En quête de bénéfices élargis

Il existe visiblement une marge de progression importante pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs, puisque 52 % des personnes interrogées estiment que leur outil est tout à fait performant ou satisfaisant. Plus de 62 % confient même n'être pas suffisamment outillés pour pratiquer concrètement et efficacement leur travail. Les déploiements ont permis de constater concrètement les bénéfices fournis par la technologie. "Grâce à l'outil, nous avons gagné beaucoup de temps sur la partie Approbation. Désormais, on peut apporter des actions directement via les e-mails, sans se connecter aux outils achats. On peut donc gérer des achats en situation de mobilité. Pour déléguer des responsabilités, c'est bien plus simple", illustre Pauline Gérard. Il existe actuellement une forte demande en matière d'utilisation en situation de mobilité."Contrairement à un passé encore récent, la demande d'achat est ouverte à toujours plus de personnes dans l'entreprise. Des employés sur un chantier ou des chargés de maintenance présents sur le site de leur client doivent pouvoir commander directement des éléments dont ils ont besoin, relève Erika Perrotin. L'ergonomie, la simplicité d'usage sont au coeur des demandes actuelles, quel que soit le profil de l'utilisateur, ce qui peut s'avérer complexe."

Pour Sylvain Feraud, la dématérialisation que permet l'outil est un avantage central : "Il permet de modéliser un nombre très important de processus, ce qui est essentiel dans notre cas car nous adressons des familles d'achats très variées, allant de la prestation de recherche aux matériels et équipements en passant par les prestations de marketing. Nous pouvons donc répondre à une multitude de façons d'acheter, qu'il s'agisse de commandes groupées, de prestations sur contrat, des missions télécoms ou encore des contrats relatifs à l'énergie. La quasi-totalité de nos achats est ainsi sous contrôle d'engagement de dépenses, ce qui permet un pilotage rigoureux des budgets disponibles." Les fonctionnalités relatives aux accès catalogue suscitent par ailleurs beaucoup d'intérêt. "À l'heure actuelle, les clients sont très nombreux à vouloir un accès facilité à Amazon Business, par exemple, pour des achats extérieurs à leur système. Notre rôle est alors d'intégrer dans Sourcing Force les catalogues Amazon Business, mais aussi de s'inspirer de l'ergonomie d'un site Amazon Business pour la dupliquer sur notre solution", indique Olivier Audino.

Limiter le risque

Autre volet sur lequel les demandes affluent de toute part : la gestion du risque. En matière de Procure-to-Pay, le but est de mieux contrôler les transactions et de s'assurer que les utilisateurs se tournent vers le bon fournisseur.

"À cela s'ajoute le contrôle fournisseurs à proprement parler, qui vise à vérifier que le fournisseur est en conformité avec la réglementation. Cela implique la collecte automatique des K-bis, des attestations Urssaf, par exemple, ou encore, dans le BTP, des contrats dynamiques de sous-traitance signés qui sont imposés lors de la transaction. Il s'agit aussi de mieux encadrer le pilotage du fournisseur, pour s'assurer qu'il est toujours en bonne santé, que le donneur d'ordres est toujours sous contrat avec lui, surveiller les échéances de fin de contrat, suivre l'évolution de la satisfaction interne", poursuit Olivier Audino.

La demande augmente très rapidement quant aux possibilités d'agrégation de l'ensemble des données disponibles sur Internet et qui permettent de mieux prévoir et encadrer la notion de risques. "La mise en place d'alertes, la connexion de données à des outils extérieurs va rapidement devenir un atout clé", confirme Gérard Dahan.

Un engouement croissant pour les technologies innovantes

L'automatisation et le potentiel d'optimisation qu'elle représente intéressent de nombreuses entreprises. Rien qu'en matière de RPA (Robotic Process Automation), 31 % des acheteurs se disent prêts à investir en faveur du déploiement de solutions de ce type. "Nous pratiquons déjà beaucoup d'automatisation de tâches. Notre outil permet, par exemple, de procéder sans intervention humaine à la transformation de la demande d'achat en commande pour une catégorie d'achats souhaitée. Des solutions de robotisation ont aussi été mises en place, notamment pour traquer les factures non parvenues", illustre Sylvain Feraud. Les promesses dans ce domaine doivent toutefois être relativisées.

"Il ne faut oublier un principe essentiel : la technologie n'a aucune valeur en soi. C'est l'usage de la technologie qui a de la valeur. La RPA, par exemple, doit être vue avec quelques bémols.Les mécanismes dans ce domaine peuvent nécessiter beaucoup de maintenance : il suffit parfois qu'un acteur modifie une ligne de code pour que le robot ne fonctionne plus", regrette Thomas Honegger, directeur de la filiale France de Esker, éditeur de solutions pour améliorer les processus de gestion du cycle P2P. "Au-delà de la solution, c'est surtout la manière de l'utiliser et ce qu'on implémente. Si on n'a pas suffisamment réfléchi en amont sur les souhaits et objectifs, le déploiement de l'outil, aussi perfectionné soit-il, sera un échec", ajoute Sylvie Noël, directrice des achats du groupe Covéa.

Il existe une certaine demande sur l'automatisation, mais, pour Olivier Audino, "il y a très peu de maîtrise de la part des entreprises sur ce sujet. Bon nombre d'acheteurs se rendent compte qu'on est encore très loin d'avoir un flux automatisé dans les achats. Même pour les tâches simples, des interventions humaines et imprévues sont toujours nécessaires. Nous gérons, par exemple, pour le compte de nos clients, l'externalisation des petits achats non récurrents. Sur ces typologies d'achats, on peut avoir tendance à chercher de l'automatisation, alors qu'elle s'avère justement complexe dans ces cas, car les petits fournisseurs sont les moins équipés en solutions électroniques."

Erika Perrotin observe que si la RPA est parfois regardée avec circonspection, "l'intelligence artificielle en revanche va jouer un rôle clé car elle soulagera l'utilisateur de certaines tâches. La gestion des contrats complexes, la recherche de spécificités dans les clauses ou la valorisation des données peuvent être nettement facilitées par les technologies d'avenir. Il existe déjà des outils proposant ces nouveautés."