Externalisation de la formation, économies en vue?

Les entreprises dépensent chaque année 14 milliards d’euros en supports pédagogiques de toutes sortes. Il s’agit donc d’un enjeu énorme. Ce gigantisme s’explique notamment par l’obligation légale française d’affecter l’équivalent de 1,6% de la masse salariale au budget formation. Et dans la pratique, les firmes font même beaucoup plus. Par ces temps économiquement troublés, il est tentant d’externaliser ce chapitre pour essayer de réaliser des économies.

"Depuis la crise, les sociétés sont nombreuses à tenter l’expérience", affirme Jérôme Lesage le créateur de Place de la Formation, “premier courtier en formation”. Selon lui, cette solution permet de réaliser de substantielles économies, notamment par la mutualisation des achats de formation. Si le porte-monnaie s’en porte mieux… le service RH se trouve aussi allégé du fardeau administratif de la gestion de cette activité.

"Il s’agit d’une tâche à faible valeur ajoutée qui s’avère particulièrement chronophage et usante pour ceux qui en ont la charge", affirme encore le responsable. Ce dernier estime qu’il est possible d’obtenir 10 à 30 % de baisse des coûts en externalisant. Et pour ce faire, sa structure propose un portail informatique ergonomique et simple d’utilisation pour assurer l’interface avec les entreprises candidates à cette solution. Les salariés peuvent y accéder directement pour suivre l’avancement de leur dossier. Et il semble que les compagnies adhèrent au système. Place de la Formation compte, six ans après son lancement, près de 400 clients dont 35 grands comptes. Au congrès RH d’octobre dernier, trois d’entre eux étaient invités à témoigner.

La banque en ligne ING Direct a choisi l’externalisation voilà déjà 4 ou 5 ans et se montre très satisfaite. "Nous déléguons toute la partie administrative au prestataire, explique Anthony Hérault, son responsable formation et développement RH. L’allègement administratif notamment a été stupéfiant. Avant les salariés arrivaient avec une liste de formations dispersées auprès de maints organismes, poursuit le responsable. Il fallait gérer cet éparpillement." Le représentant affirme encore que le taux de satisfaction à l’issue des formations a beaucoup augmenté.

Chez Thomson Reuters, une agence de presse financière, le DRH, Pierre Rosius, a vécu une première démarche d’externalisation peu fructueuse. "Notre entreprise prescrit 7 à 800 formations par an pour un budget de 30 000 euros. Jusqu’en 2009, une salariée s’occupait de cette activité à plein temps. Puis nous avons externalisé. L’expérience a duré un an et s’est soldée par un échec. L’organisme fonctionnait sur un mode industriel alors que nous avions besoin de souplesse. Nous avons en effet une grosse population de journalistes aux demandes de formation très spécifiques. Nous avions décidé de réintégrer le poste en interne quand Place de la Formation nous a proposé sa solution de portail internet. Et cette fois, l’opération fonctionne. Chez nous, le chapitre formation est aujourd’hui externalisé à 100 %."

Virginie Segaud, DRH chez GM France, explique que son entreprise a fait le choix de l’externalisation début 2012. Ce poste constituait l’un des derniers leviers sur lesquels travailler pour réduire les coûts. La solution de Place de la Formation nous apporte un très large choix de formations et permet de délocaliser la gestion de nombreuses tâches administratives sans supplément de coût. Leur outil Web, facile d’utilisation, assure l’interface. Nous apprécions aussi d’être en contact avec un interlocuteur unique qui connaît notre dossier. Côté financier, il est encore un peu tôt pour savoir si l’on est vraiment dans une logique de baisse des coûts."

Pour conclure les débats, Jérôme Lesage rappelle quelques règles élémentaires pour que l’externalisation d’un plan formation fonctionne. Il s’agit de :
- trouver un prestataire souple qui s’adapte à l’entreprise;
- déployer progressivement le plan et selon un rythme choisi;
- définir la part d’externalisation à mettre en place.
Des principes simples qui expliquent certainement la teneur positive des témoignages qui précèdent.

Fiche d’identité de Place de la formation

Création : juillet 2006
Activité : achat et gestion de formations
Partenaires : 7500 organismes de formation référencés
Couverture : 2000 métiers représentés
Clients : 400 entreprises dont 35 grands comptes parmi lesquels Air Liquide, Total, Vivendi, AXA, Renault, Véolia, BMW, etc.
Equipe : 25 salariés
CA 2011 : environ 4 millions d’euros