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Automatiser les échanges avec les fournisseurs

C'est sur le périmètre de la comptabilité-finance que les dispositifs de RPA liés aux achats commencent à se multiplier. En particulier au sein des grands groupes ayant un nombre important d'interlocuteurs, pour automatiser les workflows de routage et de traitement des e-mails. L'automatisation par EDF d'une partie des échanges avec ses partenaires en est une illustration. Dans le cadre de son programme d'intégration des technologies d'IA, le producteur d'électricité a lancé un pilote opérationnel pour robotiser le traitement des 60 000 demandes reçues chaque année par mail de ses 24 000 fournisseurs. Ciblant en priorité les 3 800 fournisseurs les plus actifs, avec lesquels le groupe a au moins une interaction par mois, le dispositif permet de qualifier les demandes selon leur complexité puis de mettre en place les réponses adéquates, en s'appuyant sur l'expérience des équipes comptables et l'historique des cas traités. L'électricien ambitionne d'automatiser 60 % des réponses et de délester les opérationnels d'une partie de ce travail long, cher, répétitif et à faible valeur ajoutée. Selon l'éditeur de la solution utilisée, une application similaire serait en cours de mise en place chez BPCE.

Toujours en matière de traitement automatique des documents échangés entre partenaires commerciaux, SAP Contextor aurait plusieurs projets en cours dans le domaine de la supply chain, en particulier dans le secteur aéronautique, avec son partenaire Daher. Ce dernier participerait notamment à la mise en place chez Airbus de robots permettant de fluidifier la gestion de la logistique des pièces détachées. Un robot RPA est par exemple capable de prendre en charge la réception de bordereaux de livraison et de factures reçues en pièces jointes d'un e-mail, d'analyser leur contenu pour en extraire les informations utiles pour ensuite remplir les bons de transport dans l'application fournie par le transporteur DHL. En fin de processus l'ensemble des documents reçus et créés par le robot sont archivés dans une application métier de gestion de la chaîne logistique.

Evolution vers l' "Intelligent process automation"

Sur la base de ces premières réalisations, l'objectif des promoteurs de la RPA consiste désormais à apporter de l'intelligence aux plates-formes d'automatisation, pour améliorer encore leur capacité de traitement, en intégrant des couches d'IA. Les algorithmes intelligents peuvent en effet gérer des tâches "métier " nécessitant des prises de décision et des analyses plus complexes, qu'un robot RPA ne peut seul prendre en charge. La combinaison des deux technologies, ou IPA pour Intelligent process automation, permettra de décupler la puissance des systèmes et de dégager du temps aux acheteurs pour des activités plus intéressantes et davantage créatrices de valeur.

Ainsi, alors qu'un agent conversationnel (chabot) basé sur une RPA classique ne fera par exemple que dérouler un processus, son couplage à un dispositif d'IA lui permettra de comprendre le sens d'une question ou de déceler un sentiment (colère, satisfaction, frustration, etc.) chez l'interlocuteur, pour apporter une réponse plus appropriée, voire gérer les exceptions en les confiant à un opérateur humain. Grâce à l'intelligence artificielle, le travail d'un robot RPA ne se limitera plus aux formulaires et autres données structurées, historiquement bien gérées par les systèmes informatiques, mais s'appliquera à n'importe quel type de contenu.

Seulement, cette automatisation robotisée et de plus en plus intelligente devra être contrôlée. Aux achats comme ailleurs dans les entreprises, il ne s'agit pas de remplacer l'homme par la machine, mais au contraire d'exploiter le meilleur de chacun, en laissant aux équipes l'esprit d'analyse, l'intelligence relationnelle et l'innovation. A cette condition, le développement de la RPA et plus encore de l'IPA, dresse un tableau optimiste pour l'avenir de la fonction.

Par Acxias, Digital Source-to-Pay Experts - Bertrand Gabriel, directeur, et Thierry Parisot, analyste marchés & solutions achats

Acxias est une agence de digitalisation des achats, des approvisionnements et de la comptabilité fournisseurs. Acxias est l'auteur de l'ouvrage de référence "La Digitalisation des Achats - Enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions". Plus d'informations, cliquer ici sur : http://acxias.com/ressources/livre-la-digitalisation-des-achats


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