Infographie Notes de frais - Seul un employé sur trois ne commettrait jamais de fraude
Pour justifier la fraude, les salariés expliquent, par exemple, s'arroger des petites compensations supplémentaires pour les heures supplémentaires non rémunérées (15%), pour les dépenses privées liées au travail à domicile (19%) ou pour le temps passé en déplacement professionnel (19%)
La fraude sur les des notes de frais peut englober un large éventail de comportements : de la falsification délibérée des reçus, à la demande d'un "petit extra" en guise de compensation pour un long week-end de voyage d'affaires. Ainsi, l'étude de SAp Concur sur "le coût caché de la fraude aux notes de frais et de la non-conformité"* révèle que la moitié des employés français (50% des répondants) pensent qu'il est acceptable de soumettre sciemment une fausse note de frais d'un montant moyen de 115€. Selon l'étude : "Si toutes ces personnes agissent en fonction de ces attitudes, une entreprise de 250 personnes qui soumettent des notes de frais pourrait potentiellement subir une perte annuelle de 13 709€."
Si la majorité des demandes de remboursement incorrectes ne sont pas intentionnelles, il est également important, selon l'étude, d'examiner et de comprendre les facteurs qui rendent la fraude délibérée plus probable. Souvent, ceux-ci sont liés à la sensibilisation et à la satisfaction des employés. De nombreux employés citent l'équité pour justifier la tricherie : qu'il s'agisse d'obtenir une petite compensation supplémentaire pour les heures supplémentaires non rémunérées (15%), pour les dépenses privées liées au travail à domicile (19%) ou pour le temps passé en déplacement professionnel (19%).
Il existe un manque généralisé de compréhension des activités frauduleuses et de leurs implications pour les employés et l'entreprise. Par exemple, 27 % des employés ont arrondi leurs frais kilométriques et 18% envisagent de le faire. En outre, 32% ont comptabilisé des dépenses privées de restauration et 18% envisagent de le faire.
La difficulté que rencontrent les entreprises à lutter contre ces fraudes peut être dû à un manque de processus numérique dans la gestion des dépenses. En effet, une entreprise sur quatre s'appuie encore sur des processus papier, et 24% ne disposent pas des données nécessaires pour évaluer les fraudes potentielles en matière de dépenses.
* Étude basée sur l'opinion de 2500 employés ayant régulièrement voyagé pour affaires avant la pandémie, ainsi que de 750 décideurs financiers et 750 décideurs voyages en entreprise. L'enquête a été menée en France, en Allemagne, en Italie, au Benelux, dans les pays nordiques, en Espagne et au Royaume-Uni, par Opinium en septembre 2021.
