La méthode des quatre C

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Connaître, comprendre, convaincre et conclure. Tels sont les maîtres mots pour préparer la négociation qui suit l'appel d'offres. Dans le jargon des consultants et de quelques acheteurs, on parle ainsi de la méthode des quatre C. La négociation est une étape-clé de l'achat. Certains l'oublient parfois, en se concentrant uniquement sur la phase la plus noble du métier de l'acheteur d'aujourd'hui: le sourcing. Une grave erreur. De même que tout acheteur se doit d'être un habile négociateur à la base, l'expérience montre qu'une méthodologie est souvent nécessaire, au-delà des qualités personnelles d'un individu. La simplicité de la méthode des 4 C paraît confondante. Et pourtant, si tous les acheteurs appliquaient ces principes, de nombreux contrats se révéleraient mieux ficelés.

L'expert

Xavier Robaux est directeur associé du cabinet E.Ri.C.S. Associés. Composé de sept consultants, ce cabinet de conseil réalise des missions opérationnelles, des actions de formation ou des missions de conseil en organisation des achats et systèmes associés. E.Ri.C.S. Associés réalise aussi des recrutements d'acheteurs.

Connaître son interlocuteur

Pour bien préparer une négociation, il est indispensable, dans un premier temps, d'apprendre à connaître le prestataire ayant répondu à l'appel d'offres. Quelle est la part de ce marché dans son chiffre d'affaires? Quelle est sa structure de coûts? Quels sont ses fournisseurs? Notez que la méthode des quatre C va beaucoup plus loin, puisqu'elle propose de s'intéresser au statut, voire à la personnalité de son interlocuteur. Quel est son pouvoir de décision? Quelles sont ses marges de manoeuvre? Quels sont ses goûts? Etc. Il ne faut pas hésiter à formaliser par écrit ces informations, afin notamment de s'en souvenir lors de la négociation proprement dite.

Second volet de la méthode des quatre C: comprendre. L'objectif est de recenser toutes les zones d'ombre entourant la réponse du prestataire à un appel d'offres. Aucune négociation ne peut débuter sans cette phase, car il n'est pas souhaitable de discuter et de négocier avec un fournisseur sur des points qui manquent de clarté. Cette étape permet aussi de faire son autocritique. Le cahier des charges était-il suffisamment précis? L'appel d'offres s'est-il réalisé dans de bonnes conditions? Autant d'enseignements pour les futurs dossiers.

Ne plus négocier la fleur au fusil

Troisième étape: convaincre. Ou, tout du moins, s'y préparer. D'abord en répertoriant les points incontournables?- pour ne pas dire non négociables - du marché (qualité, respect des délais, etc.) et ceux qui peuvent être améliorés (le prix). Ensuite, en listant les arguments et les contre-arguments du prestataire. Psychologiquement, il est intéressant de percevoir la négociation comme un moyen de progresser et d'améliorer la qualité de la réponse d'un fournisseur. A l'inverse, envisager une négociation uniquement comme un moyen de réduire les coûts est moins productif.

Dernier point: conclure. Il s'agit d'identifier au préalable le(s) moment(s) de terminer une négociation lorsque chaque objectif est atteint. Très formelle, la méthode des quatre C permet ainsi d'éviter les négociations à l'ancienne ou la fleur au fusil. Elle s'enrichit surtout à chaque appel d'offres de l'expérience des acheteurs sur le terrain.

Par Xavier Robaux, du cabinet E.Ri.C.S. Associés