Révolution technique versus réglementation

De nouvelles fonctionnalités high tech viennent désormais doper l'efficacité de telles solutions : hébergement en full native web, notamment sur smartphone, numérisation des justificatifs fournisseurs grâce à la fonction OCR (reconnaissance optique de caractères), etc. " Une vraie révolution technologique qui permet au voyageur de scanner ses justificatifs via son smartphone et de les intégrer directement dans sa déclaration de frais ", indique Pierre-Emmanuel Tétaz.

De quoi présager la disparition prochaine des reçus papiers ? "Pas encore, répond Christophe Drezet (Epsa), du moins tant que le droit français impose aux entreprises de conserver les originaux. Ainsi, le fichier électronique seul ne constitue pas une preuve suffisante."

Un obstacle au "tout dématérialisé" toutefois mineur face aux gains de productivité d'ores et déjà générés par de telles solutions en mode Saas à la portée de la plupart des PME. " En termes de ROI, le recours à ces outils se justifie dès que l'entreprise génère une cinquantaine de notes de frais par mois, avance le directeur marketing de KDS, car le coût d'accès n'est pas exorbitant - un abonnement mensuel revenant à trois ou quatre euros par note de frais émise - sans oublier l'implémentation rapide, ne dépassant pas quelques mois. " De quoi vous convaincre à franchir un tel cap... A condition de satisfaire un dernier pré-requis : avoir sensibilisé, en amont, vos collaborateurs au contrôle plus accru de leurs notes de frais. Et pour cause : "Ce chantier RH reste très complexe à réformer dans les entreprises où les frais professionnels font encore guise de compléments de rémunération ", conclut Christophe Drezet.