Dématérialisation: l'inéluctable avancée vers le zéro papier

Réduire la consommation de papier, fluidifier les échanges entre administrations et entreprises, augmenter la visibilité des offres pour donner sa chance au plus grand nombre de fournisseurs... Mais aussi alléger la charge de travail des agents impliqués dans la commande publique. Ce sont les principaux buts poursuivis par l'Etat, qui incite les administrations à dématérialiser leurs achats, par une suite de mesures débutées il y a dix ans (voir article 56 du Code des marchés publics, CMP, relatif aux obligations en matière de dématérialisation). Dès 2005, les acheteurs devaient être en mesure de publier leurs marchés publics en ligne, de fournir les dossiers de consultation des entreprises (DCE) par ce biais et de réceptionner des réponses électroniques. Le processus de dématérialisation est passé à la vitesse supérieure depuis le 1^er janvier 2010. L'acheteur public peut désormais imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique, pour les marchés inférieurs à 90 000 euros HT. Au-delà, il est même tenu de publier les avis d'appel public à la concurrence (AAPC) et les dossiers de consultation sur son «profil», c'est-à-dire sa plateforme ou son espace web dédié (articles 39 I et 149 I du CMP). De leur côté, les achats de matériel et de services informatiques sont soumis, au-dessus du seuil de 90 000 euros, à une réponse par voie électronique, à envoyer sur ce profil d'acheteur.

Une progression lente mais sûre

Désormais, les collectivités n'ont d'autre choix que de se doter d'une plateforme, dédiée ou mutualisée, pour la passation de leurs marchés. La prochaine échéance intervient le 1^er janvier 2012: à cette date, l'acheteur public ne pourra plus refuser de recevoir les candidatures et les offres qui lui sont transmises par voie électronique. Une progression lente mais sûre. S'il n'existe pas de chiffres récents, le ministère de l'Economie (Minefe) estimait en 2008 que 4,3 % des marchés avaient fait l'objet d'au moins une offre dématérialisée. Enfin, une enquête de l'entreprise privée Vecteur Plus évaluait, en mai 2010, le nombre d'entreprises ayant répondu à un appel d'offres par voie électronique à environ 5 %. Des chiffres en hausse perpétuelle, qui garantissent l'entrée inévitable des marchés publics dans l'ère du tout numérique.

Pour en savoir plus

Guide pratique de la dématérialisation publié par la Direction des affaires juridiques du Minefe, en mai 2010

Quand les marchés publics se dématérialisent

Le profil d'acheteur (ou plateforme) est le site web nécessaire aux administrations pour leurs marchés publics électroniques. Des processus de dématérialisation qui nécessitent un temps d'adaptation, aussi bien du côté des acheteurs que de celui des fournisseurs.

"Le meilleur profil d'acheteur? C'est celui qui se met à la place de l'entreprise utilisatrice et n'impose pas de contraintes inutiles! » Luc Bodin, consultant et formateur en management public chez Axes Management ne mâche pas ses mots lorsqu'il est question des plateformes d'achats dématérialisées. Rendus obligatoires pour la mise en ligne des avis, des DCE (dossiers de consultation des entreprises) et des RCE (règlement de consultation des entreprises), ces espaces doivent donc être des « accélérateurs de dématérialisation » plutôt que des freins. Le pouvoir adjudicateur a deux solutions, lorsqu'il s'agit de créer sa plateforme grâce à un prestataire spécialisé. « Il peut opter pour un site web dédié, personnalisé et aux couleurs de la collectivité, ou alors pour un espace sur une plateforme hébergée par l'éditeur, où la collectivité apparaît dans un menu déroulant, parmi d'autres administrations », précise Didier Louisin, chef de produits dématérialisation chez l'éditeur Agysoft.

Les collectivités importantes, telles que les villes de plus de 30 000 habitants, les conseils généraux ou régionaux choisissent généralement la première solution, pour des questions d'image, tandis que les plus petites, surtout lors de démarches naissantes, préfèrent la mutualisation. Laquelle revient également moins cher, avec un prix de départ (à partir de 500 euros) trois fois moindre que le site dédié. Lors de l'installation, une formation des agents est généralement nécessaire, notamment pour la mise en ligne des avis.

