La GED au coeur de la transition numérique

Des réglementations favorables

Le 5 décembre dernier a été publié un décret sur la fiabilité de la copie numérique. Grâce à cette évolution, il sera possible de s'affranchir de la copie papier dans les échanges en étant assuré que la copie numérique est conforme à l'original papier. "Les lois évoluent et font bouger les lignes. Pour des raisons de fluidité des échanges, de normalisation ou de régulation, on tend à mettre en place des modèles en veillant à faire en sorte que les systèmes soient interopérables. Ce contexte est favorable au développement de systèmes de GED plus aboutis", précise Christophe Laurent, chef de marché Solutions au sein de Konica Minolta Business Solutions France.

L'utilisation de tels documents à valeur légale est intéressante dans de multiples cas de figure comme lorsqu'il s'agit d'établir un diagnostic, de faire part d'une preuve, gérer un litige vis-à-vis d'un client ou d'un fournisseur. Dans un contexte toujours plus strict, externaliser la conservation et l'archivage des documents devient une pratique de plus en plus courante. "Il faut garantir l'intégrité du document dématérialisé sur la durée. Pour le bulletin de salaire, ce sera 50 ans. Pour une facture ordinaire, ce sera 10 ans. Pour un appel d'offres, ce sera entre 10 et 30 ans selon les cas. Faire appel à un tiers permet de ne pas avoir à assumer l'obligation légale de l'intégrité du document dans le temps. Se tourner vers un tiers, c'est aussi l'assurance d'être toujours en phase avec l'état de l'art, tant sur le plan juridique que technique", estime Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo, spécialiste de l'archivage à valeur probante.

Christophe Laurent souligne par ailleurs que "la traçabilité de l'information est un volet toujours plus important. Même si nous n'en sommes pas au niveau du Patriot Act aux Etats-Unis, nous remarquons qu'il s'agit de plus en plus de montrer pattes blanches dans une multitude de domaines. En conséquence, les systèmes doivent être des outils de preuve, des moyens de suivi, ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent."