fermé, adresse ne correspondant pas au SIRET, adresse courriel suspecte, etc.), l'OECP contactera l'acheteur pour vérification et pourra être amené à fermer le compte initialement créé. L'acheteur devra alors renouveler sa demande de compte en communiquant les bons éléments.

Dès que sa demande est acceptée, l'acheteur reçoit un mot de passe exclusif et sécurisé. Cet envoi est effectué automatiquement par l'application REAP, uniquement à l'adresse de messagerie permanente communiquée par le demandeur.

Le mot de passe initial est codé et peut être utilisé sans limite de durée. Toutefois, l'acheteur peut le personnaliser dès la première connexion à son compte ou à tout autre moment de son choix, autant de fois que nécessaire. Cette personnalisation n'est pas obligatoire mais est vivement conseillée. L'identifiant, unique et non modifiable, sera le N° SIRET (14 chiffres). Tout changement de SIRET équivaut à un changement d'établissement et nécessite la demande d'un nouveau compte REAP. Le mot de passe est exclusivement rattaché au SIRET. Au sein du même établissement, tous les utilisateurs de REAP utilisent obligatoirement le même mot de passe. En cas de perte ou d'oubli, la page d'accueil de REAP propose une procédure simple de "demande d'un nouveau mot de passe". Celui-ci sera attribué automatiquement, dans les mêmes conditions que le mot de passe initial. La demande d'un nouveau mot de passe entraîne automatiquement la caducité du mot de passe précédent. Dès réception de l'accord de la DAJ pour une dématérialisation de la transmission, l'acheteur doit en informer son comptable (impératif pour les collectivités territoriales autorisées à déclarer des marchés 2016 par l'intermédiaire de REAP). Le pouvoir adjudicateur est seul à recevoir un mot de passe permettant d'accéder à son compte REAP. Le comptable ne peut donc transmettre une fiche ou un fichier en lieu et place du pouvoir adjudicateur.

Afin de déclarer vos contrats sous forme dématérialisée, vous devez demander la création d'un compte REAP en remplissant le formulaire proposé sur la page d'accueil du site, accessible ici. Pour obtenir votre autorisation, vous devez obligatoirement fournir toutes les informations suivantes :

- le n° SIRET du demandeur (ce N° doit correspondre à un établissement actif à la date de la demande);
- la raison sociale (dénomination), en clair, de la structure déclarante (il s'agit généralement de l'intitulé tel que déclaré à l'INSEE. Les sigles ou abréviations sont admis lorsqu'ils sont notoires et reconnus);
- l'adresse postale;
- une adresse de messagerie valide et permanente (cette adresse est essentielle et doit permettre de joindre l'établissement à tout moment. Elle est utilisée pour tous les messages envoyés automatiquement par l'application REAP);
- le type d'acheteur effectuant la déclaration (correspond à la catégorie juridique définie par l'INSEE);
- le nom et le prénom d'un correspondant;
- son adresse de messagerie (de préférence distincte de l'adresse de messagerie permanente);
- son numéro de téléphone.

Les entités disposant de plusieurs établissements (SIREN commun mais NIC différents) doivent en principe demander la création d'un compte REAP pour chacun des établissements susceptibles de déclarer un marché. Toutefois, si, lors de la demande de compte, il est avéré qu'un seul établissement (généralement le siège) saisira les données pour tous les établissements, il ne doit demander qu'une seule création de compte.

Le siège (ou établissement principal) peut bénéficier d'une "extension des droits" lui permettant de superviser voire de saisir lui-même des fiches pour chacun de ses établissements.
L'extension des droits peut éventuellement être accordée à un établissement autre que le siège.
Pour un même SIREN générique, l'extension des droits ne peut être accordée qu'à un seul établissement.
Dans l'un ou l'autre cas, il suffit de demander l'extension des droits par simple courriel à l'adresse : oecp-recensement.daj@finances.gouv.fr (NB: un tel courriel ne dispense pas de suivre la procédure normale de "demande de création de compte").

Votre demande de compte REAP sera instruite dans les plus brefs délais. En cas de contrôle préalable de la DAJ, ce délai sera de 48 heures (jours ouvrables). En cas d'accord de la DAJ ou d'habilitation automatique, un message sera envoyé automatiquement par l'application REAP à la seule adresse de messagerie permanente indiquée lors de votre demande. Ce message contiendra un mot de passe sécurisé qui vous donnera accès à votre compte REAP. Vous bénéficierez aussitôt de toutes ses fonctionnalités. Pour toute question sur cette procédure, contactez l'OECP à l'adresse: oecp-recensement.daj@finances.gouv.fr. Pensez à systématiquement indiquer votre N° SIRET (14 chiffres).