Lois sur les chaînes d'approvisionnement : la gestion intelligente des contrats pour soutenir la mise en conformité

Le mois dernier, nos voisins allemands adoptaient une nouvelle loi ⁽¹⁾ portant sur les chaînes d'approvisionnement. Son objectif ? Rendre la production et la logistique plus durables, non seulement en Allemagne, mais dans le monde entier. Celle-ci avait notamment pour but de venir en aide aux 79 millions d'enfants exploités dans le monde, par exemple dans des usines textiles, des carrières ou des plantations.

Et cela n'est pas non plus un sujet étranger à la France. En 2017, l'Assemblée nationale adoptait en effet une loi imposant aux multinationales un devoir de vigilance quant aux conditions de travail et l'impact sociétal de l'ensemble de leur chaîne d'approvisionnement. La Commission Européenne souhaiterait également présenter, dès cet automne, une législation contraignant l'entreprise à traiter ces questions. Elle serait alors tenue de respecter certaines normes, non seulement pour leurs propres organisations, mais aussi pour leurs fournisseurs, par exemple en matière de protection de l'environnement et de réglementation du travail.

Comprendre les défis pour les entreprises et leurs systèmes

L'un des premiers défis dans l'application des lois sur la chaîne d'approvisionnement réside dans le fait de devoir surveiller parfaitement l'ensemble de celle-ci. Les entreprises doivent ainsi assurer leur conformité tout au long du parcours et même au-delà de leurs frontières. Cela signifie que les nouveaux contrats avec les fournisseurs ne doivent pas seulement inclure les éléments classiques tels que les produits et services, prix, délais de livraison et de paiement, ou définitions et garanties de la qualité ; mais aussi des aspects comme la discrimination, le travail des enfants et forcé, les conditions de travail (horaires, salaires, congés), les risques pour la santé, et la protection de l'environnement.

Or, cela n'affecte pas seulement les nouvelles relations, mais aussi celles existantes. En conséquence, des millions de contrats doivent être adaptés pour que leurs réglementations et spécifications soient complétées, modifiées, voire totalement réécrites. Et pour les grandes entreprises, cette mission peut s'avérer colossale. Dans de nombreux cas, cela nécessitera également la mise à niveau d'autres conditions, telles que les délais de livraison ou les prix, des informations que l'on retrouve aussi bien dans les contrats que dans les applications métiers comme SAP Ariba.

Ainsi, il sera difficile pour toutes les entreprises qui, jusqu'à présent, considéraient et géraient leurs contrats comme des documents statiques non liés à l'application métier. Elles devront alors redoubler d'efforts pour, d'abord, évaluer les risques - c'est-à-dire évaluer quel contrat avec quel fournisseur implique quel risque - puis modifier cette évaluation dans les contrats, et finalement l'intégrer dans les processus métier.

Limiter les risques grâce à la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

Il existe bel et bien une solution avec un système CLM (Contract Lifecycle Management = gestion du cycle de vie des contrats) moderne proposant une approche fondamentalement différente. En tant que source unique pour tous les contrats de l'entreprise, l'outil CLM ne gère plus seulement les contrats comme des documents numériques ou papiers, mais comme de véritables actifs impliqués dans les processus métiers et l'atteinte des objectifs commerciaux, avec les obligations, droits et risques liés.

La solution CLM n'est alors pas seulement un lieu de stockage des clauses, mais est également capable d'intégrer directement le contenu des droits et obligations dans les processus métier via une intégration fluide avec des outils comme - par exemple - SAP Ariba.

Dans le cas des lois sur la chaîne d'approvisionnement, cela se traduit par une simplification considérable de l'évaluation des risques. D'une part, bien que les mêmes normes en matière de droits de l'homme s'appliquent à différents contrats, fournisseurs et pays ; leur mise en oeuvre sous forme de clauses contractuelles varie.

Avec l'aide du CLM, cette procédure peut être harmonisée afin de mettre à disposition de chaque pays et fournisseur les clauses pertinentes. D'autre part, il permet également de visualiser en un clic quelles clauses se trouvent dans quels contrats, avec quelle validité, dans quel pays, et avec quel fournisseur.

Il ne faut pas oublier que les solutions CLM ne dispensent pas les entreprises de l'obligation de surveiller les contrats et n'éliminent pas le risque en soi. Cependant, elles permettent par exemple l'identification des contrats concernés par un changement réglementaire ou une nouvelle législation. Cela permet alors de savoir à quel fournisseur cela s'applique et, in fine, de minimiser les risques.

Prenons l'exemple de Daimler, une entreprise mondiale avec des centaines de milliers de fournisseurs et des millions de contrats. Une approche centralisée fait ici toute la différence. En effet, les contrats concernés par les nouvelles lois sur la chaîne d'approvisionnement sont immédiatement connus par les responsables. Le service juridique peut alors réagir rapidement et commencer à adapter le contenu et les clauses pertinentes via des modèles servant de bases pour les nouveaux contrats. De cette manière, l'entreprise peut s'assurer que, dès que de nouvelles lois entreront en vigueur, celles-ci seront directement prises en compte dans les contrats. Ainsi, il est possible d'éviter les sanctions et pénalités liés aux manquements. Et ces modifications seront automatiquement intégrées dans les applications métiers.

Le déploiement d'une solution CLM garantit que les exigences en matière de procédures durables et responsables pour les chaînes d'approvisionnement se traduisent non seulement dans les contrats, mais aussi dans les pratiques commerciales métiers. Reste à savoir quel sera le sort de la France et, plus largement, de l'Union Européenne et du monde.

Par Maarten de Bruijn - directeur général clients Europe, Icertis - spécialiste de l'intelligence contractuelle. Avant de rejoindre Icertis, il était en charge des activités commerciales chez des entreprises B2B comme Vendavo et iMDsoft, notamment dans la région EMEA. Maarten de Bruijn est également membre fondateur du conseil d'administration du Netherlands Business Council France.

(1) https://dserver.bundestag.de/btd/19/305/1930505.pdf (texte en allemand)