Dématérialisation de tous les flux: objectifs et impacts sur l'organisation

Le Crédit Agricole d'Île-de-France va dématérialiser près de 20 millions de pages sur trois ans

Le Crédit Agricole d'Île-de-France a décidé de procéder à la dématérialisation et à l'archivage physique de l'ensemble de ses flux (dossiers contractuels) et fonds documentaires en agence, pour en faciliter la gestion, soit près de 20 millions de pages sur trois ans. Ce projet s'inscrit dans le cadre d'un programme "Zéro papier en agence" de la banque régionale qui veut réduire de 80 % sa consommation de papier.

Cette numérisation des flux et des fonds documentaires répond à plusieurs enjeux : simplifier la gestion quotidienne des dossiers bancaires par les collaborateurs en agence, grâce à la mise à disposition sous format numérique des documents contractuels de leurs clients ; optimiser le service client, en améliorant la réactivité des gestionnaires de clientèle en cas de réquisitions ou de réclamations client et, enfin, fluidifier les échanges entre le réseau d'agences et le siège grâce à un accès dématérialisé et rapide aux dossiers des clients. Vincent Souliac, directeur du département de la transformation numérique du Crédit Agricole d'Île-de-France, en est convaincu : "La dématé­rialisation facilite le travail au quotidien en agence et les échanges réseau-siège. Elle diminue les risques opérationnels et améliore la réactivité lors de la recherche d'un document."

Recours à l'Association des paralysés de France

Le Crédit Agricole d'Île-de-France, a choisi Everial pour prendre en charge les fonds actuellement archivés dans les agences (7 000 000 de pages sur 15 mois) et les flux générés quotidiennement en agence (13 000 000 de pages sur trois ans). Son prestataire assure la préparation et le tri des documents. Ce dernier pan a, en partie, été délégué à du personnel de l'Association des paralysés de France, recruté spécifiquement dans le cadre de cette prestation. "La capacité de ce prestataire à intégrer du personnel de l'Association des paralysés de France a été déterminante dans notre choix", a souligné Vincent Souliac, "en plus de sa capacité à gérer l'ensemble de la chaîne de traitement du document."

Le prestataire va aussi assurer la numérisation, l'indexation, l'archivage physique sécurisé, la gestion des éliminations puis l'envoi et l'intégration des documents contractuels numérisés (fond et flux) sur le système d'information commun et multicanal des Caisses régionales du Crédit Agricole (Nice). Aujourd'hui, les collaborateurs de la banque bénéficient d'un accès sécurisé et simplifié aux documents numérisés pour plus de réactivité. La traçabilité des dossiers bancaires est renforcée et les données sensibles sécurisées, dans le respect de la réglemen­tation en vigueur. Enfin, l'externalisation de la dématé­rialisation des dossiers contractuels permet aux équipes présentes en agence de se recentrer sur leur coeur de métier, assure le Crédit Agricole.