DossierL'e-procurement dans la cour des grands

1 L'e-procurement séduit les entreprises

BErTrand GaBrIEL (Acxias)

Selon l'étude Prospective de l'offre et de la demande en solutions et services e-achats (2012- 2013) publiée par Demat Infos et IMA, 35 % des grandes entreprises sont équipées de solutions de gestion de catalogues et de commande en ligne, autrement dit d'outils d'e-procurement. Grâce à ces solutions d'e-achats, les acheteurs peuvent déployer des catalogues électroniques correspondant aux contrats qu'ils ont négociés auprès des directions opérationnelles, et cela en prenant en compte les services, les tarifs, les produits, etc. " Il s'agit de déléguer l'approvisionnement au plus près des demandeurs/prescripteurs, en se servant des contrats signés par les directions achats ", précise Bertrand Gabriel, directeur associé chez Acxias, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation du SI achat et l'approvisionnement, jusqu'au purchase-to-pay.

2 L'e-procurement, une offre fonctionnelle qui part de loin

Pourtant, au début des années 2000, l'e-procurement était perçu comme un simple système de catalogues accessibles à partir d'une place de marché. Une dizaine d'années plus tard, le concept s'est transformé en un système interactif et collaboratif avec les fournisseurs, d'une part, et les clients internes, d'autre part. Généralement, les objectifs recherchés sont clairs : en donnant les moyens aux utilisateurs d'appliquer les contrats signés par la direction des achats, une réduction des coûts est envisageable.

Longtemps considéré comme un domaine réservé aux achats indirects, l'e-procurement semble désormais "marcher" sur les plates-bandes des achats directs. En effet, la couverture fonctionnelle s'est considérablement élargie sous l'impulsion des besoins des utilisateurs, qui réclamaient notamment des outils de récupération des factures, des rapprochements automatiques avec les commandes... " Les fonctions couvrent désormais un périmètre allant des processus d'approvisionnement jusqu' à la comptabilité fournisseur ", estime Bertrand Gabriel. Même observation de la part de Xavier Pierre-Bez, responsable du développement chez b-pack, " la couverture fonctionnelle des solutions e-procurement va bien au-delà du simple "outil d'appro'" en fournitures de bureaux, pour intégrer aujourd'hui la gestion fournisseurs et des appels d'offres, en passant par les données issues de la finance (gestion budgétaire et des engagements, comptabilité, etc.) ".

En outre, compte tenu des difficultés des utilisateurs à gérer le contenu des catalogues et du besoin de rafraîchir les informations liées aux produits présentés (surtout en cas de rotation rapide des articles), l'offre s'est adaptée. En effet, lors de la réception de nouveaux catalogues, plusieurs milliers, voire plusieurs millions de lignes de références, doivent être validées par les utilisateurs. Or, les outils d'e-procurement permettent de prendre en compte l'ensemble du cycle de vie du projet catalogue et d'identifier les changements des références. D'ailleurs, le terme de "catalogues en punch out" est souvent évoqué. Il s'agit, sur une base standard "OCI 3", de s'interconnecter directement avec le site d'e-commerce du fournisseur dans le cadre de relations contractuelles avec ce dernier, au lieu d'importer et d'internaliser son catalogue.

Présentation : Evolution de l'e-procurement (en anglais) par Bravo solutions