DossierL'e-procurement dans la cour des grands

1 - L'e-procurement séduit les entreprises

L'e-procurement est de plus en plus utilisé grâce à une couverture fonctionnelle élargie et une ergonomie proche de celle des solutions e-commerce.

BErTrand GaBrIEL (Acxias)

Selon l'étude Prospective de l'offre et de la demande en solutions et services e-achats (2012- 2013) publiée par Demat Infos et IMA, 35 % des grandes entreprises sont équipées de solutions de gestion de catalogues et de commande en ligne, autrement dit d'outils d'e-procurement. Grâce à ces solutions d'e-achats, les acheteurs peuvent déployer des catalogues électroniques correspondant aux contrats qu'ils ont négociés auprès des directions opérationnelles, et cela en prenant en compte les services, les tarifs, les produits, etc. " Il s'agit de déléguer l'approvisionnement au plus près des demandeurs/prescripteurs, en se servant des contrats signés par les directions achats ", précise Bertrand Gabriel, directeur associé chez Acxias, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation du SI achat et l'approvisionnement, jusqu'au purchase-to-pay.

L'e-procurement, une offre fonctionnelle qui part de loin

Pourtant, au début des années 2000, l'e-procurement était perçu comme un simple système de catalogues accessibles à partir d'une place de marché. Une dizaine d'années plus tard, le concept s'est transformé en un système interactif et collaboratif avec les fournisseurs, d'une part, et les clients internes, d'autre part. Généralement, les objectifs recherchés sont clairs : en donnant les moyens aux utilisateurs d'appliquer les contrats signés par la direction des achats, une réduction des coûts est envisageable.

Longtemps considéré comme un domaine réservé aux achats indirects, l'e-procurement semble désormais "marcher" sur les plates-bandes des achats directs. En effet, la couverture fonctionnelle s'est considérablement élargie sous l'impulsion des besoins des utilisateurs, qui réclamaient notamment des outils de récupération des factures, des rapprochements automatiques avec les commandes... " Les fonctions couvrent désormais un périmètre allant des processus d'approvisionnement jusqu' à la comptabilité fournisseur ", estime Bertrand Gabriel. Même observation de la part de Xavier Pierre-Bez, responsable du développement chez b-pack, " la couverture fonctionnelle des solutions e-procurement va bien au-delà du simple "outil d'appro'" en fournitures de bureaux, pour intégrer aujourd'hui la gestion fournisseurs et des appels d'offres, en passant par les données issues de la finance (gestion budgétaire et des engagements, comptabilité, etc.) ".

En outre, compte tenu des difficultés des utilisateurs à gérer le contenu des catalogues et du besoin de rafraîchir les informations liées aux produits présentés (surtout en cas de rotation rapide des articles), l'offre s'est adaptée. En effet, lors de la réception de nouveaux catalogues, plusieurs milliers, voire plusieurs millions de lignes de références, doivent être validées par les utilisateurs. Or, les outils d'e-procurement permettent de prendre en compte l'ensemble du cycle de vie du projet catalogue et d'identifier les changements des références. D'ailleurs, le terme de "catalogues en punch out" est souvent évoqué. Il s'agit, sur une base standard "OCI 3", de s'interconnecter directement avec le site d'e-commerce du fournisseur dans le cadre de relations contractuelles avec ce dernier, au lieu d'importer et d'internaliser son catalogue.

Présentation : Evolution de l'e-procurement (en anglais) par Bravo solutions

Une meilleure ergonomie et un déploiement plus agile pour les outils d'e-procurement

Sur la question de l'ergonomie, là encore, les nouveaux besoins des acheteurs ont contribué à rendre les outils bien plus conviviaux à utiliser. D'ailleurs, l'ensemble des acteurs interrogés sont unanimes : les éditeurs proposent désormais des outils très proches des standards observés dans l'univers du commerce en ligne, version B to C. " Nous assistons à une convergence des solutions e-procurement vers des solutions de type e-commerce ", confirme Bertrand Gabriel.

Autre tendance en matière de déploiement, les grands comptes n'hésitent plus, aujourd'hui, à se lancer dans des projets en mode SaaS/cloud, comme le confirme Xavier Pierre- Bez : " Depuis la rentrée 2012, plus de 80 % des projets signés sont en mode SaaS auprès des grandes entreprises. "

Moins de "dépenses sauvages" grâce à l'e-procurement

Une des problématiques de l'acheteur réside dans sa capacité à faire un choix. Pour cela, la direction achats doit définir des pistes d'optimisation du processus achat en diffusant un contrat-cadre au sein de l'entreprise. Cette diffusion implique non seulement le déploiement d'une stratégie de communication interne sur la nature des contrats signés, mais également l'utilisation d'une solution dédiée.

" L'e-procurement va permettre aux utilisateurs d'effectuer les achats à partir des contrats négociés préalablement, ce qui va leur octroyer un gain de productivité ", explique Gérard Dahan, vice-président marketing communication customer care d'Ivalua. Un gain de productivité estimé entre 15 à 20 %, auquel vient s'ajouter une réduction des dépenses dites "sauvages" (dépenses hors périmètre des contrats signés), évaluée entre 25 et 50 %. Un respect des bonnes pratiques, qui a notamment été suivi par le groupe Covéa, lorsque l'entreprise s'est tournée vers la solution d'Ivalua pour une remise à plat de son process achat. " Mutualisation des achats, mise en place d'une base de données fournisseurs commune à Covéa, et pérennisation du déploiement des bonnes pratiques achats ont présidé à la création du socle de notre programme EMA (Ensemble pour Mieux Acheter) ", expliquait récemment dans nos pages Sylvie Noël, la directrice achats. A noter que, pour la direction financière, le fait d'avoir une vision globale sur les dépenses achats, rassemblées sur un seul et même outil, est le gage d'un pilotage en temps réel via des tableaux de bord, notamment sur les aspects budgétaires ou le suivi du contrôle de gestion.