La digitalisation des achats - enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions

Quelle est alors la véritable valeur ajoutée des solutions digitales de gestion des achats?

La digitalisation permet de s'affranchir des contraintes d'espace et de temps et d'interconnecter tous les acteurs d'un sujet ou processus à une période donnée. Le champ des possibles s'ouvre alors à de nouvelles pratiques dont le potentiel de création de valeur reste difficile à appréhender aujourd'hui. Mais concrètement, les projets que nous menons actuellement pour les clients montrent des gains de performance importants des équipes achats (déploiement plus large et davantage en profondeur des axes de performance achats), une réduction drastique des achats sauvages, et une meilleure maîtrise des risques en lien avec une amélioration de la qualité.

Dans ce livre, vous proposez un panorama des tendances du marché des solutions e-achats. Quelles sont selon vous, celles qui répondent le mieux aux besoins des acheteurs? Et quelles évolutions seraient nécessaires?

Il n'y a pas une bonne solution dans l'absolu qui serait valable pour toutes les organisations. Pour être pertinent, le choix d'une solution doit s'appuyer sur de multiples critères notamment la couverture fonctionnelle ciblée, l'organisation et la culture de l'entreprise, les enjeux (exemple structuration de processus VS adaptation) ainsi que sur la trajectoire prévisible de la solution et la capacité de l'éditeur à répondre aux exigences de projet et d'évolutivité dans la durée.

Le livre Acxias répond à la plupart de ces questions, notamment avec des grilles de comparatifs fonctionnels des solutions et les résultats du baromètre des solutions (benchmark auprès des directions achats). La mise à disposition en mode Cloud, mutualisant les infrastructures et réduisant drastiquement les frais de déploiement, a également permis à certaines solutions de devenir accessibles à de plus petites entreprises ETI et PME.

De même les interconnexions natives des solutions avec les ERP permet de réduire drastiquement les durées de projet et frais de mise en oeuvre. Les évolutions des solutions sont principalement issues des besoins du marché et d'importants éditeurs ont renforcé les liens avec leurs clients dans des logiques de co-développement. Cependant la plupart des solutions gagneraient à proposer davantage de flexibilité à leurs clients, par exemple avec des périodes d'essais de quelques mois avant engagement, ou des modèles freemium permettant d'accompagner la montée en maturité des achats dans les plus petites structures.

Vous proposez un comparatif détaillé d'une trentaine d'offres et une évaluation des principaux éditeurs. Comment avez-vous travaillé ?

Nous avons procédé en deux temps : d'abord, en réalisant un baromètre pour mesurer la satisfaction des entreprises utilisatrices vis-à-vis des outils et de leur éditeur, ensuite, en positionnant les principales offres dans des tableaux fonctionnels sur la base des informations disponibles début 2016.

En ce qui concerne le baromètre, il a été réalisé en ligne, via un questionnaire proposé aux entreprises de toutes tailles et tous secteurs. L'évaluation de chaque éditeur, à travers 17 critères, porte sur trois axes : le cadrage et le choix de la solution (avant-projet), le projet de mise en oeuvre, le maintien en conditions opérationnelles (post projet). L'évaluation des solutions couvre pour sa part 9 critères. En plus des notes, sur une échelle de 1 à 5, plusieurs thématiques "ouvertes" permettaient aux répondant de préciser leurs réponses ou d'apporter des informations complémentaires.

A sa clôture, le questionnaire a été renseigné par plus de 70 directeurs et responsables achat, acheteurs, chefs de projets ou responsables de systèmes d'information achats, pour 68 réponses validées. Quinze éditeurs et leur solution ont été évalués, avec de bonnes surprises et quelques résultats surprenants !

Pour les tableaux comparatifs des fonctionnalités des solutions, l'analyse a été volontairement restreinte aux acteurs présents sur le marché français, c'est-à-dire ceux ayant un ou plusieurs collaborateurs en France. Parmi les 100 acteurs que nous avons contactés, seuls ceux ayant renseigné le questionnaire qui leur a été proposé ont été répertoriés, soit une trentaine. Si les informations publiées sont largement déclaratives, les équipes d'Acxias ont procédé à de nombreuses vérifications et procédé à quelques ajustements.

Au final, les quatre tableaux fonctionnels des solutions digitales achats, procure to pay, facture électronique et business networks constituent une source d'information inégalée pour comparer les différentes offres et identifier les outils les plus à même de répondre aux besoins spécifiques des directions achats et financières.