Challenger le QCD

Même si ces nouveaux indicateurs de performance s'installent, les basiques sont toujours présents. Le suivi de la performance fournisseurs à travers le fameux QCD (qualité, coût, délai) a été très fréquemment cité par les experts interrogés. Même s'ils mettent en garde sur l'utilisation qui doit en être faite. Pour les coûts, comme nous l'avons déjà souligné, les prix des matières premières doivent être également suivis de près, pour ne pas fausser les tarifs annoncés. Mais pour la qualité et les délais aussi il faut être prudent et ne pas se laisser aveugler par des calculs basiques. "Il faut mener un travail en amont avec les clients internes et les fournisseurs pour fixer des règles claires. Bien souvent, pour la qualité comme pour les délais, les problèmes sont dus à l'interne et non au prestataire", remarque François Gautier. Le niveau de qualité attendu, par exemple, ne doit pas être équivoque et doit être précisé à travers un cahier des charges. "Pour les achats de service, la qualité est souvent plus difficile à suivre. C'est principalement dû à des SLA inexistants ou mal définis. C'est la première chose à vérifier", met en garde François Gautier.

Quant aux délais, la pénalisation doit être bien expliquée et ne pas être appliquée bêtement et simplement : "Un fournisseur à qui on a demandé de livrer en urgence et qui réussit à livrer en trois jours au lieu des deux prévus doit-il être sanctionné alors qu'il a fait des efforts pour nous rendre service ?", questionne François Gautier. Le risque est de perdre un fournisseur performant.

Des process suivis de près

Cette question de la performance des achats a des répercussions au niveau de l'activité des achats en elle-même. En effet, il s'agit également de suivre des indicateurs d'activité pour s'assurer que les process mis en place sont efficaces et permettent à la direction des achats d'être pleinement performante. C'est ce que Philippe Petit appelle dans son livre "la performance des process". Des indicateurs comme le pourcentage de commandes hors process, le pourcentage d'achats sous contrat-cadre, etc. sont ainsi importants à suivre. "Le taux d'adhésion au contrat-cadre est intéressant, et d'une façon plus générale la part des dépenses qui ne passent pas par la direction achats, abonde Matthieu Pettex-Sabarot.

Même si les achats ne doivent pas forcément tout piloter, il est important qu'ils soient dans la boucle." Bien sûr, il faut aussi s'intéresser au nombre de contrats gérés, au nombre de fournisseurs, et d'autres facteurs, pour s'assurer que les achats sont maîtrisés. à ce sujet, François Gautier précise : "Certains indicateurs génériques sont mal utilisés. Le nombre de fournisseurs, par exemple, ne veut rien dire s'il est regardé seul. Il vaut mieux regarder ceux qui représentent 100 % des dépenses, 99 %, 95 % puis 80 %. Cela permet de comprendre si l'entreprise maîtrise la gestion de ses fournisseurs". Au niveau des process, François Gautier propose de recourir à l'auto-évaluation débouchant sur le calcul d'un score de maturité : "Il s'agit de lister l'ensemble des process, de les découper en sous-processus et de demander aux équipes d'acheteurs de s'évaluer de 1 à 5 sur leur connaissance du métier par rapport à ce référentiel, décrit-il. Cela permet aux acheteurs de voir où se situe leur équipe par rapport à l'année précédente mais aussi par rapport aux autres, c'est très motivant. Et cela leur permet aussi de comprendre les attentes du management, leur apporte une véritable visibilité sur leur plan de développement, et enfin, leur donne la possibilité de demander conseil aux meilleurs".