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La DAJ propose un Guide du recensement économique de l'achat public
La transmission par voie dématérialisée, via REAP
Les organismes non dotés d'un comptable public ou dotés d'un comptable public non rattaché au réseau de la DGFIP (c'est-à-dire ceux qui transmettent habituellement leurs fiches directement à l'OECP) disposent depuis 2011 d'une application spécifique, dénommée REAP (Recensement économique des achats publics).
Rappel :
- les services centraux ou déconcentrés de l'État ne peuvent accéder à REAP et utilisent exclusivement l'application Chorus.
- les collectivités territoriales, leurs établissements publics, ainsi que les hôpitaux qui n'ont pas encore opté pour la transmission dématérialisée via REAP continuent d'envoyer leurs fiches de recensement au comptable public dont ils relèvent.
- toutes les collectivités territoriales, leurs établissements publics, ainsi que les hôpitaux peuvent accéder à REAP dès le 1er janvier 2017 et pourront ainsi déclarer directement à l'OECP leurs achats notifiés en 2017. L'utilisation de REAP les dispensera de l'envoi des fiches de recensement au comptable public. Cette possibilité de transmission dématérialisée, expressément prévue par l'arrêté du 21 juillet 2011, est soumise à une autorisation préalable de la direction des affaires juridiques (DAJ) des ministères économiques et financiers. Les acheteurs concernés qui en font la demande, peuvent, après autorisation, disposer d'un compte REAP sécurisé et exclusivement dédié à cette procédure dématérialisée.
La transmission sous forme dématérialisée via REAP est possible depuis n'importe quel poste relié à Internet.
Les différentes options de transmission dématérialisée via REAP
Deux types de transmission dématérialisée via leur compte REAP sont proposés aux acheteurs habilités :
A - La saisie directe dans REAP, via Internet, des données d'une fiche.
L'interface de saisie d'une fiche via Internet est accessible à tous les acheteurs habilités, quel que soit le nombre de marchés à déclarer. Elle est particulièrement adaptée aux acheteurs déclarant moins de cinq cents marchés par an, auxquels il est déconseillé de recourir à l'option du fichier (cf. 2.6.1.B). Les acheteurs qui déclarent un plus grand nombre de contrats (plusieurs centaines par an) peuvent également recourir à la saisie directe, fiche par fiche. Il leur est alors conseillé d'optimiser cette procédure en saisissant régulièrement leurs données. Cette saisie régulière est possible dès lors que la fiche a bien été renseignée dès la date de notification (cf. 2.5).
L'enregistrement de la fiche en fin de saisie (simple clic sur un onglet spécifique) vaut validation dans REAP et transmission automatique à l'OECP. L'acheteur n'a rien d'autre à faire. Il ne reçoit pas d'accusé de réception, mais peut aussitôt consulter la fiche ainsi saisie. La saisie d'une fiche via l'interface web s'effectue à l'identique de la fiche de recensement traditionnelle et comporte toutes les informations requises sur la fiche papier (modèle 2012 exclusivement). C'est simple, rapide et sécurisé. La saisie d'une fiche dans REAP prend moins de 3 minutes si toutes les informations requises ont été correctement et complètement collectées (le formulaire modèle 2012, quelle que soit la forme utilisée, reste la référence et constitue ainsi une véritable aide à la saisie).
Chaque fiche saisie dispose d'un identifiant unique qui est sécurisé et ne peut plus être modifié une fois validé. Cet identifiant est constitué du SIRET de l'acheteur, de la date de notification (mois, année) et du N° interne du contrat. Ces trois éléments sont rendus indissociables afin d'éviter tout risque de doublon. Le SIRET de l'acheteur est unique et non modifiable. Il s'affiche automatiquement lorsque l'acheteur est connecté à son compte. Il est automatiquement repris pour chaque nouvelle fiche saisie. En cas d'erreur, il est impossible de modifier la date de notification ou le numéro interne. L'identifiant complet doit alors être supprimé.
- Si la fiche n'a pas encore été complètement saisie et enregistrée, il suffit d'abandonner la saisie.
- Si la fiche a été enregistrée et validée avec un identifiant erroné (date ou N° interne), elle devra être supprimée puis à nouveau intégralement saisie avec les bons éléments.
Actuellement, pour des raisons de sécurité informatique maximale, l'acheteur ne peut pas supprimer lui-même une fiche déjà validée dans REAP. Il doit alors en faire la demande à l'OECP en indiquant au minimum l'identifiant complet (SIRET, date de notification, N° interne). Une telle demande est possible directement depuis REAP via le lien "nous contacter" ou par simple courriel à l'adresse oecp-recensement.daj@finances.gouv.fr
À l'exclusion des éléments constituant l'identifiant (SIRET, N° interne, date de notification), l'acheteur peut modifier à tout moment et autant de fois que nécessaire le contenu d'une fiche déjà saisie. Ces modifications sont possibles jusqu'à la date de clôture officielle du recensement (cf. paragraphe 3.1). Au-delà de cette date, les fiches restent consultables mais ne peuvent plus être modifiées.
Les fiches peuvent être saisies à tout moment, au fur et à mesure des notifications ou selon une périodicité définie par l'acheteur, qui choisit librement la fréquence et le nombre de fiches saisies. Toutes les fiches doivent avoir été saisies avant l'échéance fixée pour le recensement annuel concerné (cf. paragraphe 3.1). Afin de permettre à l'acheteur de se familiariser avec l'application, une possibilité de simuler la saisie d'une fiche de recensement est proposée en page d'accueil de REAP: cliquer ici
Cette simulation est accessible à tous, y compris aux acheteurs qui ne disposent pas encore d'un compte REAP. La configuration de saisie-test se limite à un contrat initial. Les saisies d'un accord-cadre, d'un avenant ou d'un acte spécial de sous-traitance disposent de configurations spécifiques non proposées en test. La présentation globale reste toutefois identique.
