La facture électronique prend son envol

De gré ou de force, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à dématérialiser leurs factures. Deux tiers des 170 entreprises (18 % de groupes de plus de 5 000 collaborateurs) ayant répondu à une enquête réalisée entre juillet et septembre derniers par la plateforme Best Practices SI, pour le compte de l'éditeur Generix Group, déclarent en effet être équipées d'au moins une solution de dématérialisation fiscale, qu'elles utilisent dans 56 % des cas depuis quatre ans ou plus.

Si la direction financière et la DSI, citées chacune par près d'un répondant sur deux, constituent le duo clé pour mettre en oeuvre le dispositif, la direction des achats est également amenée à intervenir, notamment lorsqu'il s'agit des flux entrants c'est-à-dire les factures reçues des fournisseurs. Parmi les entreprises qui ne sont pas encore équipées, 71 % annoncent avoir un projet de déploiement dans les deux ans à venir.

Ancienneté des solutions en place et projets d'équipement

Partant de ce constat, "100 % des quelque 2 milliards de factures échangées chaque année en France entre les entreprises devraient être dématérialisées dans cinq ans, dix au maximum", pronostique Christophe Viry, Product Marketing Manager des offres d'intégration et de collaboration inter-entreprises chez l'éditeur.

Et Christophe Viry, de rappeler les trois voies recommandées par le législateur pour respecter les obligations réglementaires en matière de création des originaux fiscaux : transmission d'un message structuré (de type EDI ou XML), envoi d'un fichier signé électroniquement (image, document PDF, etc.), ou "toute autre solution technique" dès lors que des contrôles documentés et permanents permettent d'établir une "piste d'audit fiable" entre la facture et la livraison du bien ou de la prestation.

Les économies sur les flux entrants s'établissent en moyenne entre 2 et 4 euros par facture

Les principaux bénéfices pointés par l'étude

Les entreprises qui ont opté de plein gré pour la dématérialisation fiscale de leurs factures fournisseurs ont sans nul doute mesuré les bénéfices à en attendre, et finalement obtenus. Des bénéfices métiers, d'abord, grâce aux avantages qu'apportent l'automatisation et les outils associés : la traçabilité du processus, la sécurité des opérations ou la facilité et la rapidité d'accès aux informations sont plébiscités dans plus de 50 % des cas comme ayant un impact fort ou très fort. Elles soulignent aussi les bénéfices économiques obtenus par la réduction des coûts de production et de traitement des factures. A quelle hauteur ? "Comme souvent, lorsqu'il s'agit d'estimer ou de chiffrer les gains, beaucoup d'entreprises n'y parviennent pas ou n'ont pas mis en place les indicateurs adéquats", regrettent les auteurs de l'étude. Pour celles qui les ont mesurées, les économies sur les flux entrants s'établissent en moyenne entre 2 et 4 euros par facture, atteignant même 8 à 10 euros pour 30 % des répondants.

Les princiaples difficultés pointées par l'étude

Pour les entreprises qui ont franchi le pas sous la contrainte, le projet est lié aux exigences exprimées par certains de leurs partenaires ou encore aux obligations règlementaires, en particulier pour les entreprises travaillant avec le secteur public. Avant de se lancer, la plupart d'entre elles redoutaient aussi probablement les difficultés qu'elles ont dû gérer lors de la mise en oeuvre du dispositif. Les problèmes d'intégration dans le système d'information (38% de citations) et d'implémentation (33 %) arrivent largement en tête de ces difficultés, suivis des coûts de mise en oeuvre (31%).

Pour 29 % des entreprises équipées, la sélection du bon prestataire s'est aussi avérée complexe, sur un marché où cohabitent de nombreux opérateurs ou éditeurs, dans plusieurs catégories : solutions de numérisation des factures papier, logiciels de workflow ou de rapprochement de factures, ERP ou encore outils de signature électronique. Dans l'enquête, une trentaine de noms sont cités, mais pour la plupart par seulement une ou deux entreprises utilisatrices.