La mauvaise gestion documentaire fait perdre des clients aux entreprises

La fuite d’un document confidentiel décrivant de manière détaillée la position des États-Unis quant aux négociations sur le libre-échange. C'est le dernier incident sérieux en date en matière de fuite d’informations. En effet, ce document va à l’encontre des déclarations faites par le président Obama et a mis l’ensemble de son administration en porte-à-faux. Cet incident démontre les graves impacts que peut occasionner la divulgation de documents confidentiels en dehors de leur organisation et rappelle aux dirigeants qu’il est nécessaire d’agir pour anticiper ces fuites et les enrayer. C’est devenu une priorité majeure pour toutes les organisations aujourd’hui.

Gérer la totalité du flux documentaire au sein du secteur public relève du défi, surtout lorsque l’on considère les volumes grandissants de données auxquels les entreprises font face actuellement. Aujourd’hui, perdre ne serait-ce qu’un seul document peut avoir des répercussions catastrophiques, allant parfois jusqu’à mettre la sécurité nationale en péril.
Aussi, garantir un environnement de travail dans lequel l’information est capturée, sauvegardée et partagée de façon sécurisée doit être une priorité pour les dirigeants et chefs d’entreprise.

Une récente étude, menée en partenariat avec Ricoh, révèle d’étonnants résultats. Comme le fait que les processus documentaires constituent un "angle mort" pour la plupart des organisations. L’étude démontre qu’au cours des cinq dernières années, les erreurs liées aux documents ont été à l’origine d’incidents graves au sein de trois entreprises sur quatre. Ces données corrèlent les récentes affaires de fuites relayées dans les médias, à l’image de celle évoquée plus haut aux États-Unis, ou encore du vol de plans du drone militaire franco-anglais à Paris.

Déceler une faille de confidentialité n’est pas toujours évident. Il existe en effet un nombre important de risques latents quotidiens au sein des entreprises. À titre d’exemples, les informations commerciales, financières ou stratégiques, voire même les business plans, peuvent parfois se retrouver entre les mains de la concurrence, sans même que l’entreprise en soit avisée. 36 % des chefs d’entreprise interrogés dans l’étude déclarent que les erreurs personnifient la non-conformité de leurs processus aux réglementations en vigueur. En découlent souvent des pénalités financières, dans un contexte où chaque économie compte. Pire encore, 30 % d’entre eux déclarent que ces erreurs les ont contraints à se séparer de certains collaborateurs et de 25 % de clients importants. Les processus documentaires et leur mauvaise gestion ont donc un impact conséquent et direct sur les entreprises et leur économie.

L’Europe a déjà été le théâtre d’initiatives intéressantes, visant à accélérer l’utilisation de la gestion électronique des processus documentaires, à l’image de l’i-Invoicing. Mais ce service ne concerne qu’une part des processus critiques de l’entreprise. En effet, chaque département et chaque collaborateur devraient bénéficier d’une approche globale de la gestion documentaire, afin de partager les informations avec les bonnes personnes, via les bons canaux, au bon moment, afin de garantir un niveau de sécurité élevé tout au long du cycle de vie de l’information. Grâce à une gestion optimisée et sécurisée des documents, les entreprises européennes seront en mesure de limiter les incidents liés à la fuite des données, tout en réduisant leurs coûts.

L’administration Obama n’est pas la première victime de la fuite de données, et ne sera sans doute pas la dernière. Toutefois, en abordant de façon nouvelle le partage d’informations, les entreprises européennes pourraient limiter la fuite de documents numériques et confidentiels, une bonne fois pour toutes.