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Contrôle du respect de la politique achats

Le respect de la politique achats est fortement lié au contrôle interne de sa bonne application. Selon les entreprises, ce niveau de contrôle est plus ou moins sévère. Il peut aller d'un contrôle ponctuel à un contrôle systématique, par exemple, comme nous l'avons vu précédemment, par l'envoi de notifications à l'acheteur via le paramétrage de l'outil "P2P".

Cependant pour les organisations les plus matures nous pouvons identifier encore un niveau plus élevé lorsque le département "compliance" est nommé pour réaliser le travail de contrôle, délestant ainsi les acheteurs de cette fonction qui peut avoir un impact négatif et générer des tensions dans leur partenariat avec le business.

Nous avons vu l'importance d'établir un partenariat solide entre les achats et le business dans la réussite des projets. L'implication de la compliance comme partie tiers de ce partenariat permet de le préserver ainsi l'image de l'acheteur par rapport au business. L'acheteur garde donc le rôle d'informer des règles et de communiquer lorsque de déviations identifiée mais pas de sanctionner.

Cinq questions clefs :

Le niveau de maturité d'une organisation achats indirects peut donc très rapidement être identifié en posant quelques questions clefs lors d'un entretien d'embauche par exemple :

1) Comment est structurée votre équipe achats indirects ?

2) Depuis combien de temps cette organisation est-elle en place?

3) Quelles sont les règles principales de votre politique achats?

4) Quelle est le rôle du département "compliance" vis-à-vis du respect de la politique achats, notamment ses actions en cas de "non-conformité"?

5) Pouvez-vous me parler de votre plateforme informatique/ outils de commandes et de son niveau de paramétrage ?

Ces cinq questions donneront un état des lieux réaliste sur l'état de maturité de l'organisation achats indirects de cette entreprise.

Enfin, pour conclure et aller encore plus loin, nous commençons à voir dans les organisations les plus matures l'attribution d'un budget marketing permettant de doter les achats de canaux et supports performants et ludiques (vidéos professionnelles, présentations faite par les agences) pour communiquer en interne sur les politiques des catégories, best practices ou résultats obtenus, ceci dans le but d'augmenter toujours plus l'impact des messages et l'adhésion du business.

Par Lucile-Laure Plesse, senior sourcing manager chez Roche Pharma France.

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Lucile-Laure Plesse, category manager - EMEA indirect procurement

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