Dématérialisation des factures : cap sur l'automatisation du Procure-To-Pay!

Comment accroître le périmètre de la dématérialisation au bénéfice des directions achats ? Telle est la question, pour le moins complexe, débattue lors d'une table ronde organisée début octobre au Cnit La Défense dans le cadre du salon Solutions. "Si la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs est aujourd'hui une préoccupation importante des entreprises, elles sont peu nombreuses à s'être penchées, en amont, sur la rationalisation de leur processus de demandes d'achat, qui reste souvent manuel et peu normé", a rappelé d'entrée de jeu Thomas Honegger, directeur filiale France d'Esker, acteur majeur de la gestion documentaire.

Exit les saisies manuelles !

Pourtant, force est de constater que la digitalisation de l'ensemble du processus dit de "Procure-to-Pay" représente un enjeu stratégique pour les entreprises soucieuses de booster la gestion de leur trésorerie et leur performance interne. "En effet, combien de services comptables doivent gérer, au quotidien, un flux de factures papiers sans savoir exactement à quel bon commande chacune d'elle se rapporte ?", questionne Martial Gérardin, directeur Europe de l'éditeur Perfect Commerce. "Non seulement la numérisation de l'ensemble du cycle Procure-to-Pay évite les saisies manuelles pour les équipes en place, mais elle leur permet surtout de rapprocher aisément une facture d'un bon de commande et de livraison."

No Purchase Order, No Pay

Un formidable coup de pouce pour les directions achats qui peuvent ainsi profiter d'une meilleure visibilité et traçabilité de bout en bout des dépenses engagées auprès des fournisseurs. "Ce qui peut leur permettre, par exemple, de déployer amont une politique No Purchase Order/No Pay afin d'assurer un suivi et contrôle plus strict des coûts", conseille le directeur.

On l'aura compris, la dématérialisation de la facture fournisseurs - fer de lance d'un mouvement général de numérisation des entreprises - n'est que l'un des maillons, plutôt modeste, de l'extraordinaire chaîne des bénéfices générés par la digitalisation et l'automatisation du process Procure-to-Pay : gestion optimisée des risques opérationnels et du traitement des litiges avec les fournisseurs, meilleur respect ou anticipation des délais de paiements, diminution des actes administratifs comptables, etc.

50 % d'économies à la clé

"Sans oublier la réalisation d'économies de l'ordre de 50 % sur les coûts de traitement administratif, le gain de temps non négligeable, ou encore la simplification des processus de validation favorisant le recentrage en interne des activités achats et finances sur leur coeur de métier. De quoi permettre à ces dernières, de créer à l'extérieur un écosystème plus favorable avec leurs partenaires", énumère Murielle Leisner, directrice commerciale de Banctec, éditeur qui a justement lancé cette année en France une solution en mode cloud de Procure-to-Pay. "Un outil que nous avons déjà déployé en Allemagne et en Europe du Nord, où les entreprises sont plus mâtures en matière de dématérialisation", indique Murielle Leisner, "même si la France, forte d'une législation plus incitative en la matière, commence à rattraper aujourd'hui son retard. Par exemple, les fournisseurs de l'Etat ont pour obligation de passer à la dématérialisation de leurs factures pour 2017."

Eviter les ruptures de chaîne

C'est dire si les acheteurs du privé comme du public doivent aussi se préparer dès maintenant, à un tel chantier ! Une réflexion, par exemple, déployée chez Europcar, société de location de véhicules. "Depuis cette année, nous collaborons avec l'éditeur Basware, pour optimiser notre processus de Procure-To-Pay. L'objectif, à terme, n'est pas juste de généraliser en interne la dématérialisation des factures fournisseurs, qui constitue le côté visible de l'iceberg, mais bien tous les documents intégrant le cycle transactionnel, et ce, pour éviter toute rupture de chaîne. Une démarche continue d'automatisation qui doit démarrer dès l'émission d'un besoin", confie Patrice Tiolet, directeur des achats d'Europcar.

Accompagnement au changement

Pour se faire, la société va ainsi se doter d'un outil ad hoc de Procure-to-Pay conçu par l'éditeur. "Le projet devrait démarrer dès décembre, via une phase de test au sein de notre holding, qui portera uniquement sur les achats indirects. La solution sera étendue sur les achats directs pour l'Espagne", poursuit ce dernier, en rappelant que la démarche reste encore expérimentale. Et pour cause, un tel projet d'entreprise suppose plusieurs pré-requis et pas des moindres : la collaboration en bonne intelligence des directions financières et achats sur le sujet, l'intégration et la sensibilisation des fournisseurs à une telle démarche, "et, surtout un véritable accompagnement au changement des équipes en interne", conclut Patrice Tiolet.