[TRIBUNE D'EXPERT] Réussir une première négociation avec un nouveau fournisseur

La première négociation est décisive pour gagner le respect et la confiance d'un fournisseur mais c'est loin d'être suffisant. L'acheteur doit donner envie au fournisseur de travailler avec lui plus qu'avec aucun autre de ses clients. Si ce fournisseur est performant, et c'est l'hypothèse qui est faite en le recevant, cette envie le motivera pour accepter des conditions commerciales exceptionnelles et donc pour offrir à l'acheteur un avantage de compétitivité significatif sur sa concurrence.

Faire une veille en amont... béton !

Il convient donc de préparer soigneusement cette rencontre en collectant les informations facilement disponibles au sujet du fournisseur et notamment l'évolution récente de ses chiffres clés. L'analyse conjointe de ces données et du besoin de l'acheteur permettra d'apprécier les rapports de force et de s'y préparer. On ne reçoit pas de la même façon une multinationale dominante sur son marché comme une PME dont ce premier contrat représenterait une part excessive de son activité.

La rencontre se déroule souvent dans les locaux de l'acheteur. Une logistique fluide, une ponctualité irréprochable et une courtoisie avenante sont de rigueur. Produire sciemment un accueil douteux est une pratique Achat d'un autre âge, incompatible avec le respect mutuel recherché.

Opter pour l'ouverture et la transparence

Afin de convaincre le fournisseur qu'il est chez un client à haut potentiel qui le consulte sur un projet stratégique, l'acheteur présentera l'activité de son entreprise, le projet concerné (caractéristiques Qualité-Coût-Délai de votre besoin, historique chiffré de ses achats sur ce marché, etc.) et les raisons objectives qui l'ont poussé à consulter le fournisseur. Dans un esprit de réciprocité, l'écoute active de l'acheteur invitera ensuite le fournisseur à la sincérité pour détailler son activité et ses motivations.

Cet échange initial est certes chronophage et pourrait être perçu comme une perte de temps mais cette transparence amènera la confiance qui fera gagner bien plus dans la relation commerciale future. En effet, la confiance repose notamment sur la prédictibilité des réactions de l'autre : on gagnera donc du temps à n'imaginer que des propositions acceptables par son partenaire. Par ailleurs, en cas de divergences de vues, il est également préférable que chacune des parties puisse motiver ses refus ou ses réserves par des éléments qu'elle avait mis en avant dans cet échange initial. Le risque de malentendus et de crispations ne disparaît pas mais en est considérablement réduit.

Si la confiance fait gagner plus de temps et d'argent par la suite, elle reste basée sur le facteur humain : elle ne se décrète donc pas d'une signature mais doit être construite par cette première rencontre judicieusement planifiée et soigneusement préparée.

• Cette rencontre nécessite au préalable une collecte d'informations concernant le fournisseur et ses produits
• Le professionnalisme de votre accueil en dit long sur votre entreprise et sur vous.
• La présentation du besoin doit être précise, limpide mais aussi un peu... vendeuse !

L'auteur

Ingénieur diplômé de l'Agro de Paris, Rodolphe Agay a dirigé pendant plus de 10 ans les achats de sa Business Unit au sein des groupes Tetra Pak puis Alstom. Il crée en 2013 son entreprise de Formation / Conseil en Achat et Négociation à destination de l'enseignement supérieur et des entreprises.