Mais les administrations doivent aussi s'adapter au changement: « Notre plateforme dédiée nous fait gagner du temps, mais nous avons dû nous organiser en conséquence, entre les personnes chargées de la mise en ligne et celles chargées de la réception des offres par voie électronique », explique Stéphanie Lebrec, chef du service achats et marchés publics au service départemental d'incendie et de secours (SDIS) de l'Eure.

Réimpression en bout de chaîne

Côté fournisseurs, les utilisateurs apprécient surtout la simplicité: avis faciles à consulter et clairement présentés, manipulations restreintes à l'essentiel (un clic pour s'identifier, un clic pour signer électroniquement) et l'interactivité. « Les hotlines, accessibles aussi bien aux fournisseurs qui rencontrent une difficulté technique qu'au personnel interne, sont un plus », estime Luc Bodin (Axes Management). De même que les alertes, qui permettent d'avertir automatiquement les fournisseurs de la mise en ligne d'un marché.

Pour ce faire, les collectivités doivent bien identifier leurs fournisseurs, dès leur première connexion. « Nous proposons aux entreprises de s'inscrire en ligne pour être informées de toute modification des documents du marché », indique Stéphanie Lebrec (SDIS de l'Eure). Sur sa plateforme, près d'un tiers des DCE retirés donne lieu à une réponse dématérialisée. Mais pour Luc Bodin (Axes Management), la véritable progression de la dématérialisation se fera le jour où toutes les entreprises seront légalement contraintes d'utiliser le Web: « Ainsi que le jour où la dématérialisation sera totale. Car de nombreuses administrations réimpriment encore les documents, notamment lorsqu'elles sont soumises à des procédures internes comme la transmission au contrôle de légalité ou au payeur départemental. »

Hervé Signoret, responsable des achats et approvisionnements, centre hospitalier de la Dracénie

Témoignage« La dématérialisation modifie le travail des acheteurs »

Le centre hospitalier de la Dracénie, à Draguignan (Var), s'est lancé dans la dématérialisation en 2009. « Nous nous sommes adossés à une plateforme mutualisée, hébergée par Agysoft », explique Hervé Signoret, responsable des achats. L'outil permet à la fois la publication, le téléchargement des DCE et la réception des offres de façon électronique. Environ un tiers des soumissionnaires répondent aujourd'hui par cette voie. « La plateforme permet une plus grande conformité et visibilité des annonces, témoigne Hervé Signoret. Mais il faut être réaliste: si les réponses comportent 200 pages, comme pour les marchés d'assurances, la tentation est forte d'imprimer les documents. » Tout simplement pour éviter des erreurs ou passer à côté de données importantes. A l'avenir, l'établissement prévoit de fluidifier la mise en ligne des offres, par la synchronisation de son logiciel d'aide à la rédaction avec la plateforme électronique. « Nous poursuivons notre apprentissage de la dématérialisation avec les fournisseurs en les accompagnant et en les stimulant pour les prochaines échéances », conclut Hervé Signoret.


Centre hospitalier de la Dracénie
EFFECTIF ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS 7 collaborateurs
VOLUME DACHATS EN 2009 28 millions d'euros.

Pierre Allary, Multirestauration Méditerranée

"Nous n'avons encore jamais répondu à un appel d'offres électronique, plus par manque d'obligation que par crainte de la dématérialisation."

La réserve des fournisseurs face à la dématérialisation

A moins d'y être contraints, les prestataires préfèrent se limiter à retirer les documents des marchés sur les plateformes électroniques, plutôt que de répondre en ligne aux consultations. Preuve qu'ils requièrent encore plus d'informations et de sensibilisation en la matière, comme le rappelle une enquête du Minefe.

Dématérialiser, oui. Mais être soumis à des contraintes supplémentaires à la fois chronophages et pouvant faire perdre un appel d'offres, non. C'est peu ou prou l'état d'esprit de nombreux chefs d'entreprise, lorsqu'il est question de la commande publique électronique. Une requête légitime, que les acheteurs constatent au quotidien: « Face à la dématérialisation, de nombreux fournisseurs s'inquiètent de ce qui leur sera réclamé: notamment un certificat électronique pour pouvoir signer leur off re, relève Stéphanie Lebrec, chef du service achats et marchés publics au SDIS de l'Eure. Or, ils ne savent pas qu'ils en possèdent paf ois déjà en interne, pour toutes les procédures de télédéclaration fiscale ou sociale. » Dans une enquête menée en mai 2010 auprès de 400 entreprises, sur le thème «La dématérialisation vue par les fournisseurs»*, le Minefe constate, en effet, que le certificat pose problème aux entreprises, qui ne sont que 58 % à affirmer en posséder. Ces dernières pointent du doigt trois freins à son utilisation: la complexité du processus (pour 40 %), le manque d'information produit (pour 21 %) et le délai d'obtention (pour 20 %). Les chefs d'entreprise interrogés par Bercy, en majorité des dirigeants de PME, soulignent également les défauts des plateformes d'achat des administrations: 36 % d'entre eux leur reprochent leur hétérogénéité et leur manque d'ergonomie. « Lorsqu'on répond de façon régulière aux appels d'offres, on collectionne les identifiants et les mots de passe, ce qui ne facilite pas la gestion », estime Arnaud Salomon, directeur associé de CKS Consulting.

Succès des DCE et des RCE dématérialisés

En revanche, les plateformes mutualisées, à l'instar de Marches-publics.gouv.fr ou Meoss.fr, ont davantage les faveurs des entreprises, qui aiment avoir accès à un vaste éventail de marchés en s'identifiant et en se connectant une seule fois. Sont également appréciées les alertes, qui informent les fournisseurs potentiels de la mise en ligne d'un marché.

Selon l'étude, 14 % des entreprises déplorent toutefois le manque d'options d'assistance des plateformes pour aider ces derniers dans leur démarche. Une lacune d'autant plus flagrante que le montant des marchés représente un chiffre d'affaires colossal pour le soumissionnaire. Ce qui explique pourquoi les entreprises préfèrent recourir à la dématérialisation avec parcimonie ou de façon ciblée. Selon l'enquête du Minefe, elles misent surtout sur le téléchargement des règlements de consultation et des DCE (dossiers de consultation des entreprises), à 79,5 %.

Une attitude logique, car c'est lors de cette étape que le fournisseur potentiel prend connaissance des modalités du marché et de la réponse exigée. La consultation en ligne des offres arrive en 2^e position dans les pratiques des entreprises, avec 73,5 %.

Un besoin de pédagogie

La transmission des réponses par voie électronique s'arroge un honorable 68,3 %, ce que le Minefe tempère en expliquant que les entreprises répondant à son enquête sont particulièrement engagées dans la dématérialisation (elles ont également répondu en ligne au questionnaire). Le taux réel d'entreprises formulant une réponse aux appels d'offres par voie électronique serait bien inférieur. Enfin, si 54,2 % des entreprises affirment recourir à la signature électronique, elles sont presque tout autant (51 %) à exploiter les documents des marchés sous forme électronique dans leur entreprise. La société de restauration collective Multirestauration Méditerranée illustre bien ces tendances: « Nous récupérons régulièrement les DCE et les RCE sur les plateformes des collectivités, indique Pierre Allary, le président de la PME marseillaise. Mais nous n'avons encore jamais répondu à un appel d'offres, plus par manque d'obligation que par crainte devant l'électronique. » Ce dernier se dit prêt toutefois à acquérir un certificat de signature électronique et à répondre de façon dématérialisée si nécessaire, devant le caractère jugé écologique de la démarche. En interne, il sauvegarde déjà les documents des marchés au format électronique (PDF), disponibles ensuite sur l'intranet.

Pour faire progresser la dématérialisation, les entreprises souhaiteraient, selon Bercy, une uniformisation des plateformes et le préremplissage de certaines zones dans les documents de réponse, une simplification de la réglementation et, enfin, une formation à la dématérialisation (aussi bien pour les acheteurs que pour les soumissionnaires). « La dématérialisation implique une gestion du changement, pour les uns comme pour les autres, conclut Arnaud Salomon (CKS). Et pour qu'elle ne soit pas un obstacle mais un simple moyen au service de la bonne marche de la commande publique, il faut multiplier la pédagogie, la vulgarisation et les échanges entre les parties ».

* Voir la Lettre de l'Observatoire économique de l'achat public n° 17

Arnaud Salomon, CKS

«La dématérialisation implique une forte gestion du changement, pour les collectivités comme les collectivités comm leurs fournisseurs. »

Pascal Pinson, directeur des ventes secteur public, Insight

Témoignage
"La dématérialisation n'exclut pas la prise de précautions"

Spécialiste de la vente de logiciels, Insight répond régulièrement de façon électronique aux appels d'offres publics. « La dématérialisation est une belle avancée, estime Pascal Pinson, en charge des ventes au secteur public. Elle allège notre charge de travail d ' environ 25 %, en évitant les tâches fastidieuses et chronophages comme faire des photocopies ». Cependant, ce fournisseur estime que les profils d'acheteurs ne sont pas tous égaux : « Certaines plateformes sont extrêmement bien faites, notamment dans les conseils généraux, où l'on sent que la collectivité a une équipe informatique interne qui a réfléchi à l'outil. » En revanche, Pascal Pinson déplore les manipulations inutiles et compliquées, ainsi que l'impossibilité de revenir en arrière, parfois, lors de réponses à certains marchés aux sommes pourtant conséquentes. « Il faudrait peut-être mettre en ligne plus de démonstrations, afin d'aider les fournisseurs. » Enfin, Pascal Pinson reconnaît que la dématérialisation, malgré sa souplesse, n'évite pas les surprises : « On n'est jamais à l'abri d'une défaillance de serveur, qu'il s'agisse du sien ou de celui de l'administration en question. Mieux vaut donc sauvegarder ses documents sur CD-Rom et prévoir un délai pour le temps de réponse, comme on le pratique avec les envois papier. »


Insight Technology
ACTIVITE Vente de logiciels
EFFECTIF 130 salariés
CA 2009 219,7 millions d'euros

Des outils au service de la sécurité des échanges

Pour déposer un dossier de candidature lors d'une transaction dématérialisée comme pour notifier une décision, les entreprises et les administrations ont recours à la signature électronique. Or seule la possession d'un certificat reconnu par Bercy permet de signer en toute légalité et sécurité.

La dématérialisation du processus achats pose d'emblée la question de la sécurité. Alors qu'avec le papier, un soumissionnaire peut transmettre un document dûment estampillé et signé sans que son authenticité soit soupçonnée, une relation électronique impose un plus haut degré d'exigence. Les pouvoirs publics demandent donc aux soumissionnaires comme à l'autorité adjudicatrice de contribuer à la sécurité totale de la transaction (voir articles 48 et 80 I 3 du CMP).

Outil incontournable et indispensable: le certificat électronique. « Il s'agit ni plus ni moins de la carte d'identité de son possesseur », explique François Chassery, directeur commercial de Certinomis, filiale de La Poste habilitée à délivrer des produits de certification. Nominatif, le certificat appartient à une personne précise dans l'entreprise ou à un agent dans une administration. Deux niveaux de sécurité existent (une étoile ou deux étoiles) se traduisant par un contrôle de l'identité en face à face ou pas, ainsi que par la forme physique du certificat. A une étoile, il peut s'agir d'un fi chier à copier sur le disque dur de l'ordinateur (certificat «logiciel»), tandis qu'à deux étoiles, c'est obligatoirement une carte à puce. Le Minefe habilite une quinzaine de prestataires à fournir un certificat, dont notamment des filiales de banques.

Un outil à anticiper

« La possession d'un certificat est un préalable pour réaliser une signature électronique », explique François Chassery. La signature dématérialisée est notamment indispensable quand un soumissionnaire envoie sa réponse à un appel d'offres, ou encore lorsque le pouvoir adjudicateur envoie sa réponse (positive ou pas) au fournisseur. Elle possède une triple fonction: identifier le signataire, enregistrer sa volonté d'adhésion à l'acte signé et, enfin, garantir l'intégrité de l'acte auquel elle s'applique. Techniquement, la signature électronique d'un document consiste à réaliser son empreinte par un système de hachage et de chiffre rage, unique pour chaque utilisation. Cette forme de signature est alors adjointe au document.

Enfin, pour pouvoir signer, l'utilisateur utilise le logiciel généralement proposé par la plateforme d'achats de l'administration concernée. Les certificats électroniques de signature ont une durée de vie de deux à trois ans (leur validité est contrôlée lors de la transaction) et ils coûtent environ 80 à 100 euros par an et par utilisateur. Les tarifs dépendent notamment des services associés: livraison en mains propres au destinataire, rapidité de traitement de la commande, etc. « C'est un produit dont il vaut mieux anticiper la possession, plutôt que de risquer de passer à côté d'un marché, faute de certificat», conclut François Chassery.

François Chassery,Certinomis

" La possession d'un certificat est un préalable pour réaliser une signature électronique. "

Le Var démystifie la dématérialisation

Une plateforme dédiée qui recueille des dizaines de réponses d'entreprises chaque année, des tests pour élargir son audience, une sensibilisation des fournisseurs, etc. Le conseil général du Var, certifié ISO 9001 pour sa maîtrise des marchés publics, a su transformer l'obligation de dématérialiser ses achats en expérience enrichissante.

"Nous avons débuté la dématérialisation en 2005, via une première plateforme qui devait permettre la mise en ligne des avis et le retrait des D CE », se souvient Valérie Capobianco, directrice des marchés du conseil général du Var. En 2007, la collectivité souhaite rendre son profil d'acheteur plus simple d'utilisation, plus ergonomique et adapté aux réponses des entreprises par voie électronique. « Nous avons donc relancé une consultation et opté pour un nouveau fournisseur: AWS ». Au menu de cette nouvelle prestation: l'installation de la plateforme, un forfait de mise en ligne d'annonces attractif, une hot line dédiée aux entreprises comme au pouvoir adjudicateur et une formation pour une dizaine d'agents. « La nouvelle plateforme a allégé des deux tiers le travail de saisie du service, puisqu'une seule trame est désormais nécessaire, quel que soit le profil de la publicité », se félicite Valérie Capobianco. En interne, toutes les réponses sont consultées sans être réimprimées sur papier. « Notre service informatique a mis en place un système de travail collaboratif, permettant aux personnes concernées de consulter les dossiers électroniques et de les archiver », ajoute la responsable des marchés.

Gain de temps et de fiabilité

Conscient du besoin de pédagogie manifesté par les fournisseurs, le conseil général du Var saisit chaque opportunité pour vulgariser la dématérialisation. « Nous participons à des réunions avec les fédérations professionnelles, par exemple dans le BTP, ou sous l'égide des chambres de commerce ou d'agriculture », explique Valérie Capobianco. Le but étant de dé mystifier la dématérialisation, de lever les freins éventuels et d'inciter les fournisseurs à répondre via la plateforme électronique. Par ailleurs, le service conseil et concurrence de la direction des marchés mène différents tests afin d'étendre l'utilisation de l'outil. « Nous avons ouvert la plateforme aux marchés compris entre 20 000 et 90 000 euros, pour les besoins de cinq directions, dont les relations publiques et les archives », précise Patrice Bonnefous, responsable du service. Pour l'heure, une petite poignée de fournisseurs (surtout dans le BTP) répond par voie électronique, mais le conseil général y voit un signe encourageant, car ces entreprises ne sont pas légalement contraintes de le faire. Enfin, les acheteurs de la collectivité vont jusqu'à la signature électronique des documents. «Mais nous sommes contraints de réimprimer les documents pour certaines procédures, comme le contrôle de légalité ou l'envoi au payeur départemental. » Des démarches que la collectivité prévoit d'effectuer électroniquement dès 2011. Pour l'heure, elle se félicite de la bonne acceptation de son outil, du gain de temps et de fiabilité qui en résulte, tout en affirmant continuer de se perfectionner.