Digitaliser le métier d'acheteurs : un impératif pour Engie

Pour améliorer le time to market, Engie a mis en place, en 2018, un vendor management system (VMS). Objectif : automatiser le sourcing des ressources externes de la régie IT. "Digitaliser le métier d'acheteur est logique et indispensable, aujourd'hui, pour répondre aux exigences d'efficacité, de rapidité et de sécurité de nos clients", résume Matthieu Arnould, acheteur chez Engie. Dans cette optique, Engie a retenu un produit sur étagère - dont le coût avoisine les 100 K euros par an - utilisé depuis 2013 comme marketplace en Belgique.

Baptisé Connecting, il était adapté aux besoins achats et juridiques pour moins de 20K euros. "Pour maîtriser le système, nous avons préféré le sécuriser en restreignant son accès à une cinquantaine de fournisseurs qui ont fait l'objet de négociation ou d'une signature d'un contrat-cadre avec le groupe. Autrement dit, ce n'est pas un VMS conventionnel, mais plutôt un catalogue d'achats de services automatisé", avertit Matthieu Arnould.

Grâce à ce VMS interne sécurisé, les prescripteurs peuvent indiquer leur recherche en assistanat technique dans le monde de l'IT en seulement trente minutes ; une cinquantaine de profils types ayant au préalable été renseignés. À l'issue d'un temps de consultation à la main des prescripteurs, l'algorithme de tri laisse apparaître les cinq résultats les plus qualifiés après interrogation du panel automatique sécurisé. Le choix final reste opéré après les soutenances. Dans le cas où les soft skills ne sont pas jugés optimaux à la fin des entrevues, le prescripteur se voit alors proposer cinq nouvelles offres d'après les critères souhaités.

Connecting a d'abord été déployé au sein de la BU d'Engie BtoC, en attente d'un pareil process. Puis, fort de son apport et de l'adhésion qu'il a suscitée, il était rendu accessible dans cinq autres business units. "Il le sera dans la septième BU à horizon 2022, après que la conduite au changement ait été accompagnée", estime Matthieu Arnould.

Un support utile à tous

À l'heure actuelle, Connecting permet de dénicher aux environs de 500 équivalents temps plein chaque année et compte 200 utilisateurs. Il contribue largement à optimiser les dépenses. Il a fait économiser pas loin de trois millions d'euros la première année d'utilisation sur les ressources externes en régie de la BU BtoC. "Cela nous permet de négocier plus facilement avec les fournisseurs et d'orienter notre stratégie achat, en pondérant à souhait le rapport qualité et prix, par exemple. Selon les volumes, cela peut nous amener à orienter un opérationnel vers un système de forfait plus compétitif."

À cela s'ajoutent des gains plus difficilement quantifiables, comme les heures allouées à la rédaction des cahiers des charges et aux recherches de profils spécifiques. "La charge dédiée à la recherche d'une ressource est de l'ordre de moins d'une demi-journée avec Connecting, contre deux à trois jours auparavant", se réjouit Matthieu Arnould. Un gain de temps pour les prescripteurs comme pour les acheteurs qui peuvent se dégager du temps pour améliorer le système, tout en gardant la main sur le fonctionnement de l'outil. Prochainement, le VMS pourrait englober de nouveaux panels fournisseurs, et notamment un panel RSE pour conforter les achats responsables. Voire de nouveaux catalogues d'achats ciblés pour les prestations de conseil ou d'ingénierie, par exemple. Chez Engie, le VMS de demain se dessine